<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Totally fair questions. Here's where these things came from:</div><div class="gmail_default" style=""><ul style=""><li style=""><font face="tahoma, sans-serif"><b>Regarding the "advance" and the guarantee:</b> We followed the form of how Bonn was setup. In the Bonn template "schedule" that was shared with us there was $57,500 for the "advance" and $57,500 for the "additional guarantee". Then the schedule identified $115,000 for the "Maximum total OSGeo financial exposure.".  The previous threads had identified our total "maximum advance" as $70,000 (that we would seek in two installments). Since the "additional guarantee" had not been discussed explicitly I followed the "Bonn model" and had the additional guarantee match the advance payment, i.e., the $70,000; for a total exposure of $140,000. If that's not appropriate, or the "additional guarantee"; or "total exposure" needs to back down we will figure it out with your guidance.</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif"><b>Regarding the "legal" language:</b> In reviewing the Bonn agreement we were both pleased and a little surprised that there weren't more "terms and conditions". We're all for simplicity and clarity. That said, our PCO, Delaney Meeting & Event Management (DMEM) made these suggestions as they will be a signatory to the agreement. In short, these are common sense protections that are routine in almost all contracts. We certainly understand and respect your potential need to have additional review, and we certainly reviewed the language but did not feel that engaging legal counsel was necessary due to the fact that these clauses are so commonplace (i.e., I have seen this language many times before) and because they protect both parties to the agreement. Here's my layman's summary of what they mean and why they are important (and this is in <i>no way</i> is designed to dissuade you from getting the reviews OSGeo thinks are necessary):<br></font></li><ol><li><b style="font-family:tahoma,sans-serif">Mitigation Clause/Force Majeure:</b><span style="font-family:tahoma,sans-serif"> If something terrible and beyond the control of either of us happens (e.g., crazy weather; terrorism that locks down travel; etc.) that causes the event to be cancelled late in the game, there is a means to do that. As per later in the document, we will have "cancellation insurance" so that if this happens neither party loses already spent $'s.</span><br></li><li><b style="font-family:tahoma,sans-serif">Indemnification</b><span style="font-family:tahoma,sans-serif">: Is a mutual protection that if </span><i style="font-family:tahoma,sans-serif">either party</i><span style="font-family:tahoma,sans-serif"> is acting in bad faith or shows negligence or blatant incompetence, that causes damage and as a result the other party (i.e., the one that did not cause the problem) is sued, the party at fault is responsible for those damages and must </span><i style="font-family:tahoma,sans-serif">indemnify</i><span style="font-family:tahoma,sans-serif"> the non-responsible party.</span><br></li><li><b style="font-family:tahoma,sans-serif">Arbitration:</b><span style="font-family:tahoma,sans-serif"> If there is a dispute, this clause indicates that it will be resolved through arbitration, as opposed to a lawsuit. Arbitration is generally a quicker and less costly process (at least in the USA).</span><br></li><li><b style="font-family:tahoma,sans-serif">Event insurance</b><span style="font-family:tahoma,sans-serif">: We will obtain insurance to cover both cancellation exposure and liability that may result from this event. This is commonplace and our PCO is familiar with these types of policies and affordable means of obtaining them. These costs are included in our budget.</span></li></ol></ul><div><font face="tahoma, sans-serif">Even with these additions, this agreement remains very lean. Obviously, we do not want to add unnecessary complexity or slow things down. Rather, our intent is to have a solid agreement that protects both parties and helps to cement a productive and collaborative partnership.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Please let us know if there's any other information you require; or anything else we can do to clarify things. If this needs more thorough and time consuming review we regret that, but also accept it.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Please let us know what comes next, and in particular whether we should revise our request for the size of the "additional guarantee".</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Thanks to all for the work you're putting into this...</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">MT</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Mar 8, 2016 at 3:04 PM, Steven Feldman <span dir="ltr"><<a href="mailto:shfeldman@gmail.com" target="_blank">shfeldman@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div style="word-wrap:break-word"><span class="">Michael<div><br></div><div>The overall guarantee including seed funding is $140k - I do not recall this high a number being advised previously. Could you clarify.</div><div><br></div></span><div><span class="">While I do not have any fundamental disagreement with the clauses that you have added at the end, they will need to be reviewed by someone more legally qualified than me which may incur both costs and delay. <br><div>
<span style="border-collapse:separate;color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-style:normal;font-variant:normal;font-weight:normal;letter-spacing:normal;line-height:normal;text-align:-webkit-auto;text-indent:0px;text-transform:none;white-space:normal;word-spacing:0px">______<br>Steven<br><br></span>

