Hey folks<br><br>Perhaps the one thing that needs to be concrete is the financial delegation, or approval guidelines.<br><br>So, for example, approval of the conference budget should be with the Board. Delivery of the budget is the CC. Spending that is less than, say, $1,000 that is within the agreed budget is the CC’s responsibility, anything greater needs the treasurer’s sign off or potentially approval by the Board.<br><br>There needs to be wording around agreed budgets, as a budget should aim for a reasonable surplus, and if its looking like exceeding that greed surplus, then there’s discretion around spending on extras, as we did. But if the budget isn’t likely to exceed the agreed target, there shouldn’t be optional extra spending....<br><br>This process ensures that the group that is responsibility for financial longevity is in the loop when it comes to big financial decisions, while the group running the event is empowered to make decisions still.<br><br>Other than that, I can only think of guiding statements really, and each individual conference committee gets to make their stamp on process and format.<br><br>Cheers,<br><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Tue, 11 Dec 2018 at 8:25 am, John Bryant <<a href="mailto:johnwbryant@gmail.com">johnwbryant@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Yep, all makes sense. I agree that strong communications should resolve any tension there. <div><br></div><div>I think you're dead right re: the relationship between a strong conference proposal/concept and more independence, will be something we can evolve towards. If we can use a statement of guidance to the board in this first iteration, I hope it will serve the immediate purpose and leave us room to grow.</div><div><br></div><div>One key point is that we don't set any stalemate traps by leaving too much vagueness in the lines of reporting. To actually delegate authority to the committee, it seems like we would need to get quite detailed about how this would work ie. lots of what ifs.</div><div><br></div><div>My feeling is that <i>formal</i> authority would only need to be invoked if <i>informal</i> authority isn't cutting the mustard... if we focus on nurturing a strong & healthy & engaged community, perhaps we can keep the need for formal authority at bay.</div><div><br></div><div>I've added the guidance statement to the doc so we can consider whether it meets the need. Have at 'er!</div><div><br></div><div>Cheers</div></div><div dir="ltr"><div>John</div></div>
_______________________________________________<br>
FOSS4G-Oceania mailing list<br>
<a href="mailto:FOSS4G-Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank">FOSS4G-Oceania@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-oceania" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-oceania</a><br>
</blockquote></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><br></div>Alex Leith<div>0419 189 050</div></div></div>