<div dir="ltr">Hi, all --<div><br></div><div>Good to see discussion of a travel grant / scholarship program for FOSS4G 2017 / Boston. For foss4g2014 (Portland, OR), here's our story of travel grants, prose edition: <a href="http://2014.foss4g.org/travel-grant-epilogue/index.html">http://2014.foss4g.org/travel-grant-epilogue/index.html</a></div><div><br></div><div>In bulletpoint version:</div><div>- We set aside 10k of <i>the conference budget</i> to fund the program and</div><div>- set aside HALF of those resources for people who <i>self-identified</i> as women or a minority (one of the questions on the application)</div><div>- folks applied online (app attached), applications were ranked by four external reviewers, and funds were awarded based on the strength of applications and self-identified need. More than half of our resources supported women and members of minority groups, since the LOC felt strongly that a more diverse community is a stronger (and more effective) community.</div><div><br></div><div>Happy to talk about any of this in further detail and/or potentially help with process crafting / app selection. (I've been involved in a half-dozen of these programs since our 2014 conference; just finished working with the SOTM2017/Japan folks on same.)</div><div><br></div><div>A few months ago, I asked for examples of how other conferences (SOTM, FOSS4G, local, inter/national versions of same) have dealt with these sort of grants. Some answers, attached.</div><div><br></div><div>Thank you for keeping this important work a priority.</div><div><br></div><div>cheers -</div><div>-kristin</div><div><br></div><div><div>(one of four LOC co-chairs, FOSS4G 2014 PDX)</div></div><div><br></div><div>​<br><div class="gmail_chip gmail_drive_chip" style="width:396px;height:18px;max-height:18px;background-color:#f5f5f5;padding:5px;color:#222;font-family:arial;font-style:normal;font-weight:bold;font-size:13px;border:1px solid #ddd;line-height:1"><a href="https://drive.google.com/a/reed.edu/file/d/0BwlHqOO6YsaSWmo2NGNYMkxINlVSM0VoX1FvV2kxTWdnYVVN/view?usp=drive_web" target="_blank" style="display:inline-block;overflow:hidden;text-overflow:ellipsis;white-space:nowrap;text-decoration:none;padding:1px 0px;border:none;width:100%"><img style="vertical-align: bottom; border: none;" src="https://drive-thirdparty.googleusercontent.com/16/type/application/pdf"> <span dir="ltr" style="color:#15c;text-decoration:none;vertical-align:bottom">RegionalGISConf-Scholarships.pdf</span></a></div>​​<br><div class="gmail_chip gmail_drive_chip" style="width:396px;height:18px;max-height:18px;background-color:#f5f5f5;padding:5px;color:#222;font-family:arial;font-style:normal;font-weight:bold;font-size:13px;border:1px solid #ddd;line-height:1"><a href="https://drive.google.com/a/reed.edu/file/d/0BwlHqOO6YsaSWU9pWE9faEtYTWR2Z1VfX1QtZ05iRWd0OGFV/view?usp=drive_web" target="_blank" style="display:inline-block;overflow:hidden;text-overflow:ellipsis;white-space:nowrap;text-decoration:none;padding:1px 0px;border:none;width:100%"><img style="vertical-align: bottom; border: none;" src="https://drive-thirdparty.googleusercontent.com/16/type/application/pdf"> <span dir="ltr" style="color:#15c;text-decoration:none;vertical-align:bottom">international smaller conf travel and schol.pdf</span></a></div>​​<br><div class="gmail_chip gmail_drive_chip" style="width:396px;height:18px;max-height:18px;background-color:#f5f5f5;padding:5px;color:#222;font-family:arial;font-style:normal;font-weight:bold;font-size:13px;border:1px solid #ddd;line-height:1"><a href="https://drive.google.com/a/reed.edu/file/d/0BwlHqOO6YsaSUUV5LVVaME1BTVViSjg1MUZiOVNOZ3FJRFpF/view?usp=drive_web" target="_blank" style="display:inline-block;overflow:hidden;text-overflow:ellipsis;white-space:nowrap;text-decoration:none;padding:1px 0px;border:none;width:100%"><img style="vertical-align: bottom; border: none;" src="https://drive-thirdparty.googleusercontent.com/16/type/application/pdf"> <span dir="ltr" style="color:#15c;text-decoration:none;vertical-align:bottom">International conference (travel grant + schola...</span></a></div>​<br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Wed, May 3, 2017 at 5:56 AM, Till Adams <span dir="ltr"><<a href="mailto:till.adams@fossgis.de" target="_blank">till.adams@fossgis.de</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
  
    
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Hi Michael,<br>
    <br>
    in Bonn we had the same issues. The end of the story was, that OSGeo
    granted us for 10k US $, that we could use for travel grants, as we
    also were unsure where we will come out at the end of the
    conference. <br>
    <br>
    We restricted the grants to people from 3rd world countries due to
    world banks country ranking. We had two kinds of grants:<br>
    <br>
    1. "regular" attendees: We paid their ticket and accommodation, not
    the travel (travel is difficult because of different routes, we were
    not sure, whether people really attend, how to book for them or were
    anxious transfering money in advance)<br>
    <br>
    2. our student helpers, that also applied for the tg program. We
    paid them 500 € on the conference as their conference ticket was
    free anyway (50/50 deal of help/attendance) and their accommodation.<br>
    <br>
    <br>
    All together the budget fitted quite well, I am kind of unsure, I
    guess we had between 8-12 people that applied. The application was
    by writing a letter of intend "why do I want to attend on F4G?" in
    order to assure, that people really wanted to come to this event. <br>
    <br>
    In total we agreed in a selection process based on "points", so we
    gave more points, the poorer the country of origin was rated (on the
    wb-list), more points for presenters and so on, but in the end we
    could accept everybody that applied in the program. <br>
    <br>
    I see your sensitives, we had the same ;-) If that helps, I can
    support you here with direct support, but would be glad if 2 or 3
    other people from ConfComm and/or board would also jump on the
    train. Afterwards this group could share their experience and start
