<div dir="ltr">Cameron and Michael your words of caution are very much taken to heart.<div><br></div><div>Maria has started a motion <a href="https://www.loomio.org/d/csZ2X8ap/stolen-computers-at-foss4g">here</a> and I am copying my words to email for wider discussion:</div><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><p style="box-sizing:border-box;letter-spacing:0.14000000059604645px;line-height:20px;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif"><i>I am in favour of us helping assist in this case, but I understand their is a series of groups, including the local organizing committee who would like to help out. I would be the most comfortable with the local organizing committee (or even the rented venue assisting.)</i></p></div><div><p style="box-sizing:border-box;letter-spacing:0.14000000059604645px;line-height:20px;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif"><i>We have been cautioned about "setting a precedent" last time the board acted in a generous fashion outside of our mission statement (since we are responsible for our actions to our membership which elected us). In this case the people effected individuals are both productive members of our volunteering in an official capacity with our organization: one as a summer of code student, and the second as a member of the marketing committee. I believe our membership will understand why we are making this choice.</i></p></div><div><p style="box-sizing:border-box;line-height:20px"><font face="Roboto, Helvetica Neue, sans-serif" color="#000000"><span style="letter-spacing:0.14000000059604645px"><i>While it may be sad in the future if trouble befalls an attendees at one of our events we do not wish to set a precedent or expectation for future events to follow. We are taking action both out of compassion (this sucks) and these individuals our volunteers in our organization we do not want our membership to loose the benefits of their productivity (this sucks for osgeo). This is in a similar spirit to the liability insurance we hold for our board members and officers.</i></span></font><br></p></div></blockquote><div><p style="box-sizing:border-box;letter-spacing:0.14000000059604645px;line-height:20px;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif">And on the specifics:</p></div><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><p style="box-sizing:border-box;letter-spacing:0.14000000059604645px;line-height:20px;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif"><i>From the email thread it sounds like both computers are covered by insurance, but not the full costs. There are two ways to understand this email:</i></p></div></blockquote><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><ul><li><i style="letter-spacing:0.01em;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif">For a $2500 computer, perhaps it was only insured for $2000 (often this is fine as computers get older).</i><br></li><li><i style="letter-spacing:0.01em;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif">Or perhaps it is a "deductible" - for example for a $2000 computer there may be a $500 deductible needing to be paid. So while the insurance covers everything, you are required to pay $500 to access the insurance.</i><br></li></ul></div></blockquote><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><p style="box-sizing:border-box;letter-spacing:0.14000000059604645px;line-height:20px;color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,'Helvetica Neue',sans-serif"><i>I would be comfortable making a proposal making up to $2000 available to the treasurer to assist with paying any insurance costs incurred while replacing the stolen laptops. Subject to "prompt reimbursement" on receipt (if paid for already) or invoice (if there is an email/bill that can be sent to the treasurer to show the amount needed).</i></p></div></blockquote>This is the kind of discussion is difficult because we all have the "it could of been me" response, and general annoyance this incident would reflect poorly on our community (even though it is not our fault). It also paints board members into a bit of a corner; because we do not wish to appear mean / heartless / insensitive (cameron's all things to all people).</div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>--</div><div>Jody Garnett</div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On 27 July 2017 at 04:16, Michael Terner <span dir="ltr"><<a href="mailto:mgt@appgeo.com" target="_blank">mgt@appgeo.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">+ Conference Dev</div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Two very small points from the Boston perspective as these kinds of things are on our mind, and we are seeking lessons learned to improve our event:</div><div class="gmail_default"><ol><li><font face="tahoma, sans-serif">Insurance can be expensive. We have an insurance policy that does not cover things like lost/stolen items for attendees, but does cover eventualities like needing to cancel the event due to catastrophe. The cost of a policy covering lost/stolen events - at least for an event the size of Boston - would have been significantly higher than the cost of replacing 2 laptops (and there is additional administrative time in setting it up).