<div dir="ltr">I have updated <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Board_of_Directors#Board_Activities">https://wiki.osgeo.org/wiki/Board_of_Directors#Board_Activities</a> with the guidance provided above.</div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>--</div><div>Jody Garnett</div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On 26 March 2018 at 20:30, Jody Garnett <span dir="ltr"><<a href="mailto:jody.garnett@gmail.com" target="_blank">jody.garnett@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">For anyone following the board email list we have seen a series of motions being made, and then remade, as we tried to collect 100% feedback required by our bylaw 4.6 on electronic voting. This is a shame as in many cases the motions were already passed due to our IRC meeting have quorum (bylaw 4.5).<div><br></div><div>During the F2F meeting we established the <a href="https://www.loomio.org/p/sDz8Ify3/guidance-to-secretary-on-handling-of-loomio-motions-" target="_blank">following motion</a>:</div><div><br></div><blockquote style="margin:0 0 0 40px;border:none;padding:0px"><div><i>Guidance to secretary on handling of motions and electronic voting from F2F meeting discussion.</i></div></blockquote><div><br></div><div>For reference here is that guidance:</div><div><div><br></div></div><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><div><i>For motions with quorum taken in a meeting → take to loomio for tracking / record</i></div></div><div><div><i><br></i></div></div><div><div><i>a) Allow one week to chance to review and respond.</i></div></div><div><div><i><br></i></div></div><div><div><i>b) May be shortened if time sensitive motion (require email to board members, example emergency event funding)</i></div></div><div><div><i><br></i></div></div><div><div><i>c) After one week consider motion passed based on quorum in meeting. Non responses will be considered as abstain (+0).</i></div></div><div><div><i><br></i></div></div><div><div><i>For motions taken purely to electronic voting</i></div></div><div><div><i><br></i></div></div><div><div><i>a) We still need 100% response rate (Section 4.6), provide a week to respond so that board members have both a weekend and weekday to respond.</i></div></div></blockquote><div><br clear="all"><div><div class="m_-633265889572355901gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><span style="color:rgba(0,0,0,0.870588);font-family:Roboto,"Helvetica Neue",sans-serif;font-size:14px;letter-spacing:0.14000000059604645px">This represents guidance to our secretary, and is in keeping with our bylaws section 4.5 and 4.6.</span></div><div>--</div><div>Jody Garnett</div></div></div></div></div>
</div></div>
</blockquote></div><br></div>