<div dir="ltr"><div><b>TL;DR: based on conservative assumptions, in a 200 attendee projected budget, we are currently looking at a $30k+ surplus.</b></div><div><br></div>Hi team,<div><br></div><div>As we push towards the event (80 days to go!), I want to provide an update on our financial position, as I think it will be important to have this in the front of our minds. There will be some financial decisions to make in the upcoming weeks, and we need to have this as context for this decision making.</div><div><br></div><div>To date, we've operated with a fairly lean approach, budgeting conservatively, and making only modest adjustments to our budget. In our agreement with SSSI, we committed to aim for a surplus of $3k-$10k, and in fact have consistently guided our budget to a surplus more in the $15k-$20k range, to accommodate our uncertainty.</div><div><br></div><div>Despite this constraint, we've done a great job of planning an exciting & interesting event, and our success on this front can be measured in part by our significant over achievement in the sponsorship area, and the high probability that we'll significantly exceed our target of 150 attendees. So, good job, us!</div><div><br></div><div>But my point here, rather than to congratulate, is to raise awareness that <b>we are currently sitting on a much larger than expected surplus</b>. I wanted to understand this surplus better, so I set up a new 200 attendee scenario in our <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/14yHWdvEPxshBSBgxjc4vWgJlg0Svk8Qg0G-D3kF-siM/edit#gid=1274394515">budget worksheet</a>. If there are any doubts whether we can reach 200, keep in mind we're already over 125 regos sold or committed, 11 weeks out, without even announcing a program or going into a heavy promotion phase.</div><div><br></div><div>This scenario is based on what I consider to be realistic & conservative assumptions (<i>listed in the worksheet, I'll repeat them here</i>). I don't want to prejudice our future discussions by including specifics like TGP & videorecording in these assumptions, we need to discuss these in a separate thread, but I include them as examples of significant expenditures we could add to our budget, and still have a large surplus.</div><div><br></div><div><div><b>Assumptions for 200 scenario:</b><span style="white-space:pre">  </span></div><div>200 conf regos<span style="white-space:pre">        </span></div><div>150 half day workshop regos<span style="white-space:pre">   </span></div><div>120 dinner tickets<span style="white-space:pre">    </span></div><div>CC tickets won't be taken up as much as expected</div><div>increase student regos<span style="white-space:pre">     </span></div><div>no additional sponsorship<span style="white-space:pre">     </span></div><div>increase to TGP expense<span style="white-space:pre">       </span></div><div>increase to keynote travel expense<span style="white-space:pre">    </span></div><div>increase to paid staff expense<span style="white-space:pre">        </span></div><div>include $5000 for swag</div><div>include $4000 for video recording</div></div><div><br></div><div>Even with all of these assumptions, which I consider to be generally erring on the side of caution, <b>we are looking at a $30k+ surplus</b>, which is large. See the <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/14yHWdvEPxshBSBgxjc4vWgJlg0Svk8Qg0G-D3kF-siM/edit#gid=1274394515">budget worksheet</a> for the detailed scenario (<i>extra scrutiny would be very welcome</i>).</div><div><br></div><div>Recall that part of our partnership agreement with SSSI is that we share 50% of the surplus with them, so at present we don't have the option of simply retaining the full surplus for future years. However, I hope we can open a discussion with SSSI and see if there is appetite for investing part of any unexpected windfall into future events. But clearly, we need to honour the agreement we have in place, and respect our partner's wishes on how they wish to proceed on this front.</div><div><br></div><div>So, as we go forward over the next 11 weeks and careen to the finish line, I suggest we need to keep this budget surplus in mind. We've had many discussions where we've opted out of doing things because we haven't felt like we could justify the cost, but I argue at this point that we need to adjust our thinking a bit on this front. The money is coming from the community (sponsors and attendees), and I feel we owe it to the community to make wise decisions on how we spend this money, while ensuring the best event possible. This doesn't mean we start spending like sailors, of course (no offense to sailors!), but I suggest we have latitude to spend some money on things that will benefit the community and the event.</div><div><br></div><div>I suggest we don't raise specific motions on expenditure in this thread, rather if there are specific motions arising, they should be raised in separate threads.</div><div><br></div><div>Thoughts?</div><div><br></div><div>jb</div><div><br></div></div>