<div dir="ltr">Arnulf and Gert-Jan - thanks for the support and encouragement.<div><br></div><div>Right now (as you can well imagine) board members have been exceeding what we expect of them as volunteers. I expect to spend much of January getting organized for the face to face meeting, but we will need to work around everyones limited availability until early January. </div><div><br></div><div>Setting up a facilitator is something that needs to be done in advance - which is the reason I would like to ask for any recommendations/research.</div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>--</div><div>Jody Garnett</div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On 19 December 2015 at 13:01, Seven (aka Arnulf) <span dir="ltr"><<a href="mailto:seven@arnulf.us" target="_blank">seven@arnulf.us</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Thanks Gert-Jan,<br>
this is a good concise summary (I like the agile analogy).<br>
<br>
Some board members already rejected the idea right away so that I did<br>
not even bother to pick it up. But now that Sanghee asked and Gert-Jan<br>
gave a good summary I want to join the recommendation to absolutely get<br>
a facilitator!<br>
<br>
It is hard to find a good one and they are expensive (because they are<br>
so helpful). But they raise the effectiveness of meetings enormously.<br>
Especially for a group of people so diverse and culturally spread out as<br>
the OSGeo board, in my opinion a facilitator is a must.<br>
<br>
This does NOT mean that I believe that you need it because you are<br>
incapable. Quite the opposite. Good leaders and directors know that a<br>
facilitator will help them get their job done better. Way better. Just<br>
imagine you don't have to care for timing, letting other people finish<br>
their thought before interrupting them and the like.<br>
<br>
But as Gert-Jan also pointed out, the meeting must be prepared really<br>
well. Otherwise it is a waste of time. Given that we (the community)<br>
financially support the meeting you should make sure to get the most out<br>
of the buck. Getting a professional to help in the communication process<br>
is really worth it.<br>
<br>
<br>
Please don't get me wrong, I really don't want to criticize anybody on<br>
the board but just want to help. You are all doing great and the meeting<br>
will sure be a success. Even more so if you get a professional helper to<br>
gently coordinate you.<br>
<br>
Best regards,<br>
Arnulf<br>
<div><div class="h5"><br>
On 19.12.2015 13:18, Gert-Jan van der Weijden - Stichting OSGeo.nl wrote:<br>
> Hi Sanghee, other board members and other list-listeners,<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> Preface:<br>
><br>
> My assumption is that the Board wants a F2F meeting that is beyond the<br>
> standard meeting template where a<br>
><br>
> a) a topic is set,<br>
><br>
> b) one by one, every member can tell his or her ideas on this topic and<br>
><br>
> c) voting takes place, where the majority of votes (half of the votes +<br>
> 1) defines a decision<br>
><br>
> (if this was the case, it could simply be done by IRC of whatsoever)<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> My view of a "facilitator" for the f2f meeting is someone who is making<br>
> sure the goals for the meeting are reached.<br>
><br>
> This requires that the goals have been set, that they are well-defined<br>
> (Scrum: "definition of done"), that they are reachable within 2 days<br>
> etc. Often  described as S.M.A.R.T. : specific / measurable / achievable<br>
> / relevant / time-bound<br>
><br>
> This is part of the preparation of the f2f meeting, which should not<br>
> take place on Friday night just before the meeting, but requires some<br>
> more time.<br>
><br>
><br>
><br>
> That includes basic things such as time management, taking notes, making<br>
> sure coffee, tea & lunch are arranged (although the facilitator is not<br>
> the one who is actually preparing tea & coffee)<br>
><br>
> Also -and this requires careful preparation- to make sure that subjects<br>
> are handled in a logical order, but also in an order where easy and<br>
> difficult themes are alternating.<br>
><br>
><br>
><br>
> Please note that the goals of the f2f meeting itself are a different set<br>
> (and level) than the goals we want to reach as an community and organisation<br>
><br>
> For instance: A goal for the f2f itself can be to redefine a set of<br>
> <a href="http://osgeo.org" rel="noreferrer" target="_blank">osgeo.org</a> committees and their roles and setting a date (e.g July 1st,<br>
