<div dir="ltr"><div>Cameron,</div><div>I agree that rules and documents must/should not change during elections, because this is confusing.</div><div>I also think that all past, present and future board members must/should already know what they should do, and what is working or what is not. Let us the Board change the many needed rules after elections, so it can also benefit from upcoming new director's visions, and hopefully from Charter Member's and Committee's input too. </div>
<div><br></div><div>Best,</div><div><br></div><div>Nick</div></div><div class="gmail_extra"><br><br><div class="gmail_quote">2014-08-13 14:29 GMT+02:00 Venkatesh Raghavan <span dir="ltr"><<a href="mailto:raghavan@media.osaka-cu.ac.jp" target="_blank">raghavan@media.osaka-cu.ac.jp</a>></span>:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
  
    
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    <div>Board elections have already started
      and I have made my first nomination.<br>
      Please don't try to invent new rules after the process has begun.
      Whatever<br>
      changes needs to be made can be discussed and made by the upcoming<br>
      new board.<br>
      <br>
      Venka<div class=""><br>
      <br>
      On 2014/08/13 20:36, Cameron Shorter wrote:<br>
    </div></div>
    <blockquote type="cite"><div class="">As we
      move into a board election, I think it would be beneficial to
      document what we consider should be expected of board members. I
      think that it would be helpful for potential board members when
      considering joining the board, and also something that board
      members can point toward if community members complain about lack
      of action from the board.
      <br>
      Maybe think of it as a moral contract.
      <br>
      <br>
      If others think it is a good idea, I suggest we add to this page:
      <br>
      <a href="http://wiki.osgeo.org/wiki/Board_of_Directors" target="_blank">http://wiki.osgeo.org/wiki/Board_of_Directors</a>
      <br>
      <br>
      Are there other points which should go on this list?
      <br>
      <br></div>
      What is expected of a board member? Boring legal details are
      listed in section 3 of ourbylaws
      <a href="http://www.osgeo.org/content/foundation/incorporation/bylaws.html" target="_blank"><http://www.osgeo.org/content/foundation/incorporation/bylaws.html></a>,
      but I think it would be helpful for us to extend this to practical
      guidelines. Something like:
      <br>
      <br>
      * The board's primary responsibility is to efficiently and
      effectively make decisions regarding the day to day running of
      OSGeo (bylaws
      <a href="http://www.osgeo.org/content/foundation/incorporation/bylaws.html" target="_blank"><http://www.osgeo.org/content/foundation/incorporation/bylaws.html></a>
      section 3.1).
      <br><div class="">
      <br>
      * Board members should expect to spend 1 to 3 hours per week on
      board activities.
      <br>
      <br>
      * Board members should sometimes contribute a little more, maybe
      negotiating with the community or external organisation, collating
      or developing ideas and writing them up, doing some extra research
      to back a decision, or helping with administrative work like
      taking minutes.
      <br>
      <br>
      * Board members should attempt to attend all board meetings, which
      happen at a frequency of ~ once per month, which take ~ one hour.
      (Selection of meeting timeslots are to be negotiated to try and
      suit all members.) If unable to attend, the board member should
      attempt to provide opinions on issues before hand, and vote on
      motions afterwards.
      <br>
      <br>
      * Board members should monitor and contribute toward discussions
      on the board email list, and aim to vote on motions within 2
      working days.
      <br>
      <br></div>
      * Board members are not paid for their service (bylaws
      <a href="http://www.osgeo.org/content/foundation/incorporation/bylaws.html" target="_blank"><http://www.osgeo.org/content/foundation/incorporation/bylaws.html></a>
      section 3.4), but should not be out of pocket if working for the
      board. For instance, a board member should be refunded travel
      expenses if requested to travel on behalf of the board.
      <br><div class="">
      <br>
      * Ideally some board members should be prepared to speak on behalf
      of OSGeo at events.
      <br>
      <br>
      <br>
      <br>
      <fieldset></fieldset>
      <br>
      </div><div class=""><pre>_______________________________________________
Board mailing list
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a>
<a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a></pre>
    </div></blockquote>
    <br>
  </div>

<br>_______________________________________________<br>
Board mailing list<br>
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br></blockquote></div><br></div>