<div dir="ltr">On donations - only a small proportion of people paid, despite a lot of cajoling, so we thought about £20 I believe, as a way of a) raising funds and b) cutting no shows. IMO we should definitely charge something, if only to cover lunch.<div><br></div><div>Ant</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, 28 Mar 2023 at 10:35, Nick Bearman <<a href="mailto:nick@geospatialtrainingsolutions.co.uk">nick@geospatialtrainingsolutions.co.uk</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Barry,<br>
<br>
Good question.<br>
<br>
Yes, last year attendees weren't charged, but there was a £20 <br>
recommended donation. We had a number of no-shows, so were toying with a <br>
small payment for tickets (can't remember how much) but this is still up <br>
for discussion.<br>
<br>
Yes - sponsorship covered catering and room hire costs. We had local <br>
sponsors (for the local venue) as well as national sponsors (for the <br>
whole event). See attached PDF for the packages we offered. Each local <br>
venue chair coordinated their venue sponsorship, and I/Matt coordinated <br>
the national sponsorship.<br>
<br>
Ideally we would like local sponsors to have already got some sponsors <br>
on board before confirming bookings, but we (OSGeo:UK) can underwrite <br>
costs.<br>
<br>
I think nearly all venues covered their costs. I know Manchester didn't, <br>
so we need to send some money to Jonny for this.<br>
<br>
Typically if an org hosted the venue (e.g. OS, BGS, UoGlasgow, etc.) we <br>
gave them a 'local sponsor' listing in exchange for the venue (with no <br>
money changing hands). In fact, BGS then also gave us some money as <br>
well, so we gave them a national sponsor slot as well (as it was >£1000 <br>
I think, I would need to check the details).<br>
<br>
Numbers at each venue were decided locally, and then tickets were sold <br>
centrally. We had one Eventbrite page which people booked on, and a <br>
different option for each location (each with difference caps).<br>
<br>
Hope this helps!<br>
<br>
Best wishes,<br>
Nick.<br>
<br>
On 3/28/23 10:23, Barry Rowlingson wrote:<br>
> Nick,<br>
><br>
>  what's the deal about financial arrangements for FOSS4G UK?<br>
><br>
>  looking at some of last year's web pages, it looks like attendees <br>
> weren't charged, but there was a £20 donation? Did sponsorship cover <br>
> large parts of venue hire and catering? Was that sponsorship national <br>
> (ie organised by OSGeo UK) or local (organised by the local <br>
> organisers)? Does OSGeoUK underwrite any costs (eg if I have to pay £X <br>
> as a deposit on venue hire and nobody turns up)?<br>
><br>
> Was ticketing controlled centrally?<br>
><br>
> Barry<br>
><br>
-- <br>
Nick Bearman<br>
+44 (0) 7717745715<br>
<a href="mailto:nick@geospatialtrainingsolutions.co.uk" target="_blank">nick@geospatialtrainingsolutions.co.uk</a><br>
<br>
Due to my own life/work balance, you may get emails from me outside of normal working hours. Please do not feel any pressure to respond outside of your own working pattern.<br>
-- <br>
FOSS4G-UK mailing list<br>
<a href="mailto:FOSS4G-UK@lists.osgeo.org" target="_blank">FOSS4G-UK@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-uk" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/foss4g-uk</a><br>
</blockquote></div>