<div><div dir="auto">If it helps we have a foss4gna governance committee that is responsible for selecting an event each year. This fills the gap without local chapters in North America.  As OSGeo rep on this committee I asked the board to keep funding request in mind a couple meetings ago. Only surprise was the calendar year, I incorrectly assumed we could plan for the 2019 budget.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">The question of seee money is less important than acting as host (finicial backing the event so OSGeo members do not take a loss personally). We should make a page on this, the code sprint page is too specific but covers some of the ideas. </div></div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">I do t think you missed anything important, perhaps use of website and branding to help promote.</div><div dir="auto"><br></div><div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Thu, Sep 6, 2018 at 3:56 AM María Arias de Reyna <<a href="mailto:delawen@gmail.com">delawen@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hi,<br>
<br>
Right now there is money to lend 20k. Not in the initial budget for<br>
this year, but the money is on the bank. So the decision would be if<br>
we want to prioritize this investment instead of others (existing or<br>
future). Remember this is the year when the main FOSS4G don't give any<br>
funding back. Which I don't think it will be a problem, as FOSS4GNA is<br>
important to our community and should be helped. But I wanted to say<br>
this explicit so it is clear that we are not just lending money<br>
blindly.<br>
<br>
I am happy to give seed funding to events, this is really something we<br>
can do and will make a difference to many LOCs. But, of course, we<br>
need to setup some requirements for this. Not saying that you don't<br>
fit on them, but it is something we should discuss, specially if we<br>
want to extend this seed funding to other events that request it. It<br>
won't be nice if some other regional event come and then we ask them<br>
more than we ask you :) Is this the first time a regional event ask<br>
for funding? I don't remember any previous one.<br>
<br>
So, about requirements: what is the planning to return the money? Are<br>
you going to share the profit (if any) with OSGeo? I think it makes<br>
sense to ask for a returning percentage of the profit to have more<br>
money in the bank and be able to help more events. I understand some<br>
conferences will be even and have no profit, but those who have profit<br>
can help growing the community. Maybe a 30~50% of profit back to<br>
OSGeo? So at least half of it can be saved for future FOSS4GNA events.<br>
<br>
Other thing I would request is that you share statistics and knowledge<br>
after the event. For example, if you experiment with new ways to<br>
attract people, did it work? Are demographics balanced? Was it more<br>
business, user, developer oriented? What did people enjoy more that<br>
can be reused for other events? Did something fail that could be<br>
organized on a better way? Did you have unexpected budget changes?<br>
What percentage of the budget did go to what (catering, venue,<br>
communications,...)? In summary, any info that can help us organize<br>
better events. I understand there are details we can't disclose, but<br>
anything that can be shared, please, share it.<br>
<br>
And, of course, as sometimes people go to FOSS4G and they don't know<br>
what OSGeo is, I would request that OSGeo has a special place in the<br>
conference. Not only a booth, but also that it should be explicitly<br>
mentioned and explained in (at least) opening and closing. This can<br>
help us growing the community and keep them engaged the whole year,<br>
not only for one conference.<br>
<br>
Did I miss something important?<br>
<br>
<br>
<br>
<br>
On Thu, Sep 6, 2018 at 10:34 AM Cameron Shorter<br>
<<a href="mailto:cameron.shorter@gmail.com" target="_blank">cameron.shorter@gmail.com</a>> wrote:<br>
><br>
> Jeffrey, Jody,<br>
><br>
> I'd suggest looping in the OSGeo Conference committee (<a href="mailto:conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">conference_dev@lists.osgeo.org</a>) on wider FOSS4G-NA topics such as these, as hopefully there should be useful opinions and support from within the community.<br>
><br>
> (You'd get supportive feedback from me in the first instance).<br>
><br>
> Cheers and good luck, Cameron<br>
><br>
><br>
> On 6/09/2018 4:13 AM, Jeffrey Johnson wrote:<br>
><br>
> The total venue cost is $40k total with no requirements to commit to a hotel block at catering. They require a 1/2 deposit so $20k would be better. Not sure if that much budget would be available?<br>
><br>
> Happy to discuss at the IRC meeting.<br>
><br>
> On Wed, Sep 5, 2018 at 11:09 Jody Garnett <<a href="mailto:jody.garnett@gmail.com" target="_blank">jody.garnett@gmail.com</a>> wrote:<br>
>><br>
>> Thanks Jeff,<br>
>><br>
>> We can of course amend our budget to help (kind of thought we had until next year but opportunity waits for no one).<br>
>><br>
>> 10k seems ... a bit low. Your venue must indeed be inexpensive.<br>
>><br>
>> On Wed, Sep 5, 2018 at 8:59 AM Jeffrey Johnson <<a href="mailto:ortelius@gmail.com" target="_blank">ortelius@gmail.com</a>> wrote:<br>
>>><br>
>>> Hi Folks,<br>
>>><br>
>>> Our San Diego Local Organizing Committee would like to request seed<br>
>>> funds for FOSS4G-NA 2019 which we are organizing for mid-april next<br>
>>> year. The past few years have seen this event organized by<br>
>>> LocationTech and with a professional conference organizer, and while<br>
>>> we will strive to put on a really great event, we are going to try to<br>
>>> be budget conscious and run a more grass roots event. We have a great<br>
>>> location on Mission Bay in SD that imposes very few restrictions on<br>
>>> what we can and cant do, giving us alot of freedom to do things a bit<br>
>>> differently than they have been done before.<br>
>>><br>
>>> We are shooting for an overall budget of $150k-200k and expecting 500+<br>
>>> people. I'm not quite sure the level of seed funding provided in the<br>
>>> past for these types of regional events, but we would like to ask for<br>
>>> $10k if possible.<br>
>>><br>
>>> Do let me/us know if you have any questions/concerns that can be<br>
>>> answered and hope to see some of you in April next year.<br>
>>><br>
>>> Jeff & Rob (SDLOC Co-chairs)<br>
>>><br>
>>> _______________________________________________<br>
>>> Board mailing list<br>
>>> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a><br>
>>> <a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
>><br>
>> --<br>
>> --<br>
>> Jody Garnett<br>
><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Board mailing list<br>
> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
><br>
><br>
> --<br>
> Cameron Shorter<br>
> Technology Demystifier<br>
> Open Technologies and Geospatial Consultant<br>
><br>
> M +61 (0) 419 142 254<br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Board mailing list<br>
> <a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a><br>
_______________________________________________<br>
Board mailing list<br>
<a href="mailto:Board@lists.osgeo.org" target="_blank">Board@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board</a></blockquote></div></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr">--<div>Jody Garnett</div></div></div>