<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>
Hernán and all,</div><div><br></div><div>First of all, many thanks to Hernán for organizing the election. I think it was very smooth.</div><div><br></div><div>I believe the most challenging and important task in any election is to prepare a tidy voters registry. At the moment, we have multiple lists of contributors in different repositories. It would be much easier to avoid human errors if we combined them into a single list, maybe in the core or web repository. Also, for identifying individuals, we can create a unique ID for each contributor based on their name (e.g., first initial + middle initial + last name) when they first join the community to avoid using email addresses (or even github IDs for a potential migration to another platform in the future), which can change any time. Last, as for sending an email to someone who has been away from the community for a while, we could utilize mailing archives to check if they have been active in the community in the past couple of years. We can discuss further in the first meeting.<br></div><div><br></div><div>Just my two cents.</div><div><br></div><div>Best,</div><div>Huidae<br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Jan 28, 2021 at 7:24 AM Chief Return Officer (CRO) - GRASS GIS election 2020 <<a href="mailto:variablestarlight@gmail.com">variablestarlight@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Hello everyone,<br>
<br>
First of all congratulations to all candidates, those who were elected <br>
and also those who were not. It was a honor and a pleasure for me to <br>
serve the GRASS GIS community as CRO. I got a lot of help from all the <br>
more experienced members, specially Markus and Moritz, but also from <br>
Nikos, the previous CRO. Thanks to you all.<br>
<br>
<br>
In brief, these are my thoughts and lessons for the next election:<br>
<br>
- setting up and running an election like this takes time and <br>
dedication, best to start early.<br>
<br>
- for the next election a new, better and more tidy registry needs to be <br>
created, only one entry per person with only one valid e-mail address<br>
<br>
- the LimeSurvey system hosted at OSGEO is seemingly powerful but not <br>
very intuitive, it takes time to sort out the settings and possibilities<br>
<br>
- a discussion is needed to reach consensus on the voting method and <br>
procedures preferred by the community<br>
<br>
<br>
Detailed thoughts below for those who may want to read more.<br>
<br>
Best<br>
<br>
Hernán<br>
<br>
<br>
Detailed thoughts<br>
<br>
My impression is that most things went pretty smooth overall. Setting up <br>
and running an election like this takes time and some dedication. It is <br>
best to start early in the processs. The fact that we started the <br>
elections partly during the holiday season was beneficial at least for <br>
me, because it is a time when I can have more time to do things outside <br>
normal work.<br>
<br>
The most pressing issue we had is that of the voters registry. We <br>
started with six lists containing at least partly the same people, often <br>
with different spellings, aliases and e-mail addresses. I spent a lot <br>
more time that I had expected matching, sorting and choosing, and <br>
eliminating duplicates (and even triplicates or more), from these lists. <br>
This was often done "in the dark", as I had no clue which was the valid <br>
e-mail for a certain person, for example, or that a person is known to <br>
use two or more aliases. In spite of my efforts some people got more <br>
than one invitation to vote. I constantly monitored the election during <br>
the voting phase to ensure that no one voted twice. To my knowledge <br>
no-one did.<br>
<br>
The LimeSurvey software is powerful but not very user friendly (at least <br>
to this user). It took some time and effort to understand the logic <br>
behind it. It is possible and easy to make mistakes that will delete <br>
things. One has to proceed with extreme care. In spite of my efforts <br>
some setting escaped my attention and on the opening day the first <br>
voters reported that they could not vote. Luckily, I managed to fix that <br>
quite soon on that same morning. After finishing the voting phase I <br>
wrote to Jorge to ask for suggestions as to how best allow for audits <br>
and archival as openly as transparently as possible.<br>
<br>
I did not get major complaints from people. Perhaps the most important <br>
question is how the survey is conducted. Nikos and another person raised <br>
the issue of why people had to choose 9 members and why they couldn't <br>
vote for one or two, for example. I thought that asking voters to chose <br>
9 members would be a better option than letting them pick any number. <br>
The reason is the following: the PSC will have 9 members, to be chosen <br>
from 13 candidates, to be voted by about 250 registered voters. If we <br>
allow voters to pick any number of members up to 9 there would be a <br>
substantial chance that some candidates may get extremely few votes, <br>
this is mainly because the number of voters is relatively small (and in <br>
fact, only 98 voted) and this can make the distribution of votes very <br>
skewed. This raises a potential problem of representativity for some of <br>
the least voted candidates. Thus I decided it would be better with a <br>
"pick your nine member PSC" model. Not saying that this is perfect but I <br>
deemed it to be a better solution.<br>
<br>
Lastly, one person asked why he was getting the reminders, as it has <br>
been many years since he has been associated with the GRASS GIS project. <br>
This is just one case, but perhaps raises questions about how the list <br>
of voters is populated.<br>
<br>
<br>
_______________________________________________<br>
grass-psc mailing list<br>
<a href="mailto:grass-psc@lists.osgeo.org" target="_blank">grass-psc@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/grass-psc" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/grass-psc</a><br>
</blockquote></div><br clear="all"><br>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><span><div><div dir="ltr">Huidae Cho, Ph.D., GISP, /hidɛ t͡ɕo/, 조희대, 曺喜大</div><div dir="ltr">GRASS GIS Developer</div><div><a href="https://idea.isnew.info" target="_blank">https://idea.isnew.info</a><br></div></div></span></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>