<html>
  <head>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
  </head>
  <body text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
    <p>Thanks Michael and Steven for this feedback on videos. I've
      picked out some of this content into the FOSS4G Cookbook [1], and
      linked back to this email thread. Would be good to update as you
      see fit.<br>
    </p>
    <p>One method I'd be interested to see experimented with is a
      "scrappy" cheap alternative, where attendees are invited to record
      the sessions they attend on their mobile phones, then upload to a
      central server afterwards. This could be used especially for Local
      or Regional events which don't have a budget for professional
      recording.<br>
    </p>
    <p>[1] <a class="moz-txt-link-freetext" href="https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_Handbook#Videos">https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_Handbook#Videos</a><br>
    </p>
    Cameron<br>
    <br>
    <div class="moz-cite-prefix">On 15/9/18 3:59 am, michael terner
      wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAFk2e0+LMp5=KHvuHZM3_3nTO9f7j1=y+PYWYRLVu=+9kGtHZw@mail.gmail.com">
      <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8">
      <div dir="ltr">
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Steven
          et al:</div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Thanks
          for relaying the message on the videoing. </div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br>
        </div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">To
          all:</div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Indeed,
          providing the "LOC perspective on videoing" has been a bit of
          a personal cause as it was an extremely challenging part of
          Boston. I have posted to the Conference Dev on this previously
          and will continue to do so, as I believe it is an important
          and challenging issue that other LOCs are likely to face.
          Indeed, both Steven and Til have conveyed the core elements of
          the challenge. Here are a few additional points and a
          rationale for having OSGeo <i>directly support </i>the
          funding of videoing:</div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br>
        </div>
        <div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><i>Full
            disclosure: </i>As a member of the Conference Dev Committee
          and as Charter Member, I fully support the goal of videoing as
          much of a FOSS4G conference as is possible. As a conference
          chair, the calculus is a bit more difficult.</div>
        <div class="gmail_default" style="">
          <ol style="">
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Videoing is not
                easy, nor inexpensive. It is to the Bonn Team's great
                credit, and also to their supplier Kaos Klub's (sic)
                credit that they <i>made it look easy.</i> And in the
                end, they were affordable.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">The Boston Team
                was so impressed with Kaos Klub that we tried earnestly
                to bring them to Boston. Ultimately, they were not able
                to commit to supporting us.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">The primary
                goal of an LOC is to provide the best possible
                experience for <i>those who attend the event. </i>Hosting
                a FOSS4G is first and foremost <i>for the visitors to
                  your city</i> and your paying customers and sponsors.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Videoing adds
                great value to OSGeo in being able to keep the
                presentations in perpetuity and to use them in a
                marketing and educational context. Equally, OSGeo has a
                broader mandate than an LOC to widen the reach of a
                FOSS4G conference to people who are unable to attend.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Yes, Steven is
                correct, in cities like Boston, there are limited
                options for videoing. At our venue, the venue <i>required</i>
                we use their in-house video for the main, plenary room
                (3 screens, multiple cameras, etc. etc.). The cost of
                that was in excess of $50,000. The estimated cost to
                video 11 rooms concurrently was also in excess of
                $50,000 (although we were free to pursue other options
                for those rooms), so the overall budget would have
                exceeded $100,000.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">While we knew
                the budget, we needed to make a decisions on the
                videoing approach 3 months before the conference. That
                is, at a time when we had only 500+ registrants and knew
                that we needed 800 registrations to break even. At that
                time, we were unable to make a commitment to spend
                $50,000 that we did not have in hand. And so we chose to
                do-it-yourself (DIY), which was estimated to cost
                $15,000 - $20,000 including buying the equipment.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Guido led a
                team that did incredible work and we successfully
                captured video of 80%+ of the sessions DIY and with
                volunteers operating the equipment. But Guido's team was
                extremely stressed, almost to the point of breaking
                during the <i>entire conference.</i> And then, after
                the conference, we had huge piles of video to edit and
                merge (i.e., slides + speaker video) and upload.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">But in the end,
                we achieved a very healthy surplus. Had we known in
                advance that we would have that surplus, there is no
                possible way we would have chosen DIY. We would have
                spent the $50,000. (And indeed, we paid for processing
                and uploading the video by using a contractor <i>after
                  the conference.</i>)</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">From my POV, <b>requiring
                  videoing</b> while providing <u>no</u> direct
                financial support, and as Til points out, at the same
                time pushing LOCs hard to maintain affordability, is
                neither fair, nor equitable to the LOC. Videoing is in
                OSGeo's direct interests (far more than the LOC's) and
                if it's very important, than OSGeo should be prepared to
                pay for it.</font></li>
            <li style=""><font face="tahoma, sans-serif">The scheme that
                Steven and I proposed in an earlier draft is a fair
                approach that would have made an enormous difference to
                Boston. Basically, OSGeo loans the LOC the money to pay
                for videoing (or a large proportion of the videoing) and
                then the first bit of the surplus is used to pay back
                that loan. If there is no surplus, then loan is not
                repayed, and OSGeo does in fact pay for the videoing, <i>to
                  its own great benefit</i>.</font></li>
          </ol>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">If OSGeo is not willing
              to pay for the videoing, how is it fair to have the LOC
              (or rather, the paying attendees) pay for it? Indeed, in
              Dar es Salaam, the DLOC made the intentional choice of
              only videoing the plenary sessions and saving money. Money
              that was used to broaden attendance <i>at the conference</i> through
              discount tickets for local people. Part of that decision
              was informed by looking at the Boston video viewing stats.
