<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html charset=windows-1252"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space;"><div>Hey Andrew,</div><div><br></div>I think the first step is putting this on the agenda for one of the next board meetings and discussing it at the board level. This will probably need to wait until the current board elections are finished.<div><br></div><div>Once that has happened, it would be helpful if you would be available to answer questions. I’ll notify you as soon as I’ve added it to the board meeting’s agenda.</div><div><br></div><div>Personally I feel we need to finalise this discussion before we put out the 2016 RFP (ideally).</div><div><br></div><div>Maybe this is even a topic we can use to consult our charter members, if they see any issues with OSGeo and Eclipse running the main FOSS4G conference together in the future?</div><div><br></div><div>One of the things I’ve heard in the past is that some people are afraid that running a more professional conference will take away the grass roots / community feeling of FOSS4G. As I said, I myself have no issues with this, but it’s a common theme that comes up.</div><div><div><br></div><div>Best regards,</div><div>Bart</div><div><br><div><div>On 26 Aug 2014, at 15:31, Andrew Ross <<a href="mailto:andrew.ross@eclipse.org">andrew.ross@eclipse.org</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><blockquote type="cite">
  
    <meta content="text/html; charset=windows-1252" http-equiv="Content-Type">
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    <div class="moz-cite-prefix">Thank you for the email Bart. I feel
      this is definitely worth exploring and I'm glad to participate.<br>
      <br>
      What makes sense for the next steps?<br>
      <br>
      On 26/08/14 07:46, Bart van den Eijnden wrote:<br>
    </div>
    <blockquote cite="mid:F8CD3653-4612-4D34-A7A8-47F979167ED5@osgis.nl" type="cite">
      <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;
        charset=windows-1252">
      Hey Andrew,
      <div><br>
      </div>
      <div>(my response is a personal response, not a board response).<br>
        <div>
          <div><br>
          </div>
          <div>First off I’d like to thank you for the kind offer of
            working together. I want to make sure we discuss this at the
            board level and hopefully come to some consensus on this.</div>
          <div><br>
          </div>
          <div>Personally I am very interested to see what this
            collaboration could bring both parties.</div>
          <div><br>
          </div>
          <div>Best regards,</div>
          <div>Bart</div>
          <div><br>
            <div>
              <div>On 15 Aug 2014, at 05:51, Andrew Ross <<a moz-do-not-send="true" href="mailto:andrew.ross@eclipse.org">andrew.ross@eclipse.org</a>>
                wrote:</div>
              <br class="Apple-interchange-newline">
              <blockquote type="cite">
                <div>Hey Jeff, Everyone<br>
                  <br>
                  I'd like to comment briefly.<br>
                  <br>
                  I feel a 800+ person conference is of a sufficient
                  size that it's not a good idea to burn out volunteers
                  organizing. To throw a new team to the wolves each
                  year is extremely risky.<br>
                  <br>
                  The obvious options are to not have such a large
                  event, or choose a different model to organize.<br>
                  <br>
                  I feel that a conference of such size is very
                  important. It's what draws the ecosystem together and
                  helps it grow. Not having the large event would be a
                  loss.<br>
                  <br>
                  It is simply too big to hold at most Universities, and
                  especially in the fall.<br>
                  <br>
                  For what it's worth, I also feel smaller regional and
                  plenty of local events are important too. That's
                  orthogonal to the global event though.<br>
                  <br>
                  I've been open about what the Eclipse Foundation &
                  LocationTech can do. It has full time staff with
                  experience to run a consistently great technology
                  conferences with lots of camaraderie.<br>
                  <br>
                  Let's work together. FOSS4G NA 2015 will be a nice
                  opportunity, test, and display. For those who are
                  highly motivated, feel free to go back to the D.C. bid
                  and provide feedback. I feel it was a great bid,
                  credible, and a good indication of the kind of event
                  we'd hold in the future. Maybe this is a good option
                  to address many of the issues? Worth exploring a bit
                  in any case.<br>
                  <br>
                  Andrew<br>
                  <br>
                  <br>
                  <div class="gmail_quote">On August 14, 2014 9:54:49 AM
                    EDT, Jeff McKenna <<a moz-do-not-send="true" href="mailto:jmckenna@gatewaygeomatics.com">jmckenna@gatewaygeomatics.com</a>>
                    wrote:
                    <blockquote class="gmail_quote" style="margin: 0pt
                      0pt 0pt 0.8ex; border-left: 1px solid rgb(204,
                      204, 204); padding-left: 1ex;">
                      <pre class="k9mail">Hi Darrell,