</div>
<br></span><div><blockquote type="cite"><span class=""><div>On 8 Mar 2016, at 16:43, Michael Terner <<a href="mailto:mgt@appgeo.com" target="_blank">mgt@appgeo.com</a>> wrote:</div><br></span><div><div><div class="h5"><div dir="ltr"><div style="font-family:tahoma,sans-serif">​Conference Dev Committee:</div><div style="font-family:tahoma,sans-serif">Thank you very much for your support of the motion to provide our team seed funding.</div><div style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div style="font-family:tahoma,sans-serif">As promised earlier in the thread, attached is a "draft agreement" between OSGeo and the Boston Location Organizing Committee (BLOC), as well as with our PCO, Delaney Meeting & Event Management (DMEM). We are hopeful that this is on target and can be passed on to the Board in time for their meeting on Thursday. We are assuming that Conference Dev will bring this to the Board's attention.</div><div style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div style="font-family:tahoma,sans-serif">Here's what you will find in the attached document (attached as .DOC, .ODT and .PDF):</div><div><ol><li><font face="tahoma, sans-serif">Our re-work of the Bonn Template Agreement to include our specific requests for advance and guarantees; as well as our "percentage of profits returned to OSGeo" language that was also contained in our proposal (and is slightly different than 90%).</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Some common-sense legal terms that were suggested by DMEM for things like Force Majeur, mutual indemnification and arbitration of disputes. We also affirm our commitment to purchase our own cancellation and liability insurance.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Attachment 1 which is structured as a PCO contract between OSGeo and DMEM on behalf of the BLOC, allowing DMEM to serve as our financial agent and as the entity that would sign the commitment with our venue (this was distributed earlier).</font></li></ol><div><font face="tahoma, sans-serif">Given the nature of this arrangement we have three signature lines for OSGeo, the BLOC, and also DMEM, on behalf of the BLOC.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Please let us know if you have any question, or need anything further. And again, thanks in advance for carrying this forward to the Board.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Sincerely,</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">MT & the BLOC</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div></div></div>

<br>
</div></div><span class=""><span style="color:rgb(128,128,128);font-family:'Courier New';font-size:10px;background-color:rgb(255,255,255)">This e-mail message and any attachments may contain confidential or legally privileged information. If you are not an intended recipient or otherwise authorized to receive this message, you should not use, copy, distribute, disclose or take any action based on the information contained in this e-mail or any attachments. If you have received this message and material in error, please advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics, Inc. (AppGeo).</span><span><OSGeo + BostonLOC Agreement DRAFT v3.odt></span><span><OSGeo + BostonLOC Agreement DRAFT v3.pdf></span><span><OSGeo + BostonLOC Agreement DRAFT v3.doc></span>_______________________________________________<br>Conference_dev mailing list<br><a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br><a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" target="_blank">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a></span></div></blockquote></div><br></div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:10px"><strong>Michael Terner</strong></span><br style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">
<em style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span style="font-size:10px">Executive Vice President</span></em><br>
<span style="font-size:9px">617-447-2468  Direct | 617-447-2400 Main</span><br>
<span style="font-size:9px"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">Applied Geographics, Inc.</span><br>
<span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">24 School Street, Suite 500<br>Boston, MA 02108</span><br>
<span style="color:#009933"><a href="http://www.AppGeo.com" target="_blank">www.AppGeo.com</a></span><br></span></div><div><span style="font-size:9px"><strong><font color="#cc0000">Please come to Boston for Global FOSS4G 2017:</font> </strong></span><font size="1"><b><a href="http://2017.foss4g.org/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">http://2017.foss4g.org/</a></b></font><strong style="font-size:9px"> </strong><span style="font-size:9px"><br></span></div><div><strong style="font-size:9px"><br></strong></div></div></div>
</div></div>

<br>
<span style="color:rgb(128,128,128);font-family:'Courier New';font-size:10px;background-color:rgb(255,255,255)">This e-mail message and any attachments may contain confidential or legally privileged information. If you are not an intended recipient or otherwise authorized to receive this message, you should not use, copy, distribute, disclose or take any action based on the information contained in this e-mail or any attachments. If you have received this message and material in error, please advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics, Inc. (AppGeo).</span>