</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">This incident also illustrates the need to have appropriate physical security. We will be mindful to not leave our registration desk without someone there; and to discourage people from leaving items in places where there are not people actively watching. We also have access to a couple of locked rooms where things can be stored and will encourage their use to the extent possible.</font></li></ol><div><font face="tahoma, sans-serif">We too regret the hassle, inconvenience and loss that Nick and Niroshan experienced. As with all negative things, hopefully there is a silver lining and this community can improve processes to reduce the risks of loss at conferences...</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">MT</font></div></div></div><div class="gmail_extra"><div><div class="h5"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Jul 27, 2017 at 4:46 AM, Cameron Shorter <span dir="ltr"><<a href="mailto:cameron.shorter@gmail.com" target="_blank">cameron.shorter@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">I'll let others comment on this particular thread. It is very sad to hear of people having a computer stolen and noble to hear of people helping those in need.<br>
<br>
But on a general level, I suggest that OSGeo should be careful not to become all things to all people. We should focus on what we are best at. There are insurance companies designed to manage loss of items. For future incidents of this type, lets make use of them rather than designing our own.<br>
<br>
Cheers, Cameron (not a current board member, so my vote doesn't count)<span class="m_1536425776289808933im m_1536425776289808933HOEnZb"><br>
<br>
<br>
On 27/7/17 12:21 am, Jeff McKenna wrote:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
Thank you Luca for bringing this to everyone's attention.  Indeed this was a very unfortunate incident.  I am a strong +1 to help Niroshan and Nick in any costs not covered by insurance.<br>
<br>
The day before this happened I also left my bag for a few hours behind the registration desk; this could have happened to anyone.<br>
<br>
This kind of thing has been at the back of my mind for a while now; how lucky we have been for accidents at FOSS4G events.  We travel to areas all around the world, and anything can happen. Luckily Niroshan or Nick were not hurt or injured.<br>
<br>
It might be a good time to review the event insurance for our FOSS4G events, and how it relates to unfortunate accidents like this.  (and how we would handle the cases if the attendee had no personal insurance, which would have been my case - for example, maybe the OSGeo Board should set aside a small block of funding in each yearly budget for this)<br>
<br>
But my gut feeling is that was a small warning, as our FOSS4G event grows in popularity, we must take care, to take care of our attendees.<br>
<br>
I am very sorry for such a hassle to Niroshan and Nick, to their studies and their work.  I hope we can agree to make sure that they have to pay nothing out of their own pockets to replace lost equipment; and also agree to take this as a small lesson and review our own event policies.<br>
<br>
-jeff<br>
<br>
<br>
</blockquote>
<br>
-- <br></span><span class="m_1536425776289808933HOEnZb"><font color="#888888">
Cameron Shorter<br>
M <a href="tel:%2B61%20419%20142%20254" value="+61419142254" target="_blank">+61 419 142 254</a></font></span><div class="m_1536425776289808933HOEnZb"><div class="m_1536425776289808933h5"><br>
<br>
______________________________<wbr>_________________<br>
Board mailing list<br>
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailma<wbr>n/listinfo/board</a></div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div></div></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888">-- <br><div class="m_1536425776289808933gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:10px"><strong>Michael Terner</strong></span><br style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><em style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span style="font-size:10px">Executive Vice President</span></em><br><span style="font-size:9px"><a href="tel:(617)%20447-2468" value="+16174472468" target="_blank">617-447-2468</a>  Direct | <a href="tel:(617)%20447-2400" value="+16174472400" target="_blank">617-447-2400</a> Main</span><br><span style="font-size:9px"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">Applied Geographics, Inc.</span><br><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">24 School Street, Suite 500<br>Boston, MA 02108</span><br><span style="color:#009933"><a href="http://www.AppGeo.com" target="_blank">www.AppGeo.com</a></span></span></div>
</font></span></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888">

<br>
<span style="color:rgb(128,128,128);font-family:'Courier New';font-size:10px;background-color:rgb(255,255,255)">This e-mail message and any attachments may contain confidential or legally privileged information. If you are not an intended recipient or otherwise authorized to receive this message, you should not use, copy, distribute, disclose or take any action based on the information contained in this e-mail or any attachments. If you have received this message and material in error, please advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics, Inc. (AppGeo).</span></font></span><br>______________________________<wbr>_________________<br>
Board mailing list<br>
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org">Board@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/<wbr>mailman/listinfo/board</a><br></blockquote></div><br></div>