<p dir="ltr"><br>
> On Tue, Mar 15, 2016 at 5:47 PM Venkatesh Raghavan <<a href="mailto:raghavan@media.osaka-cu.ac">raghavan@media.osaka-cu.ac</a>.<br>
>> I would like to move the motion to approve the request<br>
>> from BLOC.<br></p>
<p dir="ltr">+1<br>
Anita<br><br><br><br><br></p>
<p dir="ltr">>><br>
>> Best<br>
>><br>
>> Venka<br>
>><br>
>><br>
>><br>
>><br>
>><br>
>> On 2016/03/15 21:17, Michael Terner wrote:<br>
>>><br>
>>> Venka:<br>
>>> Thanks for the fair questions and thanks to the board for the serious<br>
>>> consideration of our request.<br>
>>><br>
>>> Steven, thanks for the general outline of a response and an enumeration of<br>
>>> our request. Your four points are entirely accurate and indeed several<br>
>>> people guided us to examine the Bonn agreement as a template for an<br>
>>> OSGeo/LOC agreement. This is precisely what we did, although in our case,<br>
>>> and unlike Bonn, the BLOC is not a legal entity and thus as with some past<br>
>>> conferences our PCO is part of the agreement as our "financial agent". So<br>
>>> here are a few additional details on the four main points:<br>
>>><br>
>>>    1. *Names*: Our agreement has three parties: OSGeo, the Boston Location<br>
>>>    Organizing Committee (BLOC) and Delaney Meeting & Event Management, our<br>
>>>    PCO, who is acting as our financial agent.<br>
>>>    2. *Seed funding*: We are asking for approval of up to maximum of<br>
>>>    $70,000 of advances. As per the email threads, we anticipate doing this<br>
>>>    through two separate requests. The first would be for $20,000 +/-<br>
>>>    immediately following our hoped for approval of the agreement. The second<br>
>>>    would be for the remaining $50,000 after the Bonn Conference concludes and<br>
>>>    as we begin to ramp up at a faster pace (and as deposits come due).<br>
>>>    3. *Additional guarantee*: Again, we followed the Bonn agreement model,<br>
>>>    and as Steven points out the "total exposure" for OSGeo between the<br>
>>>    advances and additional guarantee are the same for both Boston and Bonn. I<br>
>>>    would also observe that the known precedent of OSGeo providing these<br>
>>>    guarantees was something we considered strongly in forming our bid. Indeed,<br>
>>>    both the BLOC and OSGeo are "in this together" with substantial "skin in<br>
>>>    the game" and we are both strongly motivated for a superior and financially<br>
>>>    successful event. We will work tirelessly to ensure Boston continues the<br>
>>>    FOSS4G streak of being financially successful.<br>
>>>    4. *Contractual clauses*: As has happened over the years, we would<br>
>>>    certainly urge OSGeo to continue building on the template agreement and<br>
>>>    these clauses provide important *mutual *protections as well as<br>
>>>    providing a framework for cost-effective dispute resolution in the unlikely<br>
>>>    event it is needed. They are standard clauses, but they also articulate<br>
>>>    important principles.<br>
>>><br>
>>> Last, please consider the BLOC to have a strong +1 to Dirk's suggestion<br>
>>> that OSGeo look at an insurance approach for FOSS4G that could be designed<br>
>>> to cover future events and could leverage the good financial record of past<br>
>>> FOSS4G's. This would be one more thing that the "next conference" (e.g.,<br>
>>> 2018) would not have to start from scratch with. Along those lines, we very<br>
>>> much appreciate Cameron resuscitating the "Priorities for Conference<br>
>>> Committee" thread, and anticipate chiming in over the coming weekend.<br>
>>> Indeed, the "starting from scratch" issues are something that are<br>
>>> resonating with our team.<br>
>>><br>
>>> Please let us know if you have any further questions, or need<br>
>>> clarifications on the points made above. We remain very hopeful that we can<br>
>>> receive Board approval *this week*. And, we are also hopeful that if we do<br>
>>> receive that approval it will be provided with some guidance on "what comes<br>
>>> next" in terms of putting signatures on the agreement and formally<br>
>>> initiating the financial request for an advance. The signatures part is<br>
>>> most important as we continue to face a near term deadline for signing an<br>
>>> agreement with our venue that will legally secure the date.<br>
>>><br>
>>> Thanks in advance...<br>
>>><br>
>>> MT & the BLOC<br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>> On Tue, Mar 15, 2016 at 4:19 AM, Dirk Frigne <<a href="mailto:dirk.frigne@geosparc.com">dirk.frigne@geosparc.com</a>><br>
>>> wrote:<br>
>>><br>
>>>> Thank you Steven,<br>
>>>><br>
>>>> This is a clear statement and an improvement of the contract in relation<br>
>>>> to last year in relation to exposed risk.<br>
>>>><br>
>>>> i.m.h.o. this should pass the board's decision for this event. If the<br>
>>>> board should have still questions about the contract in general, we<br>
>>>> should discuss them and formulate an advise for improvement for future<br>
>>>> events.<br>
>>>> One improvement could be that OSGeo get insured for the extra exposed<br>
>>>> risk (for future events), based on the financial history of all the<br>
>>>> FOSS4G events in the past.<br>
>>>><br>
>>>> Dirk.<br>
>>>><br>
>>>><br>
>>>> On 14-03-16 16:39, Steven Feldman wrote:<br>
>>>>><br>
>>>>> Venda, Board<br>
>>>>><br>
>>>>> The proposed agreement is identical to the one that OSGeo has entered<br>
>>>><br>
>>>> into with Bonn for 2016, with the following variations:<br>
>>>>><br>
>>>>> 1. The names<br>
>>>>> 2. The seed funding is up to £70,000 not $57.500<br>
>>>>> 3. The advance is for up to $45,000 not $57,500 (overall the total<br>
>>>><br>
>>>> exposure is the same as 2016 at $115,000)<br>
>>>>><br>
>>>>> 4. The insertion of Mitigation, Indemnification and Arbitration clauses<br>
>>>><br>
