<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Earlier this week we wrapped up the finances of FOSS4G Boston and closed our accounts with our fantastic professional conference organizer (Delaney Meeting & Event Management, DMEM). And with Dar es Salaam's call for papers out there, and the selection of Bucharest for 2019 announced, we felt the time was right to share these results, and one important observation/suggestion. Suffice to say it's the holiday "giving season" we are extremely proud and pleased to be able to give back a substantial financial contribution to OSGeo. Here's what has happened:</div><div class="gmail_default" style=""><ul style=""><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Earlier this week the OSGeo Treasurer, Michael Smith, confirmed that a sum of <b>$178,132.29</b> was deposited from DMEM to OSGeo. This sum represented the following:</font></li><ul><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">100% repayment of the <b>$70,000</b> advance that OSGeo provided the Boston Team.</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">A surplus payment of <b>$108,132.29</b></font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">In addition, the Boston Team earlier provided OSGeo <b>$8,241.88</b> via an earlier cash payment and in-kind services provided in Boston (for a<b> total surplus of $116,374.17</b>)</font></li></ul><li><font face="tahoma, sans-serif">In addition, and as per our original proposal, we have also been able to provide appx. $20,000 to endow a local non-profit - Technocation - to become a local/regional OSGeo chapter. Our Co-Chair, Guido Stein, will direct that non-profit.</font></li></ul><div><font face="tahoma, sans-serif">We wish Mark and Msilikale as well as Vasile similar luck and success this year, and next.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Last, the Boston Team would like to make a suggestion for use of some of these funds for the Conference Dev and OSGeo Board to consider. Simply put,<b> we believe that OSGeo should fund the creation of, and distribution of the video record</b> (and/or any streaming). The video component of the conference was by far the most complicated and difficult part of our experience; and that is certainly part of our delay in posting the videos <i>which we are still doing</i>. Indeed, <b>this week we posted an addition 30 videos for a total of 182</b> that are <a href="http://2017.foss4g.org/post_conference/#slides">now online</a>. Here is a quick summary of our experience, observations and rationale for this recommendation:</font></div><div><ol><li><font face="tahoma, sans-serif">Videoing a conference of this magnitude is a significant endeavor. We had 11 rooms running concurrent sessions plus the main plenary hall for keynotes. Over 230 sessions needed to be recorded. </font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Not only do you need to record the videos, but they must be post processed/edited and then posted where they can be accessed. We grossly under-estimated how much time and attention this takes.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Given the magnitude of the job, the cost is relatively high. Our quote for having a third party do it was close to $50,000. It could be lower in other locations, but it will still be multiple five-figures of expenditure.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Given the cost, and the financial insecurity we had before all registrations and sponsors came in, we chose a lower cost "do it yourself" approach. This involved buying equipment, and running the equipment with volunteers. And it was time consuming and extremely stressful, and it has ultimately resulted in the delays in the post-processing of the videos.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">If we knew the financial success we were to achieve, there is <i>no question</i> that we would have chosen to spend the $50,000. And I say this as I know - via the 2019 RFP Q&A - that Vasile is considering using our approach, and indeed he is welcome to our equipment, which will be 2 years old by the time Bucharest comes around.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">But here's the rub from the Chair's and LOC's point of view:</font></li><ul><li><font face="tahoma, sans-serif">From our vantage, our main job was to create an amazing event, <i>in Boston,</i> for the people and sponsors who could attend (and ultimately paid for the event).</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">The video'ing task was very important, but very secondary to making the in-person experience great.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">We would argue that the video'ing is <i>more important</i> to OSGeo than it was to the BLOC itself. OSGeo wants to create the permanent record; OSGeo wants to broaden the reach to people who couldn't come to Boston. The LOC is more focused on those who <i>could </i>come; OSGeo is legitimately more interested in those who could <i>not </i>come to Boston.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">So, it seems to make sense that OSGeo should <i>actually pay</i> for the videoing (or for some portion of the videoing). Something like a $30,000 grant to the chosen LOC and dedicated to funding videoing would make good sense. This will help relieve stress and to help ensure financial success for the LOC while ensuring there is high quality videoing occurring and the results are posted in a timely fashion.</font></li></ul></ol><div><font face="tahoma, sans-serif">We would strongly urge the consideration of this proposal as we know that Boston's financial contribution to OSGeo helps to make this increasingly feasible.</font></div></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">All of us thank you for the opportunity to show what the Boston and OSGeo communities could do together. We will be forever grateful for this experience. Happy holidays to all!</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">Sincerely, MT & the BLOC</font></div></div><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><span style="font-size:small">Michael Terner</span><br></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="font-size:x-small"><i>Executive Vice President </i><br>Direct: <u>617-447-2468 </u> <br></font><div><font face="tahoma, sans-serif"><font size="1">Main: <u>617-447-2400</u></font><br></font><div><br></div><div> <img src="https://www.appgeo.com/wp-content/uploads/appgeo-logo-small-cropped.png"></div><div><font size="1"><a href="http://www.appgeo.com/" target="_blank">www.AppGeo.com</a> </font></div><div><br></div><div><div><img></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div>

<br>
<span style="color:rgb(128,128,128);font-family:'Courier New';font-size:10px;background-color:rgb(255,255,255)">This e-mail message and any attachments may contain confidential or legally privileged information. If you are not an intended recipient or otherwise authorized to receive this message, you should not use, copy, distribute, disclose or take any action based on the information contained in this e-mail or any attachments. If you have received this message and material in error, please advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics, Inc. (AppGeo).</span>