<div dir="ltr"><div>Thanks Bruce, I appreciate you putting in the time to push this discussion, and in doing so, help to bring several important things to the surface.<br></div><div><br></div><div>There's a lot here, but I'll try and address a few of your points.</div><div><br></div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><i>As I noted in my AustNZ post of 2018-08-07 [1] <b>“I suggest that we 
follow the OSGeo model and have seperate bodies for the Local Chapter 
and the Conference Committees to allow people to balance their volunteer
 time as their personal situation, interests and supporting organisation
 allow.</b><b>” </b></i><span style="font-style:normal"><i>This suggestion was accepted but not followed through unfortunately. </i><br></span></div></blockquote><div><br></div><div>We certainly weren't in a position in August 2018, with only 3 months left before the conference, to establish a new organisation independent of the conference committee. But immediately following the conference, we developed and adopted a Terms of Reference [1] which formalised this separation of responsibilities, and the 2 mailing lists are now used for these separate purposes. This has now been implemented in full. </div><div><br></div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><i>The sooner that we get to a model that allows elections of board members
 and representatives by the community, the healthier off we will be as 
an open community.</i></div></blockquote><div><br></div><div>I think we all agree on this. The Terms of Reference identifies this as a key priority for this year, and it's on the short term radar to establish some rules & plans for elections at an AGM. In my mind the obvious time to hold an AGM is at the annual conference, so that we can reach as much of the community as possible. So in terms of timing, I'd see us beginning a discussion on this within the next 3-4 weeks, so that we have time to get something resolved for November.</div><div><br></div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><i>I note the decision to establish the legal entity in Australia.  There are some restrictions on non-Australian citizens becoming Directors that the Board needs to be aware of</i></div></blockquote><div><br></div><div>The question of where to establish the entity was an important consideration, and was part of the reasoning for choosing a Public Company Limited by Guarantee (see <i>Proposal for Entity Structure</i> [2]), as opposed to an Incorporated Association, which appeared to restrict our ability to operate internationally. In a Public Company, at least two directors must ‘ordinarily reside in Australia’. The reasoning was that it would likely always be possible to find two directors in Australia, and the remainder of the board could be comprised of people from anywhere in the world. In an international organisation this is an important consideration - we need to be open to representation from the entire region.</div><div><br></div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><i>    The elephant in the room has not been addressed however: <br>        Who has the right and ability to appoint new Directors and remove Directors who have not been elected?<br>        What mechanism has been established to remove office holders (Directors) who refuse to cede control of the legal entity when they are voted out?</i></div></blockquote><div><br></div><div>Probably not sufficiently socialised yet, but as a Public Company we are subject to a constitution [3], which does establish some rules around this. Our 2019 agenda identifies the following key items, which will probably take up most of the board's bandwidth up to the AGM, and will definitely be discussed on the public list:</div><div>* determine a process for recruiting and managing an appropriate general membership<br>* determine a process for renewal of board membership, including accountability to the general membership, and clarify such items as term limits and staggering of terms </div><div><br></div><div>The goal, as I see it, is to develop a set of rules that are appropriate for this community. This will probably be fairly hard work and your input will be valuable.</div><div><br></div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><i>Did we ever take up Jody’s offer of funding to engage appropriate external expertise to resolve these types of issues? .</i><br></div></blockquote><div><br></div><div>Not yet - it's on the to-do list [4]. We have sought professional advice on accounting matters. Funding is not necessarily the bottleneck though... I'd point more at time & volunteer availability. If you have time to help identify appropriate ways to ask the right questions of the right people, it might help move things forward?<br></div><div><br></div><div><br></div><div>It sounds like we're on the same page about what's important, and what needs to be done. We've come a long way in the last 9 months, and while there's still plenty left to do before the AGM, I think we're on track to deliver the agenda we committed to, and hopefully resolve all these outstanding issues.<br></div><div><br></div><div>John</div><div><br></div><div><br></div><div>[1] <a href="https://drive.google.com/file/d/13aZ6L08ke1-l32I7c00MahyEKgxeZkq8">https://drive.google.com/file/d/13aZ6L08ke1-l32I7c00MahyEKgxeZkq8</a></div><div>[2] <a href="https://docs.google.com/document/d/1LCoaNY9xACkpE_E1pTn3pGkNV41rqmoK5QkKl2FAfwY">https://docs.google.com/document/d/1LCoaNY9xACkpE_E1pTn3pGkNV41rqmoK5QkKl2FAfwY</a></div><div>[3] <a href="https://drive.google.com/file/d/1kakpBuOsF6ObF4IiUVSA2PRI3-7Asy7P">https://drive.google.com/file/d/1kakpBuOsF6ObF4IiUVSA2PRI3-7Asy7P</a></div><div>[4] <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q5LufGrSZl66yroyUzz5-JsOxJBauRzZe-S1_BC36is">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q5LufGrSZl66yroyUzz5-JsOxJBauRzZe-S1_BC36is</a></div></div>