<div dir="ltr"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Hi Jeff + all --</font><div><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;color:rgb(0,0,0);white-space:pre-wrap;line-height:1.38;background-color:transparent">Thanks for your feedback on the proposed committee. Our responses to your comments are summarized below. (See also the <a href="http://wiki.osgeo.org/wiki/CodeOfConduct_Committee">CoC committee wiki page </a>[1].)</span><br></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;color:rgb(0,0,0);white-space:pre-wrap;line-height:1.38;background-color:transparent"><br></span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Let us know if you have additional concerns / thoughts; we look forward to seeing the board move this initiative forward.</font></span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font face="arial, helvetica, sans-serif" style="line-height:normal"><br></font></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">cheers -</font></span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font face="arial, helvetica, sans-serif" style="line-height:normal"><br></font></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Camille Acey and Kristin Bott</font></span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;color:rgb(0,0,0);white-space:pre-wrap;line-height:1.38;background-color:transparent"><br></span></p><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="color:rgb(0,0,0);font-weight:700;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Feedback </font></span></p><ol style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Membership - include both voting and non-voting members to help achieve the dual purposes of the committee (Goals: guide policy around CoC and other initiatives to increase diversity; deal with reports of violations of the CoC). </font></span></p></li><ol style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Open email list, open membership. -- Discuss and help guide policy around the CoC as well as other initiatives that can help increase diversity in our community (<a href="mailto:COC-discuss@osgeo.org" target="_blank">COC-discuss@osgeo.org</a>). No limits on the number of people involved in this capacity.</font></span></p></li><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Private membership, limited to 5 people per committee proposal. -- Receive and anonymize any reports of violations to the CoC (<a href="mailto:COC-private@osgeo.org" target="_blank">COC-private@osgeo.org</a>) as well as provide support as a first line of response to incident reports (in cooperation with the board, LOCs and moderators)</font></span></p></li></ol></ol><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><ol start="2" style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Chairs - need to specify</font></span></p></li><ol style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Camille Acey and Kristin Bott will co-chair for the first year of the committee</font></span></p></li></ol></ol><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><ol start="3" style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">CoC Reports - allow for anonymous report submission, fears of “what if someone on the CoC committee is out of line”</font></span></p></li><ol style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Allow for an option of anonymous submission via a webform (no login, no identifying information collected). Invite reporters to provide identifying information so the committee can follow up re: reports, but do not require this (do not want to create obstacles to reporting). </font></span></p></li><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Reports against CoC committee members can be made to the board (and vice-versa). If a CoC committee member is personally involved in a CoC report, they will be removed from the intake and follow-up of that incident.</font></span></p></li></ol></ol><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><ol start="4" style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Concerns re: blacklisting</font></span></p></li><ol style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">The CoC committee has no desire to blacklist individuals or provide a heavy-handed police-like role. Instead, we aim to serve as a resource to LOCs, moderators and the board, continue to iterate towards more inclusive practice/policy, and help to maintain institutional knowledge about CoC violations and the decisions the LOCs, moderators, and/or board make with regard to those violations. “Violations” refers to any acts by individuals or groups who repeatedly act in a way that is contrary to the stated priorities of OSGeo as an organization (i.e. the board-approved CoC). </font></span></p></li><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">We intend for the committee to maintain an archive/repository of such incidents as well as any organizational decisions around individuals’ conduct/participation (e.g. names of banned individuals); the OSGeo LOCs, moderators, and/or board will absolutely continue to determine whether/not individuals are welcome to participate in OSGeo events / projects / forums.</font></span></p></li></ol></ol><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><ol start="5" style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Committee name + structure (rename? Create CoC as a subcommittee?)</font></span></p></li><ol style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:decimal;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">An explicitly-named committee evidences OSGeo’s commitment to the CoC. As such we wish to retain the name of “Code of Conduct Committee”.</font></span></p></li></ol></ol><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="line-height:1.38;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif">[1] </font></span><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif" style="line-height:normal"><span style="line-height:17.9400005340576px;white-space:pre-wrap"><a href="http://wiki.osgeo.org/wiki/CodeOfConduct_Committee">http://wiki.osgeo.org/wiki/CodeOfConduct_Committee</a></span></font><br></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></span></p></div><div><span style="color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></span></div><div class="gmail_extra"><font face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font><div class="gmail_quote"><font face="arial, helvetica, sans-serif">On Sat, Jul 25, 2015 at 9:55 AM, Jeff McKenna <span dir="ltr"><<a href="mailto:jmckenna@gatewaygeomatics.com" target="_blank">jmckenna@gatewaygeomatics.com</a>></span> wrote:<br></font><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><font face="arial, helvetica, sans-serif">Hi Camille,<br>
<br>
Thanks for taking all of this feedback so positively.<br>
<br>
I believe the Board should again tackle this at the next Board meeting on 13 August, so I've re-added this to the agenda[1] as a priority item.  I don't see the need to withdraw or resubmit, but the Board definitely needs clarification from you on the items reported during the Como board meeting.  Maybe you and Kristin could take those notes and respond to them inline here?  That might work.<br>
<br>
I hope this plan works for everyone.<br>
<br>
[1] <a href="http://wiki.osgeo.org/wiki/Board_Meeting_2015-08-13" rel="noreferrer" target="_blank">http://wiki.osgeo.org/wiki/Board_Meeting_2015-08-13</a><br>
<br>
<br>
-jeff<span><br>
<br>
<br>
<br>
<br>
On 2015-07-25 1:42 PM, Camille Acey wrote:<br>
</span></font><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><font face="arial, helvetica, sans-serif"><span>
Hey everyone,<br>
<br>
Thanks for all the constructive feedback. Kristin and I (the two<br>
proposed co-chairs) are going to chat next week and will get back to you<br>
with our thoughts and any amendments to the proposal.<br>
<br>
Just for clarification, is this proposal a tabled issue that will be<br>
discussed/voted on at the next board meeting or does it need to be<br>
withdrawn, revised, and resubmitted for the next meeting?<br>
<br>
Camille<br></span></font></blockquote></blockquote></div></div></div>