<p dir="ltr"><br>
On Dec 22, 2014 11:13 PM, "Bart van den Eijnden" <<a href="mailto:bartvde@osgis.nl">bartvde@osgis.nl</a>> wrote:<br>
><br>
> I think Cameron is saying start the process for 2017 in 6 months from now and for 2018 in 12 months from now.<br>
></p>
<p dir="ltr">Yes, that sounds great.  I'll draft a proposal.</p>
<p dir="ltr">Eli</p>
<p dir="ltr">> Bart<br>
><br>
> Sent from my iPhone<br>
><br>
> > On 22 dec. 2014, at 22:38, Eli Adam <<a href="mailto:eadam@co.lincoln.or.us">eadam@co.lincoln.or.us</a>> wrote:<br>
> ><br>
> > On Mon, Dec 22, 2014 at 12:09 PM, Cameron Shorter<br>
> > <<a href="mailto:cameron.shorter@gmail.com">cameron.shorter@gmail.com</a>> wrote:<br>
> >> I'm +0 for moving the conference selection forward.<br>
> >> I suggest start by selecting foss4g-na in 6 months time, foss4g-(elsewhere)<br>
> >> in 12 months.<br>
> >> If that suites people from NA, I suggest raising a motion.<br>
> ><br>
> > Selecting FOSS4G 2017 12 months from now would be keeping things about<br>
> > the same, I don't think a motion is needed to do that.<br>
> ><br>
> > Eli<br>
> ><br>
> >><br>
> >><br>
> >>> On 23/12/2014 4:13 am, Eli Adam wrote:<br>
> >>><br>
> >>> On Mon, Dec 22, 2014 at 5:48 AM, Steven Feldman <<a href="mailto:shfeldman@gmail.com">shfeldman@gmail.com</a>><br>
> >>> wrote:<br>
> >>>><br>
> >>>> Fair points Arnulf<br>
> >>>><br>
> >>>> Surely the announcement requesting LoI’s can be anticipated by potential<br>
> >>>> bid<br>
> >>>> teams who can start their venue planning etc before the official<br>
> >>>> announcement.<br>
> >>><br>
> >>> Writing LoI's is easy and can be done years in advance or the week in<br>
> >>> advance.  Reserving venues with a deposit is more of a commitment.<br>
> >>><br>
> >>>> We know 2016 is Europe, 2017 is America, 2018 is somewhere else 2019 is<br>
> >>>> Europe, 2020 America and 2012 is somewhere else - do teams bidding for<br>
> >>>> 2017<br>
> >>>> onwards need any more notification than that?<br>
> >>><br>
> >>> Yes, LOCs need a decision so that they can pay a deposit on their<br>
> >>> venue.  Most venues will not reserve without a deposit and most LOCs<br>
> >>> won't pay a deposit without a decision that they have been awarded the<br>
> >>> bid.<br>
> >>><br>
> >>> Where is PyCon in 2017?  Oh, Portland [1], they already know far in<br>
> >>> advance and will be reserving venues, the same venues that FOSS4G<br>
> >>> might be considering.  Same for other cities and other conferences.<br>
> >>> The conferences that book the same venues as FOSS4G reserve 2-3 years<br>
> >>> in advance, for FOSS4G to have a chance at those venues we need to<br>
> >>> reserve on similar time frames (or rely on luck or alternate venues or<br>
> >>> adjust the dates).<br>
> >>><br>
> >>><br>
> >>> Best regards, Eli<br>
> >>><br>
> >>><br>
> >>> [1]<br>
> >>> <a href="http://pyfound.blogspot.com/2014/08/portland-chosen-as-pycon-20162017.html">http://pyfound.blogspot.com/2014/08/portland-chosen-as-pycon-20162017.html</a><br>
> >>><br>
> >>><br>
> >>>> ______<br>
> >>>> Steven<br>
> >>>><br>
> >>>><br>
> >>>> On 19 Dec 2014, at 11:52, Seven (aka Arnulf) <<a href="mailto:seven@arnulf.us">seven@arnulf.us</a>> wrote:<br>
> >>>><br>
> >>>> -----BEGIN PGP SIGNED MESSAGE-----<br>
> >>>> Hash: SHA1<br>
> >>>><br>
> >>>> Steven,<br>
> >>>> in my experience there are several distinct phases and the very initial<br>
> >>>> phase of selecting a venue, coordinating with parallel events, starting<br>
> >>>> dialogs about co-location etc. need to be done with enough time to go.<br>
> >>>> This will typically be done by a small team of initial firestarters.<br>
> >>>><br>
> >>>> Later on the team will grow and include others. The last sprint planning<br>
> >>>> meeting will take place just a few months prior to the conference.<br>
> >>>><br>
> >>>> Therefore I would not think that an early CfP will result in a tired or<br>
> >>>> burnt-out team. It is the responsibility of the LOC chair to manage<br>
> >>>> accordingly (as you have brilliantly managed to) and take care that the<br>
> >>>> team will not be stretched too hard (...until a few weeks prior to the<br>
> >>>> event when the team has to go full throttle).<br>
> >>>><br>
> >>>> Cheers,<br>