>>>> which I understand are standard clauses in US agreements of this type and<br>
>>>> apply equally to both parties.<br>
>>>>><br>
>>>>> The additional guarantee is intended to cover the very unlikely<br>
>>>><br>
>>>> circumstance that the FOSS4G is financially unsuccessful. If the event<br>
>>>> loses money OSGeo is at risk of losing our seed money and an additional<br>
>>>> $45,000 up to a maximum exposure of $115,000. This agreement limits our<br>
>>>> exposure to $115,000 previously we had potentially unlimited exposure.<br>
>>>>><br>
>>>>> I hope this helps the board in considering this motion<br>
>>>>><br>
>>>>> Cheers<br>
>>>>> ______<br>
>>>>> Steven<br>
>>>>><br>
>>>>><br>
>>>>>> On 14 Mar 2016, at 14:36, Venkatesh Raghavan <<a href="mailto:venka.osgeo@gmail.com">venka.osgeo@gmail.com</a>><br>
>>>><br>
>>>> wrote:<br>
>>>>>><br>
>>>>>> Dear Micheal, Guido and all,<br>
>>>>>><br>
>>>>>> The agreement of seed funding was presented by Guido<br>
>>>>>> at the Board meeting on 10 March, 2016 and the Board<br>
>>>>>> members requested for further clarification especially<br>
>>>>>> about the "additional guarantee".<br>
>>>>>><br>
>>>>>> Since all the board members are not following conference<br>
>>>>>> mailing list, I would request that Micheal of Guido<br>
>>>>>> to provide a brief summary of the request including<br>
>>>>>> clarification on the "additional guarantee" and also<br>
>>>>>> link to any relevant documents. This will help the<br>
>>>>>> board members to get a clearer understanding and<br>
>>>>>> facilitate to taking timely decision.<br>
>>>>>><br>
>>>>>> Thanks in advance.<br>
>>>>>><br>
>>>>>> Best<br>
>>>>>><br>
>>>>>> Venka<br>
>>>>>><br>
>>>>>> On 2016/03/10 2:51, Michael Terner wrote:<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> Eli:<br>
>>>>>>> Thanks for the pointer to SVN, Guido is versed in these technologies<br>
>>>><br>
>>>> and<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> will act as our "user" and POC on this (and you've seen he's already<br>
>>>><br>
>>>> chimed<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> in to this effect). We will do our part to document our experiences and<br>
>>>>>>> make everything available via SVN.<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> Also, apologies for the "FOSSGIS e.V." reference; we understood what<br>
>>>><br>
>>>> it was<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> and attempted to excise them all from "our version" of the document.<br>
>>>>>>> Apparently we missed one so thanks for the heads-up. As per Steven's<br>
>>>><br>
>>>> note,<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> his latest version with the lower "additional guarantee" amount should<br>
>>>><br>
>>>> have<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> this corrected already.<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> Thanks again to all for your assistance on this.<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> MT<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> On Wed, Mar 9, 2016 at 12:30 PM, Guido Stein <<a href="mailto:gstein@appgeo.com">gstein@appgeo.com</a>><br>
>>>><br>
>>>> wrote:<br>
>>>>>>><br>
>>>>>>>> Hey Eli,<br>
>>>>>>>><br>
>>>>>>>> I would be happy to help with this.<br>
>>>>>>>><br>
>>>>>>>> Let me know the credentials and I will do my best to update as we get<br>
>>>>>>>> these official documents squared away.<br>
>>>>>>>><br>
>>>>>>>> -guido<br>
>>>>>>>><br>
>>>>>>>> On Wed, Mar 9, 2016 at 12:22 PM Eli Adam <<a href="mailto:eadam@co.lincoln.or.us">eadam@co.lincoln.or.us</a>><br>
>>>><br>
>>>> wrote:<br>
>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> Hi Michael,<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> Are you or someone on the BLOC able to use svn?  If so, I'd like to<br>
>>>>>>>>> give them access to <a href="http://svn.osgeo.org/osgeo/foss4g/">http://svn.osgeo.org/osgeo/foss4g/</a> so that<br>
>>>><br>
>>>> things<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> like these documents can be stored there (at least once finalized and<br>
>>>>>>>>> approved).<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> "FOSSGIS e.V." is a German organization/corporation/nonprofit<br>
>>>>>>>>> associated with the FOSSGIS conference and Bonn LOC.  They are not a<br>
>>>>>>>>> party to this agreement and all mention of them should be removed.<br>
>>>>>>>>> Please revised the documents accordingly.<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> Eli<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> On Wed, Mar 9, 2016 at 6:20 AM, Michael Terner <<a href="mailto:mgt@appgeo.com">mgt@appgeo.com</a>><br>
>>>><br>
>>>> wrote:<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> Steven:<br>
>>>>>>>>>> Thanks for keeping this moving and the good questions, suggestions<br>
>>>><br>
>>>> and<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> observations.<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> Board:<br>
>>>>>>>>>> Thanks very much for taking this up on short notice. We really<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> appreciate<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> the attention.<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> To Steven's questions/suggestions:<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> YES, we are comfortable changing the "additional guarantee"<br>
>>>><br>
>>>> downward to<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> match the Bonn "total value." Indeed, we were "connecting the dots"<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> based on<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> the Bonn template, and had not completed a full risk assessment.<br>
>>>><br>
>>>> Steven<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> makes a very good point that the "insurance policies" that we can<br>
>>>><br>