I can say that in 2011 I did bring this issue strongly, and very 
publicly, to the OSGeo Board.  I even proposed a part-time position to 
manage the main FOSS4G conference (google 'foss4g advisor' for some 
history and fun reading, all there outlined in a public wiki page forever).

Well, that didn't happen.  And as you just mentioned, it's still needed.

Or, if that cannot happen, we need to realize this, and change our 
mindset, back to the origins of FOSS4G: a meeting of the tribe, cheap 
admission, affordable university venues, bare-bones (essentially what 
our FOSS4G regional events are doing now).

Because yes I agree, to assume a bunch of volunteers can run a ~1,000 
attendee event in the best conference venue in the city and still make 
it affordable for the tribe to attend, will not work.

-jeff




On 2014-08-14 12:10 AM,
Darrell Fuhriman wrote:
<blockquote class="gmail_quote" style="margin: 0pt 0pt 1ex 0.8ex; border-left: 1px solid #729fcf; padding-left: 1ex;"> I’m trying to formulate a response to this, but it ties into an e-mail
 that I owe this list, but haven’t had time to send because I’ve been
 busy finalizing the conference preparations.  Also, I’m well into my
 third pint this evening, so it’s probably not the best time. :)

 While I agree the early bird discount is important for the reasons you
 state, there actually aren’t that many commitments that can be avoided
 after the deadline. Frankly, the only significant contracts unsigned by
 our early bird deadline of June 15th were the catering contracts. Though
 admittedly, that’s a substantial portion of the budget – if we were on
 that red line, we’d be jettisoning coffee breaks like ballast in a
 sinking ship.

 I think right now the quickest thing I
can say is that OSGeo has so far
 shown minimal interest in actually taking responsibility for FOSS4G. If
 OSGeo is going to increase the demands made on the committee, OSGeo
 needs to be stepping up and taking a more hands-on approach to
 conference organization.

 For the record, I believe OSGeo needs to step up and take such a more
 hands on approach. I’d love a chance to talk about in person at the
 board meeting.

 <a moz-do-not-send="true" href="http://sotm.us/">SotM.us</a> <<a moz-do-not-send="true" href="http://sotm.us/">http://SotM.us</a>> runs very different, and I know from talking
 with the organizers that it was a challenge to break-even this year. The
 difficulty is that as conferences get bigger, they get more expensive to
 put on (primarily because the supply of possible venues shrinks very
 rapidly, and the per attendee costs go up substantially). They also get
 logistically more challenging, and having dedicated resources,
either
 employee or outsourced, can vastly decrease the workload on the LOC.
 Frankly, unless something changes on this front, it’s just a matter of
 time until there’s another 2012.  To be honest, I’m not sure <a moz-do-not-send="true" href="http://sotm.us/">SotM.us</a>
 <<a moz-do-not-send="true" href="http://sotm.us/">http://SotM.us</a>> would have been a success if Mapbox hadn’t devoted
 significant employee resources to making sure it was (as they have for
 the past three <a moz-do-not-send="true" href="http://sotm.us/">SotM.us</a> <<a moz-do-not-send="true" href="http://sotm.us/">http://SotM.us</a>> conferences). Conferences take
 huge numbers of hours to organize. The inefficiency introduced by having
 someone re-learn the job every year is substantial, wasteful, and
 incredibly risky.

 Anyway, I’m supposed to be on vacation.

