[Francophone] Évènement OSGeo-fr 2013 - éléments budgétaires

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Vincent,

Dans le cadre des Rencontres, comment veux tu gérer les repas ? Cela me parait 
compliquer le travail sachant que lors du salon, il y a 2 endroits pour se 
restaurer sur place (certe les places sont vites rempli).

Quand tu parles des "repas" ce sont uniquement les pauses café peut être ?

Le dimanche 24 juin 2012 22:03:33 Vincent Picavet a écrit :
> Salut,
> 
> Quelques éléments d'information sur un budget prévisionnel de l'organisation
> d'une telle rencontre.
> 
> Caractéristiques :
> * 1 journée de conférences avec 2 tracks, dont une en amphi où on peut faire
> les plènières
> * 150 personnes
> * la communication associée aux rencontres
> * petit-déjeuner, pauses café
> 
> Auquel on ajoute :
> * flyers et goodies osgeo-fr
> * divers fournitures
> 
> On arrive à un total d'environ 6500€.
> Les repas peuvent être proposés à 14€
> 
> Ce qui fait donc un cout de revient de l'évènement à 43€ par personne,
> disons 45€ pour être large, et provisionner aussi un peu d'argent pour
> l'OSGeo-fr afin de financer d'autres projets comme des barcamps par
> exemple.
> 
> Le prix d'entrée pour la journée ne doit pas à mon sens dépasser 20€ par
> personne (ce qui fait 34€ avec le repas). 
Là j'avoue que je suis un peu perdu :) on ne doit pas dépasser 20 €, donc on 
propose 34 € ... Je pense que la question du repas sera déterminante sur le 
budget (j'enfonce une porte ouverte mais c'est la plus grosse part du budget).

> Et je pense que ce serait mieux si
> l'évènement pouvait être gratuit (hors repas), ceux qui veulent vraiment
> payer peuvent faire un don à l'asso ;)
Le libre n'est pas gratuit, un bon message pour faire tomber certaines idées 
reçu :)
 
> Il faut donc trouver entre 3500 et 6500€ de sponsoring.
> Pour la journée QGIS on avait pu réunir facilement 4 sponsors à 500€, et je
> pense que cette fois l'impact étant plus important en terme de visibilité,
> on aura pas trop de souci pour trouver plus de sponsorisation.
> 
> Voila pour ces quelques informations qui donnent un éclairage sur la partie
> budgétaire. Cela me parait largement jouable de trouver des sponsors pour
> couvrir l'évènement.
Je suis d 'accord même si cela reste encore flou dans ma tête (sans être un 
reproche à notre cher trésorier ^^).

> Parmi les entreprises présentes dans la salle, y en a t-il déjà qui seraient
> intéressées pour sponsoriser l'èvenement ? Il y aura classiquement
> plusieurs niveaux de sponsoring.
> Oslandia sera sponsor si l'évènement se concrétise.
Je pense que camptocamp y sera aussi.

Y.