>>>> pursue<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> after we have an agreement will help better quantify "actual risk"<br>
>>>><br>
>>>> and<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> exposure. We are comfortable proceeding with what Steven proposes<br>
>>>><br>
>>>> (i.e.,<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> $115k max), and if we feel an alteration is necessary/warranted<br>
>>>><br>
>>>> we'll<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> bring<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> that back to conference dev at a later time. Indeed, our nearest<br>
>>>><br>
>>>> term<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> need<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> is to formally enter into agreement so that we can secure our venue<br>
>>>><br>
>>>> via<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> our<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> PCO. So, YES, $115k (i.e., $70k advance, $45k "additional<br>
>>>><br>
>>>> guarantee") is<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> good. Thank you.<br>
>>>>>>>>>> YES, we appreciate your understanding and open mindedness to the<br>
>>>><br>
>>>> legal<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> clauses (thank you Darrell for the +1 on that). Ultimately, these<br>
>>>><br>
>>>> all<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> protect both OSGeo and the LOC/PCO and/or show a preference for<br>
>>>>>>>>>> non-litigious dispute resolution. Over time, these might be<br>
>>>><br>
>>>> considered<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> as<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> additions to the "template agreement". And, we welcome further<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> review/input<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> from people familiar with contracts/agreements.<br>
>>>>>>>>>> As Steven relays, our PCO reviewed and was comfortable with the<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> agreement's<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> existing language on guarantees. She only asked that the additional<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> clauses<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> be added. And, as per above, if we perform a more detailed risk<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> assessment<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> it sounds like there is an avenue to re-approach Conf Dev on<br>
>>>><br>
>>>> increasing<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> the<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> guarantee.<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> Indeed, OSGeo's very good 10 year record of having strong<br>
>>>><br>
>>>> conferences<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> should<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> help moderate insurance costs. And the BLOC has every intention of<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> extending<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> that success with Boston.<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> Sincerely and with thanks...<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> MT & the BLOC<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> On Wed, Mar 9, 2016 at 7:24 AM, Steven Feldman <<a href="mailto:shfeldman@gmail.com">shfeldman@gmail.com</a><br>
>>>>><br>
>>>>>>>>> wrote:<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Michael<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> The additional guarantee for Bonn was based upon a risk analysis at<br>
>>>>>>>>>>> different points in the build up to the conference and an estimate<br>
>>>><br>
>>>> of<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> maximum exposure if the event had to be cancelled or proceeded<br>
>>>><br>
>>>> with a<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> lower<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> than viable attendance. It was not automatically equal to the seed<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> funding.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> I don’t want to just negotiate you down to a lower figure. Can you<br>
>>>><br>
>>>> and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> your PCO consider the exposure at different points and come up<br>
>>>><br>
>>>> with a<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> revised additional guarantee that you need. If you will be<br>
>>>><br>
>>>> offsetting<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> any<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> additional risk through an insurance policy it might be worth<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> exploring the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> premium versus excess ratios to come up with the most efficient<br>
>>>><br>
>>>> balance<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> between an OSGeo additional guarantee and insurance.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> In my motion to the CC I asked for approval for the seed funds but<br>
>>>><br>
>>>> did<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> not<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> mention the ‘additional guarantee’. Given time pressures I am<br>
>>>><br>
>>>> going to<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> submit a proposal to the Board for consideration at tomorrow<br>
>>>><br>
>>>> meeting<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> for<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> seed funds of $70k and an additional guarantee of up to $45k i.e. a<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> total<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> exposure of $115k which is the same level of guarantee offered to<br>
