<div dir="ltr">Hi committee, time for the most exciting topic of all - governance!<div><br></div><div>Over the last several months, and especially last week, there were a number of conversations among committee members about 'what next', and many of these have touched on the topic of how we organise this committee in the future.</div><div><br></div><div>I expect there will be quite a few ideas around this, and a range of opinions, so I'd like to kick off a discussion so that we can choose our path and move forward.</div><div><br></div><div>We've had a productive year of working together, culminating in a successful event. We managed to do this quite informally, using consensus building to foster a shared sense of ownership of the conference. I'm extremely happy with how this group has worked together.</div><div><br></div><div>I feel we are at an inflection point though, and I don't think we can assume that what worked this year will automatically continue to work. Now that we have people's attention with a successful event and an energised & engaged community, I feel it would be wise to come to more robust terms on how we manage this. </div><div><br></div><div>Because we need to kick off a new conference planning cycle in the new year, we also need to determine how to bring in new people (importantly, including some New Zealanders), how to appoint a new chair, etc etc.</div><div><br></div><div>At a bare minimum, I believe our next iteration of governance should include an updated Terms of Reference, outlining processes for managing committee membership, processes for appointing leadership and executive, rules/norms for decision making, and expectations around levels of participation.</div><div><br></div><div>But there are good arguments to be made for creating a legally-recognised entity:<br></div><div><ul><li>it would enable us to manage our own funds when the time is right (whether we choose to do this immediately or not)</li><li>it would enable us to enter into agreements as a body (Alex and I had to personally sign our partnership agreement with SSSI, as individuals)</li><li>it normally comes with a well-developed set of rules for governance that we can adjust to our liking</li><li>I believe that committee members would be somewhat protected from personal liability</li><li>it would provide a strong signal to the community that there is a persistent body in place to steward the conference and other initiatives, and ideally lay out a strong foundation for the long term</li></ul><div>I have definitely heard people warn against the administrative overhead of setting up a formal entity, but having done this in the past (in Canada mind you), and reading through the docs, I don't see this as especially onerous. But there is more work to do on understanding the details.</div></div><div><br></div><div>In any case, we need to figure out how to move on to the next phase. In terms of timing, I think <b>we should try and come to agreement on a clear path forward within about 2 weeks (14th Dec)</b>, so that we can begin the new year with purpose and direction.</div><div><br></div><div>Daniel and I had a good chat about this stuff this morning, and have started <a href="https://docs.google.com/document/d/1KkUl-qwb2pE5OomHy-0RwKSsXJDOkFx0dpW6Dhfv624/edit">a draft document</a> we can use (in addition to this email thread) to focus our efforts.</div><div><br></div><div><b>Your thoughts/questions/ideas/concerns please!</b></div><div><br></div><div>Cheers<br></div><div>John</div></div>