<div dir="ltr"><p dir="ltr">Dear all<br>
Following the discussion suggested by Jeff:</p><p>FOR THIS SPECIFIC CASE</p><p>I think only live costs shall be reimbursed (based on bill tickets). </p><p>Travelling ours is part of voluntary time to OSGeo, and it could be used also to work on other staff (for example I used my travel time to work on a publication).<br></p><p>(I don't see it different from time used to participate in a meeting or writing this mail.)</p><p>I believe that if we give a value to our spare time for OSGeo we are entering a very delicated debate.</p><p><br></p><p>FOR THE FUTURE</p><p dir="ltr">I strongly believe that OSGeo shall not pay any reimbursement to anyone to participate in FOSS4G.<br></p><p>In the case shall be the LOC that invites and cover the costs of invited speeches and board members eventually. This could be included in the contract.</p><p><br></p><p><br></p><p>This is more fair and transparent from my point of view.</p><p><br></p><p>Maxi</p><p dir="ltr"><br></p><p dir="ltr"><br></p><p dir="ltr"><br></p>
<div class="gmail_quote">Il 18/Ott/2015 20:46, "Jeff McKenna" <<a href="mailto:jmckenna@gatewaygeomatics.com" target="_blank">jmckenna@gatewaygeomatics.com</a>> ha scritto:<br type="attribution"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">Hi Mike /Treasurer,<br>
<br>
I've added my travel expense report<br>
for FOSS4G Seoul to the "OSGeo-finance" DropBox folder at /accounts_payable/travelexp/2015/foss4g_2015_seoul/jmckenna/, as well as the major receipts.  The total comes to<br>
$2,168.69 CAD.<br>
<br>
Let me know if you need anything else.  Thanks,<br>
<br>
Discussion<br>
----------<br>
<br>
(below this message I have included a breakdown of expenses, for those not on DropBox)<br>
<br>
You'll notice that I have included 200 CAD for meals and travel<br>
incidentals.  I'd like to discuss this openly now, especially as next<br>
month I will travel to Moscow as president.  To be honest, this<br>
incidentals total feels very low, especially considering I spent time in<br>
4 different airport, just for my trip there.  One could argue that cost<br>
would be just for my meals on the way to Seoul even, considering it took<br>
me almost 40 hours one way.  So, how do we handle this?<br>
<br>
I remember discussing this topic with Cameron years ago publicly, and it<br>
was agreed that OSGeo advocates who are invited to speak be covered for<br>
expenses per <a href="http://wiki.osgeo.org/wiki/OSGeo_Advocate#Expenses" rel="noreferrer" target="_blank">http://wiki.osgeo.org/wiki/OSGeo_Advocate#Expenses</a>  That<br>
does mention meals, and points to the US State Department guidelines<br>
(here are the rates for Seoul<br>
<a href="https://aoprals.state.gov/web920/per_diem_action.asp?MenuHide=1&CountryCode=1129" rel="noreferrer" target="_blank">https://aoprals.state.gov/web920/per_diem_action.asp?MenuHide=1&CountryCode=1129</a>).<br>
<br>
If I were to follow those guidelines, my costs for meals & incidentals<br>
would be close to 1350 USD / 1700 CAD, which, does seem extreme for<br>
OSGeo.  However 200 CAD seems not realistic either.<br>
<br>
You know me, I always make sure to keep costs very low, to respect the<br>
foundation.  I stayed in an apartment with 5 others in Seoul, instead of<br>
billing the foundation for possibly thousands.  But in this case, for<br>
Seoul, there were incidentals and I somehow feel guilty even for<br>
reporting 200 CAD, but I know I shouldn't feel guilty.<br>
<br>
So, I'm just looking for your own opinion on this.  I am also fine for<br>
bringing this publicly as well (insert: I sent this at first to treasurer@ and was asked to take this publicly).  I'm not looking to<br>
"pull a fast one" on the foundation, but my gut instinct sees that<br>
incidentals total and it just feels wrong.<br>
<br>
Thanks for listening to this long email :)<br>
<br>
Talk soon,<br>
<br>
-jeff<br>
<br>
****<br>
<br>
OSGeo Travel Expense Claim<br>
==========================<br>
<br>
Name: Jeff McKenna<br>
<br>
Travel Dates: 09/12/2015 to 09/21/2015<br>
<br>
Itinerary: from Halifax Canada to Seoul, South Korea<br>
<br>
Reasons for travel: Represent OSGeo as president, at FOSS4G 2015<br>
<br>
Expenses<br>
--------<br>
<br>
Flight to Seoul: 1435 CAD<br>
7 nights stay in Airbnb apartment (with 5 others): 330 CAD<br>
Bus to and from Incheon airport in Seoul: 36 CAD<br>
Park-n-fly at Halifax airport: 84 CAD<br>
Gasoline to Halifax airport & return: 50 CAD<br>
Travel medical insurance: 32 CAD<br>
Misc (food during travel and other incidentals): 200 CAD<br>
<br>
Total claimed: 2168 CAD<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
_______________________________________________<br>
Board mailing list<br>
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a></blockquote></div>
</div>