    the process of an generally established tg program for F4G's.<br>
    <br>
    <br>
    Till<div><div class="h5"><br>
    <br>
     <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <div class="m_2677357395810182791moz-cite-prefix">Am 03.05.2017 um 14:07 schrieb Michael
      Terner:<br>
    </div>
    </div></div><blockquote type="cite"><div><div class="h5">
      <div dir="ltr">
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">As
          you all can see we've been very busy assembling our program (<a href="http://2017.foss4g.org/accepted-presentations/" target="_blank">225
            accepted talks</a>, out of 423 submitted) and rounding out
          the sponsorship for the conference (<a href="http://2017.foss4g.org/sponsor/" target="_blank">>$200k of
            commitments</a>). And now, with 2 weeks to go before the
          Early Bird expires, registration is starting to pickup with
          ~200 registrations processed.</div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br>
        </div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">And,
          with registration on people's minds we have started to get the
          inevitable requests for financial support (e.g., and accepted
          speaker who's company cannot pay; graduate students looking
          for support; etc.) and we expect those requests to continue.
          The Boston LOC (BLOC) would dearly like to have a "Travel
          Grant Program", but as was pointed out in earlier threads (I
          believe by both Steven Feldman and Jody Garnett) it is
          difficult for the host LOC to run such a program. For
          instance:</div>
        <div class="gmail_default">
          <ol>
            <li><font face="tahoma, sans-serif">We do not yet
                know our financial condition. With registrations being
                notoriously late, we won't know if/how much $'s are
                available for such a program for some time.</font></li>
            <li><font face="tahoma, sans-serif">Administering such
                a program takes time, and our primary focus is on
                producing the conference and the workshops.</font></li>
            <li><font face="tahoma, sans-serif">Decisions on
                criteria for choosing recipients and the amount of
                individual grants can be delicate and the
                criteria/objectives may differ between the BLOC and
                OSGeo</font></li>
          </ol>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">As such,<b> the BLOC
                would like to make a formal request that OSGeo establish
                and administer a travel grant program for the Boston
                2017 event</b>. We would gladly collaborate and help
              advertise the program (e.g., on our website and through
              referrals), but we would concur that this program should
              be established and funded by OSGeo. We have high hopes
              that the proceeds from Boston will reimburse OSGeo's
              investment in subsidizing attendance from certain
              communities. And, we too will be looking to offer other
              opportunities for financial support through our volunteer
              program, and potentially a "need-based" registration
              discount (if our Early Bird registrations give us
              increased confidence in our financial success).</font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif"><br>
            </font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">Thank you in advance for
              considering this request. Please let us know if you have
              any questions.</font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif"><br>
            </font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">Sincerely, MT & the
              BLOC</font></div>
        </div>
        <div>-- <br>
        </div>
        <div class="m_2677357395810182791gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:10px"><strong>Michael Terner</strong></span><br style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">
          <em style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span style="font-size:10px">Executive Vice President
              <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;display:inline">​
                & Chair FOSS4G Boston 2017​</div>
            </span></em><br>
          <span style="font-size:9px"><span style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">Applied
              Geographics, Inc.</span><br>
            <br>
            <span style="color:#009933"></span></span></div>
      </div>
      <br>
      <span>This
        e-mail message and any attachments may contain confidential or
        legally privileged information. If you are not an intended
        recipient or otherwise authorized to receive this message, you
        should not use, copy, distribute, disclose or take any action
        based on the information contained in this e-mail or any
        attachments. If you have received this message and material in
        error, please advise the sender immediately by reply e-mail and
        delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics,
        Inc. (AppGeo).</span>
      <br>
      <fieldset class="m_2677357395810182791mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <br>
      </div></div><pre>______________________________<wbr>_________________
Conference_dev mailing list
<a class="m_2677357395810182791moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">Conference_dev@lists.osgeo.org</a>
<a class="m_2677357395810182791moz-txt-link-freetext" href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" target="_blank">https://lists.osgeo.org/<wbr>mailman/listinfo/conference_<wbr>dev</a></pre>
    </blockquote>
    <br>
  </div>

<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Conference_dev mailing list<br>
<a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/<wbr>mailman/listinfo/conference_<wbr>dev</a><br></blockquote></div><br></div>