<div dir="ltr">Another voice from the FOSS4G 2014 LOC -- I'd +1 an earlier bid process from a fundraising angle, too -- many sponsoring orgs set their budgets 12+ months out, and it's harder to approach sponsors if you don't have all of the details nailed down (venue, etc).<div><br></div><div>-k.bott</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Dec 22, 2014 at 9:13 AM, Eli Adam <span dir="ltr"><<a href="mailto:eadam@co.lincoln.or.us" target="_blank">eadam@co.lincoln.or.us</a>></span> wrote:<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><span class="">On Mon, Dec 22, 2014 at 5:48 AM, Steven Feldman <<a href="mailto:shfeldman@gmail.com">shfeldman@gmail.com</a>> wrote:<br>
> Fair points Arnulf<br>
><br>
> Surely the announcement requesting LoI’s can be anticipated by potential bid<br>
> teams who can start their venue planning etc before the official<br>
> announcement.<br>
<br>
</span>Writing LoI's is easy and can be done years in advance or the week in<br>
advance.  Reserving venues with a deposit is more of a commitment.<br>
<span class=""><br>
><br>
> We know 2016 is Europe, 2017 is America, 2018 is somewhere else 2019 is<br>
> Europe, 2020 America and 2012 is somewhere else - do teams bidding for 2017<br>
> onwards need any more notification than that?<br>
<br>
</span>Yes, LOCs need a decision so that they can pay a deposit on their<br>
venue.  Most venues will not reserve without a deposit and most LOCs<br>
won't pay a deposit without a decision that they have been awarded the<br>
bid.<br>
<br>
Where is PyCon in 2017?  Oh, Portland [1], they already know far in<br>
advance and will be reserving venues, the same venues that FOSS4G<br>
might be considering.  Same for other cities and other conferences.<br>
The conferences that book the same venues as FOSS4G reserve 2-3 years<br>
in advance, for FOSS4G to have a chance at those venues we need to<br>
reserve on similar time frames (or rely on luck or alternate venues or<br>
adjust the dates).<br>
<br>
<br>
Best regards, Eli<br>
<br>
<br>
[1] <a href="http://pyfound.blogspot.com/2014/08/portland-chosen-as-pycon-20162017.html" target="_blank">http://pyfound.blogspot.com/2014/08/portland-chosen-as-pycon-20162017.html</a><br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
<br>
> ______<br>
> Steven<br>
><br>
><br>
> On 19 Dec 2014, at 11:52, Seven (aka Arnulf) <<a href="mailto:seven@arnulf.us">seven@arnulf.us</a>> wrote:<br>
><br>
> -----BEGIN PGP SIGNED MESSAGE-----<br>
> Hash: SHA1<br>
><br>
> Steven,<br>
> in my experience there are several distinct phases and the very initial<br>
> phase of selecting a venue, coordinating with parallel events, starting<br>
> dialogs about co-location etc. need to be done with enough time to go.<br>
> This will typically be done by a small team of initial firestarters.<br>
><br>
> Later on the team will grow and include others. The last sprint planning<br>
> meeting will take place just a few months prior to the conference.<br>
><br>
> Therefore I would not think that an early CfP will result in a tired or<br>
> burnt-out team. It is the responsibility of the LOC chair to manage<br>
> accordingly (as you have brilliantly managed to) and take care that the<br>
> team will not be stretched too hard (...until a few weeks prior to the<br>
> event when the team has to go full throttle).<br>
><br>
> Cheers,<br>
> Arnulf<br>
><br>
> On 19.12.2014 08:33, Steven Feldman wrote:<br>
><br>
> I am not sure that I agree that LOCs need or want more than 18-20<br>
> months notice. Whilst there may be a benefit in terms of venue<br>
> booking, there could be a downside in team fatigue and drop out<br>
><br>
> For FOSS4G2013 we started thinking about the event and putting a team<br>
> together in September 2011. We were ready with a venue (provisional<br>
> booking) by the time the call for LoIs came out.<br>
><br>
> Steven<br>
><br>
> On 19 Dec 2014, at 01:13, Eli Adam <<a href="mailto:eadam@co.lincoln.or.us">eadam@co.lincoln.or.us</a>> wrote:<br>
><br>
> Conference Committee,<br>
><br>
> Consistent feedback from previous LOCs is "make the FOSS4G LOC<br>
> decision with more time before the event".  The 2016 decision is<br>
> slated to be made on 2015-03-01 [1].  Should we launch the 2017<br>
> process on 2015-03-02?  It seems that LOCs are eagerly awaiting<br>
> the opportunity to bid and are more than prepared once the process<br>
> happens.<br>
><br>
> A LOC decision with more time before the event may also be the<br>
> single best way to ensure success and reduce risk.  It is also<br>
> super easy.  I suggest moving up the 2017 and 2018 timelines.<br>
> Until there are complaints from potential LOCs that the decision is<br>
> too early or more importantly if there are no quality bids, then I<br>
> think the decision can be made sooner.<br>
><br>
> Claude, Sorry to hear that there is not suitable date availability<br>
> at your top choice venue.  I'm sure that if Lausanne bids it would<br>
> be one of several very excellent bids.  Had the bid been earlier<br>
> and awarded to Lasanne, I'm sure that the LOC would already be well<br>
> on the way to a great conference.<br>
><br>
> Best regards, Eli<br>
><br>
><br>
> [1] <a href="http://www.osgeo.org/conference/rfp/" target="_blank">http://www.osgeo.org/conference/rfp/</a><br>
><br>
> _______________________________________________ Conference_dev<br>
> mailing list <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
><br>
><br>
><br>
> - --<br>
> Exploring Space, Time and Mind<br>
> <a href="http://arnulf.us" target="_blank">http://arnulf.us</a><br>
> -----BEGIN PGP SIGNATURE-----<br>
> Version: GnuPG v1.4.11 (GNU/Linux)<br>
><br>
> iEYEARECAAYFAlSUEZoACgkQXmFKW+BJ1b3Q4ACeK9zadq5oE4s9IqhUAUm2DZT9<br>
> lM8AnRKDuLTKE2mWxymvfYO1ekiMVqiz<br>
> =l4Nu<br>
> -----END PGP SIGNATURE-----<br>
> _______________________________________________<br>
> Conference_dev mailing list<br>
> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Conference_dev mailing list<br>
> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
_______________________________________________<br>
Conference_dev mailing list<br>
<a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a></div></div></blockquote></div></div>