> >>>> Arnulf<br>
> >>>><br>
> >>>> On 19.12.2014 08:33, Steven Feldman wrote:<br>
> >>>><br>
> >>>> I am not sure that I agree that LOCs need or want more than 18-20<br>
> >>>> months notice. Whilst there may be a benefit in terms of venue<br>
> >>>> booking, there could be a downside in team fatigue and drop out<br>
> >>>><br>
> >>>> For FOSS4G2013 we started thinking about the event and putting a team<br>
> >>>> together in September 2011. We were ready with a venue (provisional<br>
> >>>> booking) by the time the call for LoIs came out.<br>
> >>>><br>
> >>>> Steven<br>
> >>>><br>
> >>>> On 19 Dec 2014, at 01:13, Eli Adam <<a href="mailto:eadam@co.lincoln.or.us">eadam@co.lincoln.or.us</a>> wrote:<br>
> >>>><br>
> >>>> Conference Committee,<br>
> >>>><br>
> >>>> Consistent feedback from previous LOCs is "make the FOSS4G LOC<br>
> >>>> decision with more time before the event".  The 2016 decision is<br>
> >>>> slated to be made on 2015-03-01 [1].  Should we launch the 2017<br>
> >>>> process on 2015-03-02?  It seems that LOCs are eagerly awaiting<br>
> >>>> the opportunity to bid and are more than prepared once the process<br>
> >>>> happens.<br>
> >>>><br>
> >>>> A LOC decision with more time before the event may also be the<br>
> >>>> single best way to ensure success and reduce risk.  It is also<br>
> >>>> super easy.  I suggest moving up the 2017 and 2018 timelines.<br>
> >>>> Until there are complaints from potential LOCs that the decision is<br>
> >>>> too early or more importantly if there are no quality bids, then I<br>
> >>>> think the decision can be made sooner.<br>
> >>>><br>
> >>>> Claude, Sorry to hear that there is not suitable date availability<br>
> >>>> at your top choice venue.  I'm sure that if Lausanne bids it would<br>
> >>>> be one of several very excellent bids.  Had the bid been earlier<br>
> >>>> and awarded to Lasanne, I'm sure that the LOC would already be well<br>
> >>>> on the way to a great conference.<br>
> >>>><br>
> >>>> Best regards, Eli<br>
> >>>><br>
> >>>><br>
> >>>> [1] <a href="http://www.osgeo.org/conference/rfp/">http://www.osgeo.org/conference/rfp/</a><br>
> >>>><br>
> >>>> _______________________________________________ Conference_dev<br>
> >>>> mailing list <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> >>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
> >>>><br>
> >>>><br>
> >>>><br>
> >>>> - --<br>
> >>>> Exploring Space, Time and Mind<br>
> >>>> <a href="http://arnulf.us">http://arnulf.us</a><br>
> >>>> -----BEGIN PGP SIGNATURE-----<br>
> >>>> Version: GnuPG v1.4.11 (GNU/Linux)<br>
> >>>><br>
> >>>> iEYEARECAAYFAlSUEZoACgkQXmFKW+BJ1b3Q4ACeK9zadq5oE4s9IqhUAUm2DZT9<br>
> >>>> lM8AnRKDuLTKE2mWxymvfYO1ekiMVqiz<br>
> >>>> =l4Nu<br>
> >>>> -----END PGP SIGNATURE-----<br>
> >>>> _______________________________________________<br>
> >>>> Conference_dev mailing list<br>
> >>>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> >>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
> >>>><br>
> >>>><br>
> >>>><br>
> >>>> _______________________________________________<br>
> >>>> Conference_dev mailing list<br>
> >>>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> >>>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
> >>><br>
> >>> _______________________________________________<br>
> >>> Conference_dev mailing list<br>
> >>> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> >>> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
> >><br>
> >><br>
> >> --<br>
> >> Cameron Shorter,<br>
> >> Software and Data Solutions Manager<br>
> >> LISAsoft<br>
> >> Suite 112, Jones Bay Wharf,<br>
> >> 26 - 32 Pirrama Rd, Pyrmont NSW 2009<br>
> >><br>
> >> P +61 2 9009 5000,  W <a href="http://www.lisasoft.com">www.lisasoft.com</a>,  F +61 2 9009 5099<br>
> >><br>
> >><br>
> >> _______________________________________________<br>
> >> Conference_dev mailing list<br>
> >> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> >> <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
> > _______________________________________________<br>
> > Conference_dev mailing list<br>
> > <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> > <a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
</p>