 Greetings from Yellowstone,

 Darrell


 On Aug 13, 2014, at 13:41, Cameron Shorter <<a moz-do-not-send="true" href="mailto:cameron.shorter@gmail.com">cameron.shorter@gmail.com</a>

<<a moz-do-not-send="true" href="mailto:cameron.shorter@gmail.com">mailto:cameron.shorter@gmail.com</a>>> wrote:

<blockquote class="gmail_quote" style="margin: 0pt 0pt 1ex 0.8ex; border-left: 1px solid #ad7fa8; padding-left: 1ex;"> I'm open to the idea of providing benefits to osgeo charter members,
 but suggest having an early bird discount apply to all ticket
 categories. I'd suggest something like a 5% discount for charter
 member tickets instead.

 Note: conferences organisors need to decide whether they will also
 give such a discount to professional bodies as well (such as
 professional institute of surveyors). Such organisations often
 aggressively request a discount for their members in return for
 publicising foss4g to their membership.

 There is a very important reason conferences have a early bird
 discount. It means that conference organisors get an early indication
 of the number of attendees coming to the conference. This helps
 significantly with
regards to making financial decisions about the
 conference. In particular, it enables organisors to decide to cancel
 the conference before having to lock into key financial commitments
 and potentially sending OSGeo bankrupt. This was very important for us
 in FOSS4G 2009, the year of the global financial crisis, when
 registrations were much lower than expected. At the early bird
 deadline, we were aware that we had enough people attending that we
 would loose less money by going ahead than if we cancelled, so we went
 ahead. Without that confidence, we likely would have decided to cancel
 the conference. (In the end more people did register, and we were just
 able to make a modest profit.)

 On 14/08/2014 4:56 am, Kate Chapman wrote:
<blockquote class="gmail_quote" style="margin: 0pt 0pt 1ex 0.8ex; border-left: 1px solid #8ae234; padding-left: 1ex;"> Hi All,

 I think the comparison between the SotM model
and the FOSS4G model is
 interesting, but it is important to think about the financial
 objectives of each conference. My understanding was that FOSS4G
 provides most of the funding for OSGEO over the year, this isn't the
 case for SotM. Though successful sponsorship programs could possibly
 make up the difference between the discounted tickets.

 One note, I've worked for a few organizations that have paid my
 ticket for SotM. I've also paid the mapper price myself previously as
 well. I would have not been able to get them to pay for FOSS4G
 though. Some of you may have noticed I have given a workshop every
 year I've attended FOSS4G. I would not be able to attend otherwise.
 Not that it is conceivable for everyone to give a workshop to be able
 to attend.

 Best,

 -Kate


 On Wed, Aug 13, 2014 at 11:46 AM, Daniel Kastl <<a moz-do-not-send="true" href="mailto:daniel@georepublic.de">daniel@georepublic.de</a>

<<a moz-do-not-send="true" href="mailto:daniel@georepublic.de">mailto:daniel@georepublic.de</a>>> wrote:


         SotM finances are based on the expectation that most people
         attending will be ‘mappers’ who pay the lower rate, I doubt
         they make much money from the business tickets.


     Hi Steven,

     I agree that SotM is a bit extreme in the price difference. It
     doesn't need to be that much. But I can speak for SotM Tokyo,
     where I was involved, and there were more business tickets sold
     than I expected and they made up a large share of the total
     revenue through ticket sales.

     My main point is, that for delegates, who get paid the conference
     by their employer, a slightly higher price doesn't really matter
     (it's just a fraction of the total cost anyway), because they
     just pass the costs to the employer. For the employer it has a
     value, if one can see the company name on
the badge.
     But someone from nearby for example or tries to keep the travel
     costs low and takes a holiday to attend FOSS4G, such a discounted
     community ticket makes a difference, whether the person is a
     charter member or not.
     I think we should strengthen the value of the community, not the
     "club" of charter members. ;-)

     Daniel
     --
</blockquote></blockquote></blockquote><hr>
Conference_dev mailing list
<a moz-do-not-send="true" href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a>
<a moz-do-not-send="true" href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a>

</pre>
                    </blockquote>
                  </div>
                </div>
                _______________________________________________<br>
                Conference_dev mailing list<br>
                <a moz-do-not-send="true" href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
                <a class="moz-txt-link-freetext" href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a></blockquote>
            </div>
            <br>
          </div>
        </div>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
  </div>

</blockquote></div><br></div></div></body></html>