<div dir="ltr">I'm in! <br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Sun, 24 Feb 2019 at 15:40, John Bryant <<a href="mailto:johnwbryant@gmail.com">johnwbryant@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Hi all,</div><div><b><br></b></div><div><b>TL;DR: Please accept the Google Team Drive invite you are about to receive from <a href="http://foss4g-admin.org" target="_blank">foss4g-admin.org</a>.</b><br></div><div><br></div><div>I'd like us to migrate our Google Docs into a set of Team Drive folders. Team Drive is a Google Drive feature that allows for a Team to collaborate on docs, exactly as we've been doing over the past year, but gives ownership of every doc to the Team Admin (ie. the <a href="http://foss4g-oceania.org" target="_blank">foss4g-oceania.org</a> user).</div><div><br></div><div>Currently, our docs are owned by a broad array of about 20 different accounts. Why is this a problem? For a few reasons:</div><div><ul><li>Each free Google Account is allocated a fix amount of storage. If you own a file stored in the Drive, that counts toward your allocation. My personal drive is at 75% full and at some point I will need to start reclaiming space.</li><li>If someone creates a doc that becomes useful to the organisation in the long run, but they subsequently leave the org, they still own the doc. If they need to reclaim space, or simply don't want to keep that doc in their account, they can delete it, which means we all lose access to it forever.</li><li>Also, if someone creates a doc and they leave, we can't delete that doc.</li><li>Ownership of a doc can be transferred between standard Google Accounts, but can't be transferred to an account outside the domain. Thus, you can't simply transfer a doc to the <a href="http://foss4g-admin.org" target="_blank">foss4g-admin.org</a> account.<br></li></ul><div>I'm very keen to get our Drive space better organised before we get too far down the track on the 2019 planning cycle and start creating another large set of docs.</div><div><br></div><div>The easy solution, I believe, is to upgrade our org G Suite account from the $5/mo (Basic) to the $10/mo (Business). This gives us access to Team Drive, which we can use to better manage permissions on all our docs, and retain institutional (rather than individual) ownership.</div><div><br></div><div>I will send out an invite to join the Team Drive, and you will henceforth see a Team Drive entry in your Google Drive, something like this:</div><div><br></div><div><div><img src="cid:ii_jsieuf1i0" alt="image.png" width="173" height="121"></div><div><b>Please accept the invitation ASAP.</b> Once I have everyone in the drive, it becomes an easy task to move all our content over. I will do that, and then tidy up permissions after that. For those of you no longer involved with the org, please accept anyway, and I can remove you once the migration is done.<br></div><div><br></div><div>I believe the disruption will be minimal - doc links should remain the same. Folder links might change.<br></div><div><br></div><div>Any q's please ask!</div><div><br></div><div>Thanks</div><div>John<br></div></div></div></div>
</blockquote></div><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div><span style="font-size:12.8px">Cameron Shorter</span><br></div><div>Technology Demystifier</div><div>Open Technologies and Geospatial Consultant</div><div><br></div><div>M +61 (0) 419 142 254</div><div><br></div></div><div><br><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div>