From dirk at osgeo.org  Mon Jun  4 02:35:24 2018
From: dirk at osgeo.org (Dirk Frigne)
Date: Mon, 4 Jun 2018 11:35:24 +0200
Subject: [Europe] Fwd: FW: VZW OSGeo-EU
In-Reply-To: <8db4e96910a6411ab7cb582e11ab162c@Serverexc.vcp.local>
References: <8db4e96910a6411ab7cb582e11ab162c@Serverexc.vcp.local>
Message-ID: <7e170090-ffad-545d-3e71-ec4d7e7ae63d@osgeo.org>

Marc,

As the questions are in Dutch, I address this mail directly to you  as
the treasurer of OSGeo Europe, but I include the europe list and the
board list in cc as we will need some input from the list to forulate
our point of view.

*context:*
After the founding of the OSGeo Europe legal structure, questions raise
about where to find the money to pay for our necessary operational
costs, and how to work towards the VAT agency in Belgium.
I asked an accountant to start a discussion with the VAT administration
of Belgium, so we can set up the rules concerning VAT for OSGeo Europe.

These depend on the activities of the organisation.
We received a questionnaire of 10 questions to find out the nature of
our activities.

As we don't ask contributions from members (as usual in such
organisations) and we don't want to address sponsors directly because we
don't want to cannibalise sponsor money from OSGeo.org and the other
local chapters, but nevertheless, the administration has a couple of
questions about our (future) activities and how we think to fund them.

As seed money, we received 2000 Euro from OSGeo.org. With this money I
paid the consultancy for the registration and I hope that with the rest
we should be able to respond to these 10 questions.

I invite all the Dutch speaking readers on the list to help me with
answering these questions, and translate and start discussions with the
whole list for those we need support of the whole organisation.

The idea is to have a point of view before FOSS4G in Guimaraes, that
could be explained and agreed upon in a F2F meeting in Portugal.

Thanks in advance for all the help and support for this exercise.

Dirk


-------- Forwarded Message --------
Subject: 	FW: VZW OSGeo-EU
Date: 	Fri, 1 Jun 2018 10:19:47 +0000
From: 	Thomas Locy - Van Coile & Partners <thomas at vancoile.be>
To: 	'dirk at osgeo.org' <dirk at osgeo.org>
CC: 	Sonny Saeij - Van Coile & Partners <Sonny at vancoile.be>



Beste Dirk

 

Hieronder vindt u een mail terug vanwege de administratie inzake de al
dan niet BTW plicht van de VZW OSGeo-EU.

 

Kunnen wij deze vragen eventueel even telefonisch overlopen om uit te
klaren wie wat zal/kan aanleveren?

 

Met vriendelijke groeten

 

*Thomas Locy***

 

cid:89704614-1B84-4078-A140-445AA1CF39D5

 

 

Boelenaar 1 - 9031 Drongen

T 09 216 66 55 - F 09 216 66 50

www.vancoile.be <http://www.vancoile.be/>

 

*Van:*Herman J.M. De Prins (MINFIN) [mailto:herman.deprins at minfin.fed.be]
*Verzonden:* donderdag 31 mei 2018 13:37
*Aan:* Thomas Locy - Van Coile & Partners <thomas at vancoile.be>
*Onderwerp:* VZW OSGeo-EU

 

Geachte heer Locy,

 

betreft : VZW OSGeo-EU, Stenen-Kruisstraat 13, bus 2, 1060 Sint-Gillis.
ON 0689.915.666.

 

In navolging van ons gesprek op dinsdag 29 mei 2018, vraag ik u om mij
de volgende documenten/inlichtingen te bezorgen :

 

1.  een omschrijving van de concrete economische activiteiten waarvan de
VZW de intentie heeft om ze uit te voeren

     of reeds uitvoert, zowel in België als in het buitenland  :

     b.v.b. :  verkopen van reclame aan sponsors, leveringen van
bepaalde goederen onder bezwarende titel,

     bepaalde diensten onder bezwarende titel aan leden of aan derden
zoals het geven van adviezen,

     de uitgifte van publicaties, marktonderzoeken, wetenschappelijke
studies voor externe opdrachtgevers,

     organisatie van congressen en beurzen, onroerende of roerende
goederen verhuren of onderverhuren, enz...

     Heeft de VZW al verkoopfacturen opgesteld?  Heeft zij al inkomsten
op haar bankrekeningen ontvangen?

 

2.  Is er voor het jaar 2018 een budget opgemaakt met te verwachten
ontvangsten en kosten die gaan gemaakt worden?

     Zo ja, graag een kopie hiervan.

     Idem, indien er voor volgende jaren ook reeds een financiële
planning werd gemaakt.

     Heeft de VZW al bepaalde kosten gemaakt?

     Op welke wijze zullen de geplande activiteiten gefinancierd worden?

 

3.  Zal de VZW een eigen patrimonium opbouwen?

 

4.  Heeft zij al eigen personeel of zal zij eigen personeel in dienst
nemen? Vanaf wanneer, hoeveel personen, voltijds, halftijds?

     Indien niet, gaat zij een beroep doen op uitzendbureaus of op
externe zelfstandigen die voor de VZW diensten gaan presteren?

 

5.  Zal de VZW enige vorm van subsidies ontvangen van regionale,
nationale of internationale overheden en

     heeft zij daartoe beheersovereenkomsten afgesloten met die
besturen? Zo ja, graag kopieën van deze documenten.

     Heeft zij reeds subsidies ontvangen?

 

6.  Wie zal de boekhouding van de VZW voeren?  Wanneer zal het eerste
boekjaar afgesloten worden?

 

7.  Een geactualiseerde ledenlijst met de leden-oprichters en de
achteraf toegetreden leden.

 

8.  Een lijst met de financiële rekeningen waarvan de VZW houder is.

 

9.  Bestaat er een brochure of een website waarin de VZW zichzelf
definieert?

 

10.  Huurt de VZW de lokalen waarin zij haar bedrijfszetel heeft
gevestigd? Van wie?

 

 

Met vriendelijke groeten.

 

Herman De Prins

0257 60 098

attaché bij de FOD FINANCIEN - Algemene Administratie van de Fiscaliteit

KMO Centrum Brussel 1

FINANCE TOWER - 15de verdieping R

Kruidtuinlaan 50

1000 Brussel