<div dir="ltr"><div>Hi everyone, looks like we have to do it now ;)</div><div><br></div><div>Lots of good questions and discussions here re: timing, size, costs, organisational requirements, and tie-ins. Very nice to know OSGeo has our back. Definitely more conversations to be had around all this! </div><div><br></div><div>My impression: there's enough interest here already to get started.</div><div><br></div><div>I see the first steps, roughly, as:</div><div><br></div><div>-form a committee & determine 'rules of engagement' (how do we work together as a group?)</div><div>-broadly scope the event, determine key details (what is it? when is it?)</div><div>-nominate and save the date</div><div>-plot out a schedule for the planning process</div><div>-identify, and begin engaging with, key stakeholders</div><div>-begin spreading the word!</div><div><br></div><div>I'm not especially experienced in event organising, so could very well be I'm missing some key pieces here. Also a little unsure about process; the transparency of a mailing list is great, but might it make sense to use scheduled committee meetings (over IRC/Slack/Google Hangouts/Skype?) to discuss points like these?</div><div><br></div><div>In the interest of taking this bit of momentum and carrying it forward, I propose we get moving as soon as possible... from what I hear about conference planning, time goes by too quickly! Would be nice to have the above under control by year's end.</div><div><br></div><div>Onwards!</div><div><br></div><div>John</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On 21 November 2017 at 01:49, Jeff McKenna <span dir="ltr"><<a href="mailto:jmckenna@gatewaygeomatics.com" target="_blank">jmckenna@gatewaygeomatics.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hi Adam, all,<br>
<br>
Great to see the momentum for a FOSS4G-ANZ event!  (as others mentioned, this was a hot topic at FOSS4G-Boston, so I am glad to see further discussions)<br>
<br>
As John, Bruce, and others here can attest, I've been helping organize regional and global FOSS4G events now for a long time, and can give some open thoughts and advice here (not saying that any of this is useful, but just throwing ideas out there for thought).  I also pushed very hard for the OSGeo foundation to agree to bring the global event to Sydney back in 2008/2009, so I feel that I have a history here and can give some advice.<br>
<br>
- I think the future model of FOSS4G events can be seen in the recent FOSS4G-SotM-AR <a href="http://www.foss4g-ar.org/" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.foss4g-ar.org/</a> (Argentina).  Notice how the event is a co-event with OSM's State of the Map event.  This absolutely makes sense today.  In the past, speaking openly here, there was maybe a worry that one event would overshadow the other, etc, so these joined events never happened.  Well that is not the case anymore.  I see a future where both regional and global FOSS4G and State of the Map teams work together (in the past year, Rob Nickerson the State of the Map coordinator and I started working together and sharing ideas for the events and how they can work more closely together - this direct "phone line" is a first step in a closer relationship I believe).<br>
<br>
- so I would recommend the name be something like "FOSS4G-SoTM-ANZ"<br>
<br>
- it is not too early to start looking at a domain and host for the event website.  For example, OSGeo can provide a url of something like <a href="http://anz.foss4g.org" rel="noreferrer" target="_blank">anz.foss4g.org</a> We/OSGeo would need the IP address where the website is hosted, so we can point the domain to that IP. So in other words, you need a host machine for the website first.<br>
<br>
- it is also a great time to start working on a logo for the event. FOSS4G event logos require the FOSS4G ribbon in it (see some examples at <a href="http://foss4g.org" rel="noreferrer" target="_blank">http://foss4g.org</a>), which is a longtime symbol of sharing of ideas, the flow of innovation, in our community.  I think a great way to tackle the logo is to setup a logo competition, where the winner gets free registration for the event.  Or to directly ask local students to draft the logo.  Both are a great way to start promoting the event.<br>
<br>
- regarding the OSGeo foundation's requirements for support, well it does depend of what 'support' you need.  The OSGeo foundation has typically been involved in supporting and providing seed money for the annual global event.  That is to say that it isn't possible for OSGeo to provide funding for a regional event - really there needs to be a clear budget setup, and then a formal request sent to the OSGeo Board mailing list for whatever funding you need (likely then your request would be added to the next Board meeting, and one of your representatives would be asked to attend that meeting, on IRC chat, to discuss that agenda item).<br>
<br>
- you might consider as part of the FOSS4G-SoTM-ANZ schedule, to hold a one-day code sprint (usually on the Saturday after the main talks end), and the OSGeo foundation could provide funding for that (see the sprint guidelines at <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Code_Sprint_Guidelines" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.osgeo.org/wiki/Co<wbr>de_Sprint_Guidelines</a>). Again, a formal request through an email to the OSGeo Board would have to be sent.<br>
<br>
- note that OSGeo does not require the Aust-NZ local chapter to be formalized / incorporated, for any of this to occur.  (from your local chapter page I see that incorporation was considered before <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Aust-NZ#Incorporation" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.osgeo.org/wiki/Au<wbr>st-NZ#Incorporation</a>).  What you may need though is a bank account, which could spur you to incorporate the local chapter.  It is up to you.<br>
<br>
- But I can tell you here that the OSGeo foundation is more than willing for you to start using the OSGeo logo on your materials, website, sponsor prospectus, in order to get moving.<br>
<br>
- OSGeo can also setup any new mailing lists you need, or even an email alias, such as sponsor-foss4g-anz(at)<a href="http://osgeo.org" rel="noreferrer" target="_blank">osgeo.or<wbr>g</a> that would forward to your sponsorship team leaders.<br>
<br>
I hope this gives your local team some ideas.  I am truly happy and excited to see these FOSS4G-ANZ discussions!  Let me know if I can help in any way.<br>
<br>
Thank you,<br>
<br>
-jeff<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>
<br>
<br>
-- <br>
Jeff McKenna<br>
President Emeritus, OSGeo Foundation<br>
<a href="http://wiki.osgeo.org/wiki/Jeff_McKenna" rel="noreferrer" target="_blank">http://wiki.osgeo.org/wiki/Jef<wbr>f_McKenna</a></font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
On 2017-11-20 6:55 AM, adam steer wrote:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
Hi all<br>
<br>
agree with Cameron’s points, and Alex’s, and Toby’s. as a fundamental step, what needs doing to get support from osgeo? formalising the ANZ chapter?<br>
<br>
I’ll ask around at ANU/CSIRO here in CBR also for venue costs/support.<br>
<br>
Fundamental other question: would we want to get this going - in 2018? Could I suggest winter or summer - international f4G is usually August-ish, Locate is April-ish - what about June/July-ish or December-ish for ‘foss4g-anz’?<br>
<br>
Cheers<br>
Adam<br>
<br>
<br>
<br>
</blockquote></div></div><div class="HOEnZb"><div class="h5">
______________________________<wbr>_________________<br>
Aust-NZ mailing list<br>
<a href="mailto:Aust-NZ@lists.osgeo.org" target="_blank">Aust-NZ@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/aust-nz" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailma<wbr>n/listinfo/aust-nz</a></div></div></blockquote></div><br></div>