<div dir="ltr"><div>Hi all,</div><div><br></div><div>Thanks Michael, your set up a list of good points to keep in mind<br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Sun, 20 Feb 2022 at 20:12, michael terner <<a href="mailto:ternergeo@gmail.com">ternergeo@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><li style="font-family:tahoma,sans-serif"><span style="font-family:Arial,Helvetica,sans-serif"><b>Financial Involvement by OSGeo </b></span></li><ul><li>Sharing the risk beyond providing advances</li><li>Active <u>work</u> to help insure the financial health of the conference</li><li>Human being from OSGeo paid to oversee the process and help/mentor LOCs</li><ul><li>It is OSGeo's largest fundraiser, and as such OSGeo should actively invest in success (and share more of the risk)</li></ul></ul></ul></div></div></div></blockquote><div>I fully agree, I think OSGeo should be the entity signing directly the contracts with all interested bodies in the conference <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><li><b>Shared Systems</b><br></li><ul><li>Call for papers and program submittal review</li><ul><li>Community voting</li></ul></ul></ul></div></div></div></blockquote><div>since this year we have it <a href="https://talks.osgeo.org/">https://talks.osgeo.org/</a> (thanks to SAC)<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><ul><li>Registration</li></ul></ul></div></div></div></blockquote><div>we could do the same af talks installing pretix on our infrastructure (we, as Firenze LOC, didn't ask this because we need to use the PCO one)<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><ul><li>Website platform/framework</li><li>Conference Mobile App</li></ul></ul></div></div></div></blockquote><div>Using pretalx a good choice is to use <a href="https://github.com/EventFahrplan/EventFahrplan">https://github.com/EventFahrplan/EventFahrplan</a></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><ul><li>Partnering/technical approach for online video, and archiving when it is needed/required</li><ul><li>This can be a very large cost</li></ul></ul></ul></div></div></div></blockquote><div>Venueless is really chip and strong enough to support hybrid conference. It is possible to send stream for most of the provider so venues can provide their own stream<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><ul><li>Etc.</li></ul></ul></div></div></div></blockquote><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><ul><li><b>Sponsorship</b></li><ul><li>Outreach to previous/recurring and global sponsors, including maintaining "the list" of who to communicate with</li><li>Coordination, and guidance to LOCs for recruiting new local sponsors, and being introduced to global sponsors</li></ul></ul></div></div></div></blockquote><div>yes, this year we try to merge and clear few lists, we will provide a final one at the end of the conference<br></div><div>  <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div>With these things covered, there is still <i>plenty </i>of work to be done and unique value to add:</div><div><ul><li><b>Setting the vision</b></li><li><b>Setting the program</b></li><li><b>Promoting the conference to ensure strong attendance</b></li><ul><li>The hosting region generally supplies the large majority of attendees</li></ul><li><b>Generating new in-region sponsors</b></li><li><b>Coordinating with the OSGeo team</b></li><li><b>Involvement with all the systems</b></li><ul><li>The systems may be chosen, but it is the local team that develops website content; identifies program tracks; <i>uses</i> the registration system on a daily basis; etc. But, the team doesn't have to go through the effort and angst of selecting and, if necessary, paying for those systems.</li></ul><li><b>Recruiting and activating local volunteers to help make the conference run and be successful</b></li></ul></div></div></div></div></blockquote><div>I suggest to add also Travel Grant too<br></div><div> <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div style="font-family:tahoma,sans-serif">I believe this discussion has been very productive and it will be interesting to see what the next steps are now that it appears that a strong quorum has chimed in.</div><div style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div style="font-family:tahoma,sans-serif">MT</div><br></div></div></div></blockquote><div> </div></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature">ciao<br>Luca<br><br><a href="http://www.lucadelu.org" target="_blank">www.lucadelu.org</a></div></div>