<div dir="ltr">Good point. I would like us to follow through on having one paid person for the lead up & during the conference, we've budgeted for it. That person could be in charge of running the volunteer team on the day, which should take pressure off us.<div><br></div><div>But I acknowledge that there would be a difference between 200 and 250 in terms of human resource requirements.</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Thu, 27 Sep 2018 at 13:38, Alex Leith <<a href="mailto:alexgleith@gmail.com">alexgleith@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hey John<br><br>The other constraint we should consider is Human Resources. This is our first one of these, and we have no paid staff. If we’re not careful we may end up with heaps of firefighting to do in the day and it may end up no-fun-at-all!<br><br>My view is still to keep a hard ceiling of 200, just to keep it manageable.<br><br>Cheers,<br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Thu, 27 Sep 2018 at 1:34 pm, John Bryant <<a href="mailto:johnwbryant@gmail.com" target="_blank">johnwbryant@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hi all, profound apologies for adding to the email traffic at a very busy time, but we need to address rego numbers. We can also discuss at tomorrow's meeting, but it requires context.<div><br></div><div>On Monday, with 50 days left, we're announcing our program. We can probably expect to gain some attention, and a run on regos. At the same time, we're planning to announce the number of tickets remaining, to let would-be attendees know how much urgency they should feel.</div><div><br></div><div>Right now, we have 172 total registrations (136 actual, plus 36 set aside for sponsors, students, committee members, presenters). A couple of committee meetings ago, we talked about upper limits, and agreed to 'watch and wait'. At this point, though, we need to come to terms with our actual upper limits, so we can make an informed announcement on Monday.</div><div><br></div><div>I think our key consideration is around constraints - what can we handle?</div><div><br></div><div><b>What are our bottlenecks?</b></div><div><b><br></b></div><div><b>The #1 bottleneck: space for lunch & morning/afternoon teas.</b> The Arts Hall will be used for catering and the sponsor tables. We'll need to make sure we have enough space to accommodate all these people. A few stats on the Arts Hall:</div><div><ul><li>total area: 220 sq m</li><li>total usable space, after sponsor tables and catering: about 90-100 sq m (conservatively)</li><li>capacity, based on 0.5 - 0.75 sq m pp (suitable for mixed standing/sitting): ~125-175 (plus area behind sponsor tables, for another 10-20)</li></ul><div>My best estimate is that the room will start to feel crowded once we get past 175, but we have a few options to increase our capacity.</div><div><br></div><div>To mitigate crowding we'll use lunchbox-style catering, so people can grab their lunch and stand with it, or easily go to other spaces. As a bonus, this will reduce queuing.</div><div><br></div><div>Other readily available spaces: </div><div><ul><li>We have 2 nice rooms adjacent to the Arts Hall (rooms 257 & 263), with capacity of 48 each, that we could use as overflow seating.</li><li>We have talked about running Birds of a Feather sessions during lunch breaks, could use 257 & 263, or could use room 116 (cap 48) downstairs.</li><li>There are a number of seating areas in the corridor right next to the Arts Hall, with about 25 seats (stools/tables/chairs/benches), and many more throughout the building.<br></li><li>We have a room allocated to family use, which should be able to accommodate ~10-20.<br></li><li>If the weather's good, there are many nice outdoor areas where people can enjoy their lunch.<br></li></ul></div></div><div>All in all, I think even in bad weather, if we really pushed it, we could potentially accommodate 300 - I would probably be uncomfortable going this far.</div><div><br></div><div><b>The #2 bottleneck: lecture theatres.</b> We have 4 lecture theatres available, from which we need to choose 3. The capacities of these rooms are 405, 121, 83, and 81. If we're thoughtful with where we place our talks (using the community vote as a guide), we should be able to handle quite a few. I see this as being a secondary concern, after the catering bottleneck.</div><div><br></div><div>So, what can we handle? Given what we know, I would be comfortable recommending that we keep our registrations going until 250. This would mean that from right now, we would be able to take 78 additional registrations, beyond what we've already set aside, before cutting off. I would love to see us welcoming as many people as we can handle.</div><div><br></div><div>Thoughts? Are there other constraints we should consider?</div></div>
_______________________________________________<br>
FOSS4G-Oceania mailing list<br>
<a href="mailto:FOSS4G-Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank">FOSS4G-Oceania@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-oceania" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-oceania</a><br>
</blockquote></div>-- <br><div dir="ltr" class="m_-2692004096000154683gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><br></div>Alex Leith<div>0419 189 050</div></div></div>
</blockquote></div>