              Indeed, our keynotes had many hundreds of views, but a
              typical session had 20 - 30 viewings over the past year.
              That is non-trivial, but "how much" is that worth? I
              believe the DLOC made the right call in erring on bringing
              <i>more people to Dar.</i></font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif"><i><br>
              </i></font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">I recognize and respect
              that this issue is not resolved. And the best possible
              solution (which Astrid described to Steven and myself)
              would be some kind of "video team" (or other resources)
              that could be deployed to FOSS4G conferences (where ever
              they may be held) and that could provide the videoing
              services at an affordable cost. I certainly hope that is
              what happens at Bucharest. But if such a solution is not
              possible, then I believe it is fair and appropriate that
              OSGeo invest in the videoing that it believes is important
              enough to state as a requirement in the RfP. Since it does
              not appear that OSGeo is yet comfortable making that
              commitment, then I would concur with Steven that video
              should not be made a "hard requirements" and should rather
              be listed as a "strong preference."</font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif"><br>
            </font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">I am confident we will
              find a good long term approach for this challenge. But the
              challenge is real and needs some action from OSGeo.</font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif"><br>
            </font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">Most sincerely, and over
              & out from the Dar es Salaam airport on my way back to
              Boston...</font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif"><br>
            </font></div>
          <div><font face="tahoma, sans-serif">MT</font></div>
        </div>
      </div>
      <br>
      <div class="gmail_quote">
        <blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0
          .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
          <div text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
            <div class="m_-4808324397058902602moz-cite-prefix">Am
              14.09.2018 um 11:09 schrieb Steven Feldman:<br>
            </div>
            <blockquote type="cite"><snip>
              <div><br>
              </div>
              <div>The funding of video recording is going to have to be
                left unresolved. At the moment all that we are saying is
                that we want recording and that OSGeo “may” provide a
                loan. The provision of recording is quite contentious
                amongst recent chairs:</div>
              <div>
                <ul class="m_-4808324397058902602MailOutline">
                  <li>Prior to Bonn there was no large scale video
                    recording to my knowledge. At Nottingham we had
                    Audio recording</li>
                  <li>Bonn set a very high standard thanks to the team
                    of external specialist volunteers who took on the
                    task</li>
                  <li>Boston did an incredible job using home built
                    systems but it was an enormous strain on the LOC and
                    the volunteers to get this done. An external team
                    would have cost close on $100k I believe (MT?) and
                    that would have added $80+ to the ticket price or
                    eliminated most of the surplus returned to OSGeo</li>
                  <li>Dar only recorded the keynotes and some sessions
                    in the main hall, I believe that this was due to a
                    combination of cost and organisation (MI?)</li>
                </ul>
                <div><br>
                </div>
                <div>People outside of the LOC are always keen that the
                  proceedings are recorded and made available to a wider
                  audience, I understand why. The LOC may well be
                  concerned at the cost of hiring in a professional team
                  to record up to 9 streams of content or the
                  administrative burden of trying to record using an
                  in-house team of volunteers. </div>
                <div><br>
                </div>
                <div>I’d prefer to leave recording as a strongly desired
                  but not mandatory requirement (also seek clarity on
                  whether all sessions will  be recorded) and remove the
                  section on an OSGeo loan as that will make matters
                  more complex. Others will have a different view. We
                  need to make a decision and get the RfP out. I can
                  edit the video sections of the RfP once there is a
                  decision.</div>
                <div> <span
                    class="m_-4808324397058902602Apple-style-span"
style="border-collapse:separate;font-variant-ligatures:normal;font-variant-east-asian:normal;line-height:normal;border-spacing:0px">______<br>
                    Steven<br>
                    <br>
                  </span> </div>
              </div>
            </blockquote>
          </div>
        </blockquote>
      </div>
      <br>
    </blockquote>
    <br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Cameron Shorter
Technology Demystifier
Open Technologies and Geospatial Consultant

M +61 (0) 419 142 254</pre>
  </body>
</html>