>>>><br>
>>>> Bonn<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> for<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> this year. If you come up with a different level of additional<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> guarantee or<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> the CC objects I will have to go back to the board and ask them to<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> adapt the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> motion subsequently.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Darrell has suggested, in a separate mail in this thread, that the<br>
>>>>>>>>>>> additional ‘legal’ paras are standard clauses, unless someone else<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> objects I<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> am happy to forward the agreement (with additional guarantee<br>
>>>><br>
>>>> amended)<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> to the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> board for approval.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Darrell also raised the question of how OSGeo can limit it’s<br>
>>>><br>
>>>> liability<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> in<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> the event that the PCO or the LOC undertakes irrevocable<br>
>>>><br>
>>>> commitments in<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> excess of the agreed sum. My understanding is that the agreement is<br>
>>>>>>>>>>> primarily between OSGeo and the PCO with the LOC acting as our<br>
>>>><br>
>>>> agent,<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> PCO by signing this agreement accepts that OSGeo liability is<br>
>>>><br>
>>>> limited<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> to<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> $115k (or whatever sum we agree) and will take necessary steps<br>
>>>><br>
>>>> (i.e.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> insurance to mitigate any risks). While we there is some<br>
>>>><br>
>>>> uncertainty<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> about<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> the enforceability of this agreement or its outcome, it is a lot<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> better than<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> we had previously where nearly everything was done on the basis of<br>
>>>><br>
>>>> a<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> ‘gentleman’s agreement’ - that said, so far no global FOSS4G has<br>
>>>><br>
>>>> had<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> to call<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> on OSGeo to bail them out.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> I have copied the Board into this mail so that they are fully<br>
>>>><br>
>>>> aware of<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> background and our discussions.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Cheers<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> ______<br>
>>>>>>>>>>> Steven<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> On 8 Mar 2016, at 20:42, Michael Terner <<a href="mailto:mgt@appgeo.com">mgt@appgeo.com</a>> wrote:<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Totally fair questions. Here's where these things came from:<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Regarding the "advance" and the guarantee: We followed the form of<br>
>>>><br>
>>>> how<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Bonn was setup. In the Bonn template "schedule" that was shared<br>
>>>><br>
>>>> with us<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> there was $57,500 for the "advance" and $57,500 for the "additional<br>
>>>>>>>>>>> guarantee". Then the schedule identified $115,000 for the "Maximum<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> total<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> OSGeo financial exposure.".  The previous threads had identified<br>
>>>><br>
>>>> our<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> total<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> "maximum advance" as $70,000 (that we would seek in two<br>
>>>><br>
>>>> installments).<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> Since<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> the "additional guarantee" had not been discussed explicitly I<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> followed the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> "Bonn model" and had the additional guarantee match the advance<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> payment,<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> i.e., the $70,000; for a total exposure of $140,000. If that's not<br>
>>>>>>>>>>> appropriate, or the "additional guarantee"; or "total exposure"<br>
>>>><br>
>>>> needs<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> to<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> back down we will figure it out with your guidance.<br>
>>>>>>>>>>> Regarding the "legal" language: In reviewing the Bonn agreement we<br>
>>>><br>
>>>> were<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> both pleased and a little surprised that there weren't more "terms<br>
>>>><br>
>>>> and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> conditions". We're all for simplicity and clarity. That said, our<br>
>>>><br>
>>>> PCO,<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Delaney Meeting & Event Management (DMEM) made these suggestions as<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> they<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> will be a signatory to the agreement. In short, these are common<br>
