<div dir="ltr">Hi all,<div><br></div><div>So:</div><div><br></div><div>- Attendance: prior experience w/ conferences in the "other hemisphere" have been a lower attendance, and in general, have been that the "international" component can not be expected to drastically exceed 200, which means anything beyond that has to be local/regional (ie, a European conference cannot expect much more than 200 non-European attendees). With your attendance tranches, of 500, 650, 750, you feel confident in African attendance of 300, 450, 550?</div><div>- Workshops: You've budgeted to rent 30 computers, but have 240 workshop slots. You could run one classroom over 4 days (8 timeslots) or maybe you have more classrooms available outside the rental computers? (Also, remember to rent slightly more computers than you need, to account for broken gear)</div><div>- Design: You've budgeted 10K, which seems very very high, like A/V budget line high. Usually the design only comes in around 1K.</div><div>- Meals: prices are enjoyably low. You have confirmed these w/ the venue and are not just guesstimating? Sometimes venues have exclusivities on food and bev and will be much higher than you'd think from your knowledge of local restaurants, etc.</div><div>- Organizer expenses are confirmed w/ organizer company?</div><div>- Sponsorship: your sponsorship sheet is wonderful, great to see so many relevant sponsorship targets already identified.</div><div>- A/V: I'm not seeing an A/V line. Along w/ venue and wifi, A/V is usually one of the largest fixed costs. Rooms need screens, projectors, sound systems, a plenary hall needs all the the above, only bigger and fancier, etc, etc. Usually it's pricey.</div><div>- Recording: One thing missing from my old model budget (which you've worked from here) is recording. Recording has been so well done in recent years, and so important to capturing the value of FOSS4G, that it needs to be formally budgeted so it happens. This is a place former chairs could provide guidance and help?</div><div><br></div><div>In all, looks OK to me, particularly if the big line items (venue, food, A/V, Wifi, Recording) have had priced verified against the marketplace.</div><div><br></div><div>ATB,</div><div>P<br><br></div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Nov 24, 2016 at 4:20 PM, Mark Iliffe <span dir="ltr"><<a href="mailto:markiliffe@gmail.com" target="_blank">markiliffe@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Habari FOSS4G Conference Selection Committee,<br>
<br>
Please find attached our proposal and budget for FOSS4G 2018 in Dar es Salaam. On behalf of our Dar LOC we wish you all the best in making your decision. We are at your disposal for any questions or queries that may arise. We are looking forward to this question period and welcome the opportunity to demonstrate our viability for the 2018 FOSS4G in Dar es Salaam.<br>
<br>
Mark Iliffe and Msilikale Msilanga<br>
Co-Chairs, Dar es Salaam FOSS4G 2018 Exploratory LOC<br>
<br>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Conference_dev mailing list<br>
<a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.osgeo.org/<wbr>mailman/listinfo/conference_<wbr>dev</a><br></blockquote></div><br></div>