<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space;" class="">A massive thanks to Cameron for doing this<div class=""><br class=""></div><div class="">Could those who have not, please update the wiki with the date they joined the committee and their past conference roles</div><div class=""><br class=""></div><div class="">Thanks and have a great weekend<br class=""><div class="">
<span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px;  ">______<br class="">Steven<br class=""><br class=""></span>

</div>
<br class=""><div><blockquote type="cite" class=""><div class="">On 16 Sep 2016, at 22:41, Cameron Shorter <<a href="mailto:cameron.shorter@gmail.com" class="">cameron.shorter@gmail.com</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><div class="">
  
    <meta content="text/html; charset=utf-8" http-equiv="Content-Type" class="">
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000" class=""><p class="">In order to facilitate discussion, and help bring this motion the
      a productive conclusion, I've copied Steven's proposed policy text
      into our conference wiki, and then added what I think are still
      outstanding comments in red. I've used my discretion and have
      trimmed comments, so I suggest checking to ensure you have not
      been misquoted. If you have a comment which you don't think has
      been addressed, feel free to add it to the wiki (in red font).</p><p class="">If you haven't voted, then please do so. If you don't want to
      vote, then I suggest you might want to retire from the voting
      conference committee. Possibly continue as an observer and/or
      advisor, but without providing a vote.</p><p class="">Text here:
<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Conference_Committee#Proposed_Conference_Committee_Policies">https://wiki.osgeo.org/wiki/Conference_Committee#Proposed_Conference_Committee_Policies</a><br class="">
    </p>
    Voting status:<br class="">
    <meta charset="utf-8" class="">
    <ol style="margin: 0.3em 0px 0px 3.2em; padding: 0px;
      list-style-image: none; color: rgb(37, 37, 37); font-family:
      sans-serif; font-size: 14px; font-style: normal;
      font-variant-ligatures: normal; font-variant-caps: normal;
      font-weight: normal; letter-spacing: normal; orphans: 2;
      text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none;
      white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px;
      -webkit-text-stroke-width: 0px; background-color: rgb(255, 255,
      255);" class="">
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Stevenfeldman" title="User:Stevenfeldman" style="text-decoration: none;
          color: rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Steven Feldman</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:EliL" title="User:EliL" style="text-decoration: none; color: rgb(11, 0, 128);
          background: none;" class="">Eli Adam</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Pmbatty" title="User:Pmbatty" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Peter Batty</a></li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Bitner" title="User:Bitner" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">David Bitner</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+0</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Maria" title="User:Maria" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Maria Brovelli</a><span class="Apple-converted-space"> </span>-1 until the mechanism
        of voting has been revised.</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Jachym" title="User:Jachym" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Jachym Cepicky</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Vasile" title="User:Vasile" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Vasile Craciunescu</a></li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class="">David Fawcett positive words</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:GFleming" title="User:GFleming" class="mw-redirect" style="text-decoration: none; color: rgb(11, 0, 128);
          background: none;">Gavin Fleming</a></li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class="">Darrell Fuhriman</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Helena" title="User:Helena" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Helena Mitasova</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class="">Claude Philipona</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Venkat" title="User:Venkat" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Venkatesh Raghavan</a></li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Pwramsey3" title="User:Pwramsey3" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Paul Ramsey</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Camerons" title="User:Camerons" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Cameron Shorter</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Sanghee" title="User:Sanghee" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Sanghee Shin</a><span class="Apple-converted-space"> </span>+1</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class=""><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/User:Till_Adams" title="User:Till Adams" style="text-decoration: none; color:
          rgb(11, 0, 128); background: none;" class="">Till Adams</a><span class="Apple-converted-space"> </span>positive words</li>
      <li style="margin-bottom: 0.1em;" class="">Jeroen Ticheler +1</li>
    </ol>
    <br class="">
    <div class="moz-cite-prefix">On 10/09/2016 12:41 AM, Steven Feldman
      wrote:<br class="">
    </div>
    <blockquote cite="mid:F29A968E-5D0A-457B-88DD-F3C0A7CAE3ED@gmail.com" type="cite" class="">
      <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8" class="">
      This mail is aimed at the current members of the Conference
      Committee (we do not have a private list). 
      <div class=""><br class="">
      </div>
      <div class="">Only committee members can vote on these proposals,
        others on this list are welcome to comment and committee members
        will hopefully take note of those opinions when voting on the
        matters proposed.<br class="">
        <br class="">
        The current membership of the conference committee is listed at <a moz-do-not-send="true" href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Conference_Committee#Current_Members" class="">https://wiki.osgeo.org/wiki/Conference_Committee#Current_Members</a>.
        We have 19 members after Dave McIlhagga resigned and after we
        co-opted Till Adams as the chair of FOSS4G2016. There is
        currently no policy or rule for eligibility nor for requiring a
        member to retire after a period of time. <br class="">
        <br class="">
        I have suggested in the past that we needed to have an open and
        fair process for selecting members and limiting the maximum
        number of committee members. At the face to face it was agreed
        that I should propose a policy.<br class="">
        <br class="">
        I propose the following:<br class="">
        <br class="">
        Goals</div>
      <div class="">=====</div>
      <div class=""><br class="">
      </div>
      <div class="">The conference committee have the responsibility to
        run the selection process and voting for the global FOSS4G, to