>>>><br>
>>>> sense<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> protections that are routine in almost all contracts. We certainly<br>
>>>>>>>>>>> understand and respect your potential need to have additional<br>
>>>><br>
>>>> review,<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and we<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> certainly reviewed the language but did not feel that engaging<br>
>>>><br>
>>>> legal<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> counsel<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> was necessary due to the fact that these clauses are so commonplace<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> (i.e., I<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> have seen this language many times before) and because they protect<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> both<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> parties to the agreement. Here's my layman's summary of what they<br>
>>>><br>
>>>> mean<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> why they are important (and this is in no way is designed to<br>
>>>><br>
>>>> dissuade<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> you<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> from getting the reviews OSGeo thinks are necessary):<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Mitigation Clause/Force Majeure: If something terrible and beyond<br>
>>>><br>
>>>> the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> control of either of us happens (e.g., crazy weather; terrorism<br>
>>>><br>
>>>> that<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> locks<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> down travel; etc.) that causes the event to be cancelled late in<br>
>>>><br>
>>>> the<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> game,<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> there is a means to do that. As per later in the document, we will<br>
>>>><br>
>>>> have<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> "cancellation insurance" so that if this happens neither party<br>
>>>><br>
>>>> loses<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> already<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> spent $'s.<br>
>>>>>>>>>>> Indemnification: Is a mutual protection that if either party is<br>
>>>><br>
>>>> acting<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> in<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> bad faith or shows negligence or blatant incompetence, that causes<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> damage<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> and as a result the other party (i.e., the one that did not cause<br>
>>>><br>
>>>> the<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> problem) is sued, the party at fault is responsible for those<br>
>>>><br>
>>>> damages<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> must indemnify the non-responsible party.<br>
>>>>>>>>>>> Arbitration: If there is a dispute, this clause indicates that it<br>
>>>><br>
>>>> will<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> be<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> resolved through arbitration, as opposed to a lawsuit. Arbitration<br>
>>>><br>
>>>> is<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> generally a quicker and less costly process (at least in the USA).<br>
>>>>>>>>>>> Event insurance: We will obtain insurance to cover both<br>
>>>><br>
>>>> cancellation<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> exposure and liability that may result from this event. This is<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> commonplace<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> and our PCO is familiar with these types of policies and affordable<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> means of<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> obtaining them. These costs are included in our budget.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Even with these additions, this agreement remains very lean.<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> Obviously, we<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> do not want to add unnecessary complexity or slow things down.<br>
>>>><br>
>>>> Rather,<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> our<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> intent is to have a solid agreement that protects both parties and<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> helps to<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> cement a productive and collaborative partnership.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Please let us know if there's any other information you require; or<br>
>>>>>>>>>>> anything else we can do to clarify things. If this needs more<br>
>>>><br>
>>>> thorough<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> time consuming review we regret that, but also accept it.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Please let us know what comes next, and in particular whether we<br>
>>>><br>
>>>> should<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> revise our request for the size of the "additional guarantee".<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> Thanks to all for the work you're putting into this...<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> MT<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> On Tue, Mar 8, 2016 at 3:04 PM, Steven Feldman <<br>
>>>><br>
