<div dir="ltr">Hi John and others<div><br></div><div>I'm not clear yet what the minimum we can do is, in terms of a legal entity. Do others have experience here? I had a <a href="https://www.ato.gov.au/Non-profit/Getting-started/In-detail/Registration/Overview-of-legal-structures/">quick read here</a>, but determined that I need an adult to help me with the choices!</div><div><br></div><div>I have served on the board of SSSI, and understand the structures of that organisation, which is a not-for-profit in Australia, and there's a fair bit of governance and documentation. I think the minimum if we had an organisation like that would be a constitution and a board + the conference organising committee for each year.</div><div><br></div><div>I think that creating an entity would be a great thing to achieve, and we certainly have the core to start with, with our enthusiastic committee and successful event. I'm a little hesitant, though, as I see that we can make it work without one... we have a lot of avenues for support, in terms of juggling finances and contractual agreements. SSSI, SIBA, Locate, LINZ, etc...</div><div><br></div><div>One more comment about the draft document is that I think limiting committees to those that are absolutely essential is important. So if the legal entity needs a board, we have a board, and a conference committee. If it just needs an annual meeting, we have an annual meeting and a conference committee! My $0.02.</div><div><br></div><div>Cheers,</div><div><br></div><div>Alex</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Thu, 29 Nov 2018 at 16:12 John Bryant <<a href="mailto:johnwbryant@gmail.com">johnwbryant@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hi committee, time for the most exciting topic of all - governance!<div><br></div><div>Over the last several months, and especially last week, there were a number of conversations among committee members about 'what next', and many of these have touched on the topic of how we organise this committee in the future.</div><div><br></div><div>I expect there will be quite a few ideas around this, and a range of opinions, so I'd like to kick off a discussion so that we can choose our path and move forward.</div><div><br></div><div>We've had a productive year of working together, culminating in a successful event. We managed to do this quite informally, using consensus building to foster a shared sense of ownership of the conference. I'm extremely happy with how this group has worked together.</div><div><br></div><div>I feel we are at an inflection point though, and I don't think we can assume that what worked this year will automatically continue to work. Now that we have people's attention with a successful event and an energised & engaged community, I feel it would be wise to come to more robust terms on how we manage this. </div><div><br></div><div>Because we need to kick off a new conference planning cycle in the new year, we also need to determine how to bring in new people (importantly, including some New Zealanders), how to appoint a new chair, etc etc.</div><div><br></div><div>At a bare minimum, I believe our next iteration of governance should include an updated Terms of Reference, outlining processes for managing committee membership, processes for appointing leadership and executive, rules/norms for decision making, and expectations around levels of participation.</div><div><br></div><div>But there are good arguments to be made for creating a legally-recognised entity:<br></div><div><ul><li>it would enable us to manage our own funds when the time is right (whether we choose to do this immediately or not)</li><li>it would enable us to enter into agreements as a body (Alex and I had to personally sign our partnership agreement with SSSI, as individuals)</li><li>it normally comes with a well-developed set of rules for governance that we can adjust to our liking</li><li>I believe that committee members would be somewhat protected from personal liability</li><li>it would provide a strong signal to the community that there is a persistent body in place to steward the conference and other initiatives, and ideally lay out a strong foundation for the long term</li></ul><div>I have definitely heard people warn against the administrative overhead of setting up a formal entity, but having done this in the past (in Canada mind you), and reading through the docs, I don't see this as especially onerous. But there is more work to do on understanding the details.</div></div><div><br></div><div>In any case, we need to figure out how to move on to the next phase. In terms of timing, I think <b>we should try and come to agreement on a clear path forward within about 2 weeks (14th Dec)</b>, so that we can begin the new year with purpose and direction.</div><div><br></div><div>Daniel and I had a good chat about this stuff this morning, and have started <a href="https://docs.google.com/document/d/1KkUl-qwb2pE5OomHy-0RwKSsXJDOkFx0dpW6Dhfv624/edit" target="_blank">a draft document</a> we can use (in addition to this email thread) to focus our efforts.</div><div><br></div><div><b>Your thoughts/questions/ideas/concerns please!</b></div><div><br></div><div>Cheers<br></div><div>John</div></div>
_______________________________________________<br>
FOSS4G-Oceania mailing list<br>
<a href="mailto:FOSS4G-Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank">FOSS4G-Oceania@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-oceania" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-oceania</a><br>
</blockquote></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><br></div>Alex Leith<div>0419 189 050</div></div></div>