        vote on other proposals submitted to the committee and to advise
        the board on other matters relating to FOSS4G events.</div>
      <div class=""><br class="">
      </div>
      <div class="">Role of the Committee and the broader community on
        the Conference_Dev list</div>
      <div class="">============================================================</div>
      <div class=""><br class="">
      </div>
      <div class="">
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class="">1) Everyday topics will
            be decided upon by an open vote of all list participants in
            a clearly designated separate mail thread (+1/-1) over a
            minimum of two business days with a minimum participation of
            3 votes. Ideally we aim for consensus falling back on simple
            majority vote where necessary. The result will be clearly
            declared afterwards (or whatever is decided).</span></div>
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class=""><br class="">
          </span></div>
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class="">2) Election of
            conference committee is by secret vote and restricted to the
            remaining conference committee members and board members who
            are not members of the conference committee.</span></div>
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class=""><br class="">
          </span></div>
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class="">3) FOSS4G Selection -
            All Letters of Intent and subsequent proposals will be
            posted to the list for open comment by all participants. The
            selection of the winning proposal is by secret vote of
            conference committee members only. Any committee member who
            has a potential conflict of interest is expected to withdraw
            from vote. In the event of a disagreement the committee
            chair will decide.</span></div>
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class=""><br class="">
          </span></div>
        <div style="margin: 0px; line-height: normal;
          -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
          -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class="">Votes in 2 and 3 are to
            an online voting service or by email to an independent
            teller appointed by CC Chair</span></div>
      </div>
      <div style="margin: 0px; line-height: normal;
        -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
        -webkit-text-stroke-width: initial;" class=""><span style="font-kerning: none" class=""><br class="">
        </span></div>
      <div style="margin: 0px; line-height: normal;
        -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
        -webkit-text-stroke-width: initial;" class="">Conference
        Committee membership policy and process</div>
      <div style="margin: 0px; line-height: normal;
        -webkit-text-stroke-color: rgb(0, 0, 0);
        -webkit-text-stroke-width: initial;" class="">==========================================</div>
      <div class=""><br class="">
        1) The conference committee aims to retain up to 11 active
        members, preferably an odd number<br class="">
        <br class="">
      </div>
      <div class="">2) The committee aims for half of these members to
        be chairs (or vice chairs) of the most recent FOSS4G global
        events. The chair of the most recent FOSS4G event will
        automatically be invited to become a member<br class="">
        <br class="">
      </div>
      <div class="">3) The remaining membership is open, ideally
        attracting people from earlier past chairs or active LOC members
        from past Global, Regional FOSS4G or related conferences</div>
      <br class="">
      <div class="">4) Each year (after FOSS4G) the 3 committee members
        should stand down:<br class="">
        a) The longest standing past FOSS4G chair<br class="">
        b) The longest standing 2 committee members remaining<br class="">
        <div class=""><br class="">
        </div>
        <div class="">5) Each year, prior to putting out the Global
          FOSS4G RfP, the old committee should vote for their
          replacement committee, using the above criteria as voting
          guidelines.  OSGeo Board members who are not on the conference
          committee will also be invited to vote.
          <div class=""><br class="">
            6) Past committee members including those who have stood
            down due to length of service may stand for re-election<br class="">
            <br class="">
          </div>
          <div class="">7) Votes will be secret either using an online
            voting system or by email to a designated teller who is not
            a voter. The mechanism will be selected by the committee
            chair.<br class="">
            <br class="">
            I would ask committee members (and list participants) to
            comment on this proposal by 18.00 GMT Wednesday 14th
            September. I will then call for a vote amongst committee
            members only, the vote will close at 18.00 GMT on Sunday
            18th September. <br class="">
            <br class="">
            Once the membership policy has been agreed we will then need
            to apply the policy to the existing membership. I suggest
            that we ask all current members to confirm whether they wish
            to remain committee members and then hold an election (if
            needed). To this end it would be helpful if each committee
            member could update their record on the wiki page to show
            when they joined the conference committee (see my example). <br class="">
            <br class="">
            The intention is that a 2016-7 committee of 11 will have
            been selected before we vote on the LoI’s for 2018, which is
            likely to be before the end of October.<br class="">
            <div class="">
              <span class="Apple-style-span" style="border-collapse:
                separate; font-variant-ligatures: normal;
                font-variant-position: normal; font-variant-numeric:
                normal; font-variant-alternates: normal;
                font-variant-east-asian: normal; line-height: normal;
                border-spacing: 0px;">______<br class="">
                Steven<br class="">
                <br class="">
              </span>
            </div>
            <br class="">
          </div>
        </div>
      </div>
      <br class="">
      <fieldset class="mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <br class="">
      <pre wrap="" class="">_______________________________________________
Conference_dev mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a></pre>
    </blockquote>
    <br class="">
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Cameron Shorter
M +61 419 142 254</pre>
  </div>

_______________________________________________<br class="">Conference_dev mailing list<br class=""><a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" class="">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br class="">http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</div></blockquote></div><br class=""></div></body></html>