>>>> <a href="mailto:shfeldman@gmail.com">shfeldman@gmail.com</a>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> wrote:<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Michael<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> The overall guarantee including seed funding is $140k - I do not<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> recall<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> this high a number being advised previously. Could you clarify.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> While I do not have any fundamental disagreement with the clauses<br>
>>>><br>
>>>> that<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> you have added at the end, they will need to be reviewed by<br>
>>>><br>
>>>> someone<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> more<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> legally qualified than me which may incur both costs and delay.<br>
>>>>>>>>>>>> ______<br>
>>>>>>>>>>>> Steven<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> On 8 Mar 2016, at 16:43, Michael Terner <<a href="mailto:mgt@appgeo.com">mgt@appgeo.com</a>> wrote:<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Conference Dev Committee:<br>
>>>>>>>>>>>> Thank you very much for your support of the motion to provide our<br>
>>>><br>
>>>> team<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> seed funding.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> As promised earlier in the thread, attached is a "draft agreement"<br>
>>>>>>>>>>>> between OSGeo and the Boston Location Organizing Committee<br>
>>>><br>
>>>> (BLOC), as<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> well<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> as with our PCO, Delaney Meeting & Event Management (DMEM). We are<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> hopeful<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> that this is on target and can be passed on to the Board in time<br>
>>>><br>
>>>> for<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> their<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> meeting on Thursday. We are assuming that Conference Dev will<br>
>>>><br>
>>>> bring<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> this to<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> the Board's attention.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Here's what you will find in the attached document (attached as<br>
>>>><br>
>>>> .DOC,<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> .ODT and .PDF):<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Our re-work of the Bonn Template Agreement to include our specific<br>
>>>>>>>>>>>> requests for advance and guarantees; as well as our "percentage of<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> profits<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> returned to OSGeo" language that was also contained in our<br>
>>>><br>
>>>> proposal<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> (and is<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> slightly different than 90%).<br>
>>>>>>>>>>>> Some common-sense legal terms that were suggested by DMEM for<br>
>>>><br>
>>>> things<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> like<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Force Majeur, mutual indemnification and arbitration of disputes.<br>
>>>><br>
>>>> We<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> also<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> affirm our commitment to purchase our own cancellation and<br>
>>>><br>
>>>> liability<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> insurance.<br>
>>>>>>>>>>>> Attachment 1 which is structured as a PCO contract between OSGeo<br>
>>>><br>
>>>> and<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> DMEM<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> on behalf of the BLOC, allowing DMEM to serve as our financial<br>
>>>><br>
>>>> agent<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and as<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> the entity that would sign the commitment with our venue (this was<br>
>>>>>>>>>>>> distributed earlier).<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Given the nature of this arrangement we have three signature<br>
>>>><br>
>>>> lines for<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> OSGeo, the BLOC, and also DMEM, on behalf of the BLOC.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Please let us know if you have any question, or need anything<br>
>>>><br>
>>>> further.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> And again, thanks in advance for carrying this forward to the<br>
>>>><br>
>>>> Board.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Sincerely,<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> MT & the BLOC<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> This e-mail message and any attachments may contain confidential<br>
>>>><br>
>>>> or<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> legally privileged information. If you are not an intended<br>
>>>><br>
>>>> recipient<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> or<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> otherwise authorized to receive this message, you should not use,<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> copy,<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> distribute, disclose or take any action based on the information<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> contained<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> in this e-mail or any attachments. If you have received this<br>
>>>><br>
>>>> message<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> material in error, please advise the sender immediately by reply<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> e-mail and<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics,<br>
