<div dir="ltr">Hi all,<div><br></div><div>Notes below.</div><div><br></div><div>Present: Nick, Barry, Rachel, Al, John, Simon, Peter, Tom A, Dan, Ant, Matt, Illya, Piet<br><br><b>Logo </b></div><div>Now ready and on website, subject to addition of<br>- name<br>- ribbon<br>Barry to update<br><br><b>Venues</b></div><div>- Ant will create venue schedule, including numbers<br>- Contact details needed for each site, whatever is best for individuals<br>- Glasgow<br>-- Trying to confirm rooms, should be in place early July<br>-- Sponsorship - tbc<br>- Lancaster<br>-- Venue sorted and free<br>-- Sponsors tbc<br>- Keyworth<br>-- BGS providing a venue<br>- Maynoud<br>-- Venue in place, tbc<br>- London<br>-- tbc<br>- Swansea<br>-- To be updated<br>- Bristol<br>-- Venue booked (Engine Shed), including workshop space if needed<br>-- CGI SparkGEo sponsoring<br>- Basingstoke?<br>-- Possible venue, volunteers needed<br>-- Geoxphere to sponsor<br><br><b>Call for Talks</b><br>- Has been published, deadline end July<br><br><b>Keynotes</b><br>- Ujaval Gandhi and Helen McKenzie confirmed<br>- Matt to confirm titles, photos etc<br>- Timings tbc<br><br><b>Schedule</b><br>- Keynotes to top and tail<br>- Panel discussion after closing keynote<br>- Panel slots pre-recorded with discussion after</div><div>- Nick to confirm<br><br><b>Website</b><br>- Draft website: <a href="https://uk.osgeo.org/foss4guklocal2023">https://uk.osgeo.org/foss4guklocal2023</a><br>- GitHub source for website: <a href="https://github.com/osgeouk/website/tree/gh-pages/foss4guklocal2023">https://github.com/osgeouk/website/tree/gh-pages/foss4guklocal2023</a><br>- Almost ready to go, launch this week, all to update<br><br><b>Social media</b><br>- Al to lead - Mastadon, Twitter etc<br>- Word of mouth was main contact last year<br><br><b>Registration</b><br>- £20 fee<br>- students, under represented groups, those on a low income, those in precarious employment, those who would like to volunteer and anyone else for who a £20 ticket would be a barrier (financial or administrative).<br>- email to ask for a code, stating which group you belong to (no further justification is needed)<br>- need to get names for block bookings<br>- all organisers to register<br>- speakers to have free pass - sent when talk is accepted<br>- numbers needed for each venue - hold back a few places for speakers</div><div>- Ant to set up in coming week<br><br><b>Tech</b><br>- Amy at Kartoza happy to support as well - will feedback<br>- Need to sort format for panel discussion - Illya and Barry to join discussion with Amy<br>- Same payment as last year £500<br>- Streaming test session to be arranged<br>- Demos to be prerecorded if possible - recommend everything from presentation machine<br>- Add checkbox for live demos to call for speakers<br>- see <a href="https://docs.google.com/document/d/1XULYu_UAyTxaomCHHbKKlC0Fw99L0qdMDyDjqPVf4xk/edit?usp=sharing">https://docs.google.com/document/d/1XULYu_UAyTxaomCHHbKKlC0Fw99L0qdMDyDjqPVf4xk/edit?usp=sharing</a><br><br><b>Sponsorship</b><br>- Details at <a href="https://drive.google.com/file/d/19xtzaK0B_EpWrW39th83Lqi6D09j2Jai/view?usp=drive_link">https://drive.google.com/file/d/19xtzaK0B_EpWrW39th83Lqi6D09j2Jai/view?usp=drive_link</a><br>- Keep spreadsheet up to date <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_VL5p6e9kNZBF6KDw2V7ksQFaSg29SUlqIG-xM19Nmk/edit#gid=0">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_VL5p6e9kNZBF6KDw2V7ksQFaSg29SUlqIG-xM19Nmk/edit#gid=0</a><br><br><b>Roles</b><br>- Three people per venue - tech, host/MC, welcome desk<br>- Nick to flesh out<br><br><b>Schedule of dates</b><br>- 31st July is call for talks deadline (extend if necessary)<br>- Registration open by end June<br><br><b>Next meeting</b><br>26th July 12-1<br><br></div></div>