> 2016) for getting these commitees up-and-running and assigning this task<br>
> it to someone.<br>
><br>
><br>
><br>
> The facilitator has no opinion on the f2f subjects: he/she is neutral,<br>
> but makes sure that everybody gets involved, no-one is dominating the<br>
> discussion, keeping the discussion to the subject.<br>
><br>
> Also, he/she take note of cultural differences, and knows about (or<br>
> recognizes) feelings and ideas that live beyond the surface of the<br>
> meeting (the "elephant in the corner").<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> For those of you who do "Scrum", it's a bit like a combination of a<br>
> Product Owner and a Scrum Masters role.<br>
><br>
> And you, the Board, are de development team, And we, the community, can<br>
> be regarded as the stakeholders ;-) The F2F meeting can be seen as a Sprint.<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> By accident (google "scrum master + facilitator) I came across some nice<br>
> readings on this facilitator/scrum master similarity.<br>
><br>
> <a href="http://www.barryovereem.com/the-scrum-master-as-a-facilitator/" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.barryovereem.com/the-scrum-master-as-a-facilitator/</a><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> Hope this helps. If not enough, please keep asking.<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> regards,<br>
><br>
><br>
><br>
> Gert-Jan<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
</div></div>> *Van:*Sanghee Shin [mailto:<a href="mailto:shshin@gaia3d.com">shshin@gaia3d.com</a>]<br>
> *Verzonden:* zaterdag 19 december 2015 02:30<br>
> *Aan:* Gert-Jan van der Weijden - Stichting OSGeo.nl<br>
> *CC:* Sanghee Shin; <a href="mailto:board@lists.osgeo.org">board@lists.osgeo.org</a><br>
> *Onderwerp:* Re: [Board] f2f preparations: facilitator<br>
<span class="">><br>
><br>
><br>
> Hi GJ,<br>
><br>
><br>
><br>
> Sorry for my late jumping in this thread and please excuse my ignorance.<br>
><br>
><br>
><br>
> By the way what is facilitator and what is its role and expected<br>
> outcome? I’m not used to this thing so I’m asking.<br>
><br>
><br>
><br>
> Thanks and regards,<br>
><br>
><br>
><br>
> 신상희<br>
> ---<br>
> Shin, Sanghee<br>
> Gaia3D, Inc. - The GeoSpatial Company<br>
> <a href="http://www.gaia3d.com" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.gaia3d.com</a><br>
><br>
><br>
><br>
>     2015. 12. 18., 오후 11:00, Gert-Jan van der Weijden - Stichting<br>
</span>>     OSGeo.nl <<a href="http://osgeo.nl" rel="noreferrer" target="_blank">http://osgeo.nl</a>> <<a href="mailto:gert-jan@osgeo.nl">gert-jan@osgeo.nl</a><br>
>     <mailto:<a href="mailto:gert-jan@osgeo.nl">gert-jan@osgeo.nl</a>>> 작성:<br>
<span class="">><br>
><br>
><br>
>     Dear Board,<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
>     A few weeks ago the idea arose from me and several others to use a<br>
>     facilitator for the Board f2f meeting in Holland in January.<br>
><br>
>     Since you're all putting a lot of effort, time and money I'd be glad<br>
>     to help a little wherever possible.<br>
><br>
><br>
><br>
>     Jody asked on [discuss] if anybody knows someone in the region who<br>
>     can do so, and I replied have some people in Holland in mind for<br>
>     such a task.<br>
><br>
>     Since then, several board members (Helena, Vasile, Maxi) mentioned<br>
>     that they do not see the need for a facilitator at all.<br>
><br>
><br>
><br>
>     Therefore my question to the Board is: is there is a need or not for<br>
>     a (local) facilitator for the f2f.<br>
><br>
>     Of course, if the Board decides not to use a facilitator that's OK<br>
>     with me as well. It's up to you ;-)<br>
><br>
><br>
><br>
>     If a more clear possible role or profile is needed to make up your<br>
>     minds, I can write a short proposal for that.<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
>     Kind regards,<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
>     Gert-Jan<br>
><br>
>     _______________________________________________<br>
>     Board mailing list<br>
</span>>     <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a> <mailto:<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a>><br>
>     <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5">><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Board mailing list<br>
> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
><br>
_______________________________________________<br>
Board mailing list<br>
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a></div></div></blockquote></div><br></div>