>>>><br>
>>>> Inc.<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> (AppGeo).<OSGeo + BostonLOC Agreement DRAFT v3.odt><OSGeo +<br>
>>>><br>
>>>> BostonLOC<br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>> Agreement DRAFT v3.pdf><OSGeo + BostonLOC Agreement DRAFT<br>
>>>>>>>>>>>> v3.doc>_______________________________________________<br>
>>>>>>>>>>>> Conference_dev mailing list<br>
>>>>>>>>>>>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
>>>>>>>>>>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> --<br>
>>>>>>>>>>> Michael Terner<br>
>>>>>>>>>>> Executive Vice President<br>
>>>>>>>>>>> 617-447-2468 Direct | 617-447-2400 Main<br>
>>>>>>>>>>> Applied Geographics, Inc.<br>
>>>>>>>>>>> 24 School Street, Suite 500<br>
>>>>>>>>>>> Boston, MA 02108<br>
>>>>>>>>>>> <a href="http://www.AppGeo.com">www.AppGeo.com</a><br>
>>>>>>>>>>> Please come to Boston for Global FOSS4G 2017:<br>
>>>><br>
>>>> <a href="http://2017.foss4g.org/">http://2017.foss4g.org/</a><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> This e-mail message and any attachments may contain confidential or<br>
>>>>>>>>>>> legally privileged information. If you are not an intended<br>
>>>><br>
>>>> recipient or<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> otherwise authorized to receive this message, you should not use,<br>
>>>><br>
>>>> copy,<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> distribute, disclose or take any action based on the information<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> contained<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> in this e-mail or any attachments. If you have received this<br>
>>>><br>
>>>> message<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> material in error, please advise the sender immediately by reply<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> e-mail and<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics,<br>
>>>><br>
>>>> Inc.<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>> (AppGeo).<br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> --<br>
>>>>>>>>>> Michael Terner<br>
>>>>>>>>>> Executive Vice President<br>
>>>>>>>>>> 617-447-2468 Direct | 617-447-2400 Main<br>
>>>>>>>>>> Applied Geographics, Inc.<br>
>>>>>>>>>> 24 School Street, Suite 500<br>
>>>>>>>>>> Boston, MA 02108<br>
>>>>>>>>>> <a href="http://www.AppGeo.com">www.AppGeo.com</a><br>
>>>>>>>>>> Please come to Boston for Global FOSS4G 2017:<br>
>>>><br>
>>>> <a href="http://2017.foss4g.org/">http://2017.foss4g.org/</a><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> This e-mail message and any attachments may contain confidential or<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> legally<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> privileged information. If you are not an intended recipient or<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> otherwise<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> authorized to receive this message, you should not use, copy,<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> distribute,<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> disclose or take any action based on the information contained in<br>
>>>><br>
>>>> this<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> e-mail or any attachments. If you have received this message and<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> material in<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> error, please advise the sender immediately by reply e-mail and<br>
>>>><br>
>>>> delete<br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>> this<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> message. Thank you on behalf of Applied Geographics, Inc. (AppGeo).<br>
>>>>>>>>>><br>
>>>>>>>>>> _______________________________________________<br>
>>>>>>>>>> Conference_dev mailing list<br>
>>>>>>>>>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
>>>>>>>>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
>>>>>>>>><br>
>>>>>>>><br>
>>>>>>><br>
>>>>>>><br>
>>>>>>><br>
>>>>>>><br>
>>>>>>> _______________________________________________<br>
>>>>>>> Conference_dev mailing list<br>
>>>>>>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
>>>>>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
>>>>>>><br>
>>>>>><br>
>>>>>> _______________________________________________<br>
>>>>>> Conference_dev mailing list<br>
>>>>>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
>>>>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
>>>>><br>
>>>>> _______________________________________________<br>
>>>>> Board mailing list<br>
>>>>> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
>>>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
>>>>><br>
>>>><br>
>>>> --<br>
>>>> Yours sincerely,<br>
>>>><br>
>>>><br>
>>>> ir. Dirk Frigne<br>
>>>> CEO @geosparc<br>
>>>><br>
>>>> Geosparc n.v.<br>
>>>> Brugsesteenweg 587<br>
>>>> B-9030 Ghent<br>
>>>> Tel: +32 9 236 60 18<br>
>>>> GSM: +32 495 508 799<br>
>>>><br>
>>>> <a href="http://www.geomajas.org">http://www.geomajas.org</a><br>
>>>> <a href="http://www.geosparc.com">http://www.geosparc.com</a><br>
>>>><br>
>>>> @DFrigne<br>
>>>> <a href="http://be.linkedin.com/in/frigne">be.linkedin.com/in/frigne</a><br>
>>>><br>
>>>> _______________________________________________<br>
>>>> Board mailing list<br>
>>>> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
>>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>> _______________________________________________<br>
>>> Board mailing list<br>
>>> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> Board mailing list<br>
>> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
><br>
> -- <br>
> --<br>
> Jody Garnett<br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Board mailing list<br>
> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
</p>