
<HTML><BODY style="word-wrap: break-word; -khtml-nbsp-mode: space; -khtml-line-break: after-white-space; "><DIV><DIV>On Feb 20, 2006, at 10:56 PM, Gary Lang wrote:</DIV><BR class="Apple-interchange-newline"><BLOCKQUOTE type="cite"><SPAN class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; border-spacing: 0px 0px; color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; text-align: auto; -khtml-text-decorations-in-effect: none; text-indent: 0px; -apple-text-size-adjust: auto; text-transform: none; orphans: 2; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; "><FONT size="2"><SPAN class="Apple-style-span" style="font-size: 10px; ">Given what we are talking about doing, asking for a quorum is not unreasonable at all. People shouldn't be made board members if they are not willing to do the work.</SPAN></FONT></SPAN></BLOCKQUOTE></DIV><BR><DIV>Reaching quorum can be a problem. The key is to quickly recover from an inability to reach quorum when there are in essence, a quorum of inactive or unavailable board members. </DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV>At the OMG, committee members that missed more than three voting meetings were removed or replaced. This may also be applied to board meetings.</DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV>In some boards, there is a proxy system. The use of a proxy should be clear before the meeting and no more than one proxy held by any one board member. There should be a way to limit proxy use so that an inactive member does not appear active by over use of a proxy, like limiting its use to just a few meetings a year.</DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV>The simplest approach is to make it easy to add and remove board members. Similar to a three strikes rule, just ensure that any time a quorum is in danger, that the standing board has the ability to adjust its membership. To reduce the political land mines of appointments verses votes, adding and removing of members should be approved by the voting membership within approximately 30 days of such an action. </DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV>Finally, reduce the number of board meetings in favor of committees. The fewer meetings there are, the less need for formal counts. Even board meetings themselves can be transformed into executive committee meetings to avoid the additional board requirements. The bylaws only need to be clear of what requires the board's formal vote. </DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV>These are just strategies to use over time. As Gary points out, there is no free ride here. By being on the board, it is expected that you do the work required and make the meetings. However, life happens and most are volunteers, so we do need a few escape mechanisms for when a volunteer board member is unable to dedicate the time. </DIV><DIV><BR><DIV><DIV>Daniel Brookshier</DIV><DIV>Community Manager </DIV>214-207-6614</DIV><BR><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV><DIV><BR class="khtml-block-placeholder"></DIV></BODY></HTML>