<div dir="ltr"><div dir="ltr">Hi Bruce</div><div dir="ltr"><br><div>Surely not a certainty that a PCO reduces the event risk - engaging a company would create a lot of new risks:</div><div> - will they meet the standard we've set?</div><div> - will they know how to engage with the community to ensure that it still feels like a community run event and not a copy+paste corporate conference?</div><div> - will we have to raise prices and cut back on things like our Good Mojo program in order to mitigate the extra expense?</div><div> - we would absolutely need to meet sponsorship and registration targets, rather than enjoying some elasticity because of our lean expenses</div><div><br></div><div>There has certainly been a lot of volunteer effort going into these events but that's an absolutely fantastic aspect to them. It's a time consuming experience but a rewarding one. I hope that all of the organisations that have been so willing to support this effort will also (continue) to provide in-kind employee time so that it's less dependent on volunteer time.</div><div><br></div><div>Regardless, I don't understand why we would struggle to obtain a competitive quote from a PCO if we released this information.</div><div><br></div><div>Cheers</div><div>Daniel</div><div>Conference Chair - FOSS4G SotM Oceania 2019</div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Aug 20, 2019 at 8:47 PM Bruce Bannerman <<a href="mailto:bruce.bannerman.osgeo@gmail.com">bruce.bannerman.osgeo@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="auto"><div dir="ltr"><span></span></div><div dir="ltr"><div dir="ltr"></div><div dir="ltr">Hi John,</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">For FOSS4G-2009 we used a Professional Conference Organising (PCO) company to help us put the event together.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">This proved to be very helpful to the LOC in getting the event organised and run smoothly.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">I would recommend this approach in future events as it reduces the event risk and the LOC volunteer load considerably.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">There are of course costs involved...</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">I don’t know if this factor is included in the information that you have below.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">I do know that PCO treat their budgets as intellectual property that must be protected. Therefore, this is a situation where we need to be careful with what is made public.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">In addition, if PCO costs are not included in the budget info below, making the budget public may also be detrimental to us obtaining a suitable competitive quote should we decide to use a PCO later.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Therefore, I recommend not making this specific information publicly available.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">By all means use a process that makes the budget info available to registered potential bidders via other means.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">My 2c.</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Kind regards,</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Bruce</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr"><br>On 20 Aug 2019, at 17:18, John Bryant <<a href="mailto:johnwbryant@gmail.com" target="_blank">johnwbryant@gmail.com</a>> wrote:<br><br></div><blockquote type="cite"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Hi OO board,</div><div><br></div><div>I think it would be helpful for those considering a proposal for 2020 to have access to the 2018 budget. I've prepared a redacted version that removes transaction data, and any specific references to people or companies, in the interest of privacy. But I still think it contains a wealth of useful information to future event organisers.</div><div><br></div><div>You can see this version here (login required): <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vBpexZ4wTbpmQMENEePEj6SYWjqPbfNxOE_5EBAK9HY" target="_blank">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vBpexZ4wTbpmQMENEePEj6SYWjqPbfNxOE_5EBAK9HY</a></div><div><br></div><div><div>Rather than provide it privately to those who ask, I'd rather open it up to the public... I see this as 1) more fair & transparent, and 2) significantly easier to manage. Do you see any issues with sharing this document with the public?</div></div><div><br></div><div>Cheers</div><div>John<br></div></div>
</div></blockquote><blockquote type="cite"><div dir="ltr"><span>_______________________________________________</span><br><span>Oceania mailing list</span><br><span><a href="mailto:Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank">Oceania@lists.osgeo.org</a></span><br><span><a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania</a></span><br></div></blockquote></div></div>_______________________________________________<br>
Oceania mailing list<br>
<a href="mailto:Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank">Oceania@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania</a><br>
</blockquote></div></div>