<div dir="ltr">thanks Jon for the detailed description<br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><br></div><div>Luigi Pirelli<br><br>**************************************************************************************************<br>* LinkedIn: <a href="https://www.linkedin.com/in/luigipirelli" target="_blank">https://www.linkedin.com/in/luigipirelli</a><br>* Stackexchange: <a href="http://gis.stackexchange.com/users/19667/luigi-pirelli" target="_blank">http://gis.stackexchange.com/users/19667/luigi-pirelli</a><br>* GitHub: <a href="https://github.com/luipir" target="_blank">https://github.com/luipir</a><br>* Book: <a href="https://www.packtpub.com/eu/application-development/mastering-geospatial-development-qgis-3x-third-edition" target="_blank">Mastering QGIS3 - 3rd Edition</a></div><div>* Hire a team: <a href="http://www.qcooperative.net" target="_blank">http://www.qcooperative.net</a><br>**************************************************************************************************</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, 29 May 2020 at 17:34, Jon Neufeld <<a href="mailto:jonneufeld@gmail.com">jonneufeld@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Hi All,<br>
<br>
As you know the Calgary LOC has made the decision to cancel FOSS4G 2020 <br>
due to the COVID19 pandemic.<br>
<br>
I have posted the rationale for our decision here <br>
<a href="https://www.jonathanneufeld.com/the-rationale-for-canceling-a-global-event/" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.jonathanneufeld.com/the-rationale-for-canceling-a-global-event/</a> <br>
and have included it below as well.<br>
<br>
TL;DR Trying to host a major international event during a pandemic <br>
carried huge financial and reputational risks and we decided the safest <br>
thing was to cancel.<br>
<br>
Here is the full post:<br>
<br>
===================================================================<br>
<br>
As we recently shared on Twitter and the website, FOSS4G 2020 Calgary <br>
has been canceled. Clearly this wasn’t the outcome we were hoping for <br>
after working for nearly two-years to bring this event to Calgary, but <br>
the reality of COVID-19 is that we likely won’t see large gatherings of <br>
people in 2020.<br>
<br>
Recently another chair of a regional FOSS4G event wrote asking about our <br>
decision to cancel and the reasoning behind it. In the spirit of <br>
openness and an open community I thought I would share it here:<br>
<br>
Hi, <name> Thanks for your note, I’m happy to share our thinking on <br>
canceling the event and hopefully it can help inform your decision.<br>
<br>
Context: Fast facts about FOSS4G 2020<br>
<br>
- Planning Time: 2 years (Oct 2018 to Aug 2020)<br>
- Target Attendance: 1,200 to 1,500 people<br>
--- Break even attendance: 800 people<br>
- Total conference budget: $1M+<br>
- Real Cost to Cancel: ~$60 CAD<br>
<br>
<br>
We were well on our way to building a strong global FOSS4G event, we had <br>
sponsors lined up, a government grant for ~$100k, and 116 people had <br>
already bought tickets. When COVID19 first hit we thought it would pass <br>
reasonably quickly and that things would “return to normal” fairly soon, <br>
but as the travel bans came in to place and the government here extended <br>
bans on gatherings it was clear that we would either need to <br>
dramatically scale-back FOSS4G or cancel it altogether. Since we are so <br>
close to the USA we were expecting that a big portion of our attendees <br>
would be Americans. For the first time in history the longest-undefended <br>
border in the world, the one between Canada and the USA is closed and <br>
the USA has the highest Infection rate of any country on earth; they <br>
aren’t getting that under control in the near future.<br>
<br>
Keep in mind that we have already signed agreements with the largest <br>
Convention Center in the city, and four major hotel chains. These <br>
contracts all carry minimum cancellation amounts which ratchet up as you <br>
get closer to the event. If we cancel them sooner, we end up paying less <br>
, but if we cancel later the bill gets dramatically higher. When the <br>
travel bans went into place the minimum payments added up to $250k CAD, <br>
and if we waited to cancel the week before the event they were well over <br>
$500k!<br>
<br>
The gamble then, was this: do we try and host an event with a reduced <br>
scope and hope that we get enough attendees to at least break even, <br>
where do we cancel it and hope we can get out of the minimum payments.<br>
<br>
We figured that even if the borders opened and COVID-19 disappeared <br>
right away that people’s travel habits would not go back to “normal”. <br>
Companies have slashed their travel budgets, people would still be wary <br>
about international travel and large gatherings, and the world would not <br>
return to a place where a global conference would work. Based on this we <br>
determined that we could not hold an event that would break even.  <br>
TECTERRA Inc, the company backing up and organizing FOSS4G this year, is <br>
a small nonprofit and we wouldn’t be able to sustain those kind of <br>
losses. We also worried about the negative impact too reputation, both <br>
the reputations of the event and of the organizers, if we held an <br>
unsuccessful event.<br>
<br>
All of this added together made it clear the only choice was to cancel <br>
the 2020 event. We briefly discussed trying to push it to 2021, but <br>
there were two things in the way. The Buenos Aires team was unwilling to <br>
move their event, and a 2021 event means our local organizing committee <br>
would have spent three years working on a five-day event. To be clear, I <br>
don’t fault the 2021 BA team for holding fast, they have an LOC focused <br>
on delivering an event at a specific time and I respect that.<br>
<br>
So reluctantly we pulled the trigger and cancelled the event. We have <br>
been fortunate that our venues and hotels were willing to work with us <br>
and canceled the contracts without any further penalty.  I don’t need to <br>
tell you how hard it is to cancel an event after putting in this much <br>
work, and with your event happening later this year there is a chance it <br>
might still work. I think it all depends on how quickly the COVID-19 <br>
situation changes, and the geographic area from which you’re pulling <br>
your attendees. .<br>
<br>
My unsolicited advice to you would be to wait for a while and see how <br>
this shakes up in your region. You still have months until your event <br>
and hopefully the governments and organizations in your region can get <br>
COVID-19 under control. There is still the outstanding question of <br>
whether people will be willing to travel to a conference then, and <br>
you’ll need to weigh that carefully.<br>
<br>
I hope that future LOCs don’t endure a once-in-a-life-time pandemic, but <br>
I do wonder what the future holds for large in-person conferences.<br>
<br>
In my opinion, FOSS4G is so much more than material presented. It’s <br>
about meeting people, building relationships, and the serendipitous <br>
bumping-into-someone-in-the-coffee-line that really builds and <br>
strengthens community. This is nearly impossible to emulate with an <br>
online conference, and until someone finds a way I think that large <br>
in-person gatherings will continue.<br>
<br>
====================================================================================<br>
<br>
Thanks for your understanding, and hopefully we can get together in 2021!<br>
<br>
Jon<br>
<br>
Co-chair FOSS4G Calgary 2020<br>
<br>
_______________________________________________<br>
Discuss mailing list<br>
<a href="mailto:Discuss@lists.osgeo.org" target="_blank">Discuss@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/discuss" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/discuss</a></blockquote></div>