<div dir="ltr"><div dir="ltr">A couple of notes from me.<div><br></div><div><b>Re: forming an entity</b>: I had a brief preliminary chat with Francis from the Association Specialists, they are eager to help us out if we need it. They are generally recommending that groups go with a 'company limited by guarantee', though I don't yet have a clear picture of why that is. It seems to be in part that such a registration would be directly through a national body rather than a state-level body, but it also looks slightly more onerous in terms of initial setup and long term maintenance, so I think we should approach this with some caution.<br></div><div><br></div><div><a href="https://www.cbaa.org.au/resource/incorporated-association-vs-company-limited-guarantee">This page</a> has a bit more info.</div><div><br></div><div>I agree with Martin and other who have said we should consult with other orgs, so I've been doing a bit of this. I have a call with Kathy Reid from Linux Australia this afternoon and will let you know what I find out.</div><div><br></div><div><b>Re: governance more generally</b>: I think the more pressing task is to organise ourselves heading into 2019, with a new event, probably some new faces wishing to join our efforts, and possibly some new ideas bouncing around for additional outreach efforts and events beyond just the annual conference. </div><div><br></div><div>The <a href="https://docs.google.com/document/d/1KkUl-qwb2pE5OomHy-0RwKSsXJDOkFx0dpW6Dhfv624">Governance doc</a> we've been working on for the last week or so was getting quite unreadable with all the suggestions and comments, so yesterday Daniel and I spent a couple of hours going through it and incorporating the work to date into a legible whole. I think it's ready for another round of comments and review. </div><div><br></div><div>By way of a brief summary, the gist of the proposal is this:</div><div><ul><li>the organisation is called OSGeo Oceania, and in due course will aim to become a local chapter of both OSGeo and OSMF</li><li>it will be governed and managed by a board of directors, which (in the absence of an existing membership) will be appointed by (and replace) our existing committee</li><li>the board will be responsible for outreach activities, and will appoint and provide oversight of a conference committee</li><li>the conference committee will answer to the board, and will be responsible for planning and executing a successful conference</li><li>in the short-to-medium term, the inaugural board will have the mandate to</li><ul><li>have a voting process defined for renewal of board membership<br></li><li>determine and formalise an appropriate non-profit structure</li></ul></ul><div>There are more details in <a href="https://docs.google.com/document/d/1KkUl-qwb2pE5OomHy-0RwKSsXJDOkFx0dpW6Dhfv624">the doc</a>. It aims to provide enough clarity and guidance to help us be efficient, without being overly prescriptive or heavy-handed. I imagine there will be differing views on how well it has achieved this, but I'd say there is still plenty of time to discuss the merits of the proposal, and/or raise alternatives.</div></div><div><br></div><div>Input & discussion very much appreciated!</div><div><br></div><div>Cheers</div><div>John</div></div></div>