
<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;" class=""><div>Hi Daniel,</div><div><br class=""></div><div>Kudos for working as Conference Chair for 2019. It is a big task, so well done.</div><div><br class=""></div><div><div>More inline below.</div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div dir="ltr" class=""></div></blockquote></div><div class=""><br class=""></div><div class="">Kind regards,</div><div class=""><br class=""></div><div class="">Bruce</div><div class=""><br class=""></div><div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class="">On 20 Aug 2019, at 19:16, Daniel Silk <<a href="mailto:dwsilk@gmail.com" class="">dwsilk@gmail.com</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class="">Hi Bruce</div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div><br class=""></div><div>To use a PCO or not, is really up to the bidding team (LOC) when they consider the approach that they want to use.</div><div><br class=""></div><div>A brief SWOT to using a PCO as I see it, based on my experience:</div><div><br class=""></div><div>Strengths:</div><div><br class=""></div><div><ul class="MailOutline"><li class="">Capitalise on PCO expertise and experience to plan and run ‘events', regardless of the context.</li><li class="">PCO have well established supply chains, project plans, processes and procedures to help make the running of an ‘event' run smoothly.</li><li class="">Using a PCO allows them to handle the mundane and miriad of tasks that are required to ensure the smooth running of an ‘event’.</li><li class="">This frees up the LOC to concentrate on what their expertise is, the community aspects that they want to share as part of the ‘event’, e.g.</li><ul class=""><li class="">Managing finances</li><li class="">Marketing and event promotion</li><li class="">Attracting Sponsors</li><li class="">Community engagement</li><li class="">Keynotes</li><li class="">Presentations</li><li class="">Birds of a Feather</li><li class="">Code Sprints</li><li class="">Poster sessions</li><li class="">Social get togethers</li><li class="">etc</li></ul><li class="">This results is less volunteer time being consumed by mundane tasks.</li><li class="">The use of a PCO gives those LOC teams with limited experience in running a FOSS4G event a much better chance to run a successful one. </li></ul><div class=""><br class=""></div><div class="">Weaknesses:</div><div class=""><br class=""></div><ul class="MailOutline"><li class="">There is an additional cost for the PCO that must be recovered somewhere, perhaps by sponsorship, but more likely by distributing the cost amongst attendees. </li><li class="">There is typically an upfront cost to engage the PCO. This money must be available.</li><li class="">There is a requirement to define requirements, run a procurement process to select a reputable PCO.</li><li class="">There is an addition relationship between the LOC and the PCO that must be managed proactively to ensure a successful event.</li></ul><div class=""><br class=""></div><div class="">Opportunities:</div><div class=""><br class=""></div><div class=""><ul class="MailOutline"><li class="">There is an opportunity to develop a longer term relationship between a reputable POC and OSGeo-Oceania. This could potentially allow for:</li><ul class=""><li class="">lessons learned to be carried more easily forward between events.</li><li class="">more consistent events, without necessarily having to use the same LOC people.</li><li class="">new LOC teams to bid for events, while reducing the risk to a successful ‘event’.</li></ul><li class="">Assuming good marketing and vibe, the ‘event’ may be able to attract more people than required to cover the costs of the POC for the ‘event’. </li><li class="">This may result in a surplus that can be used to mitigate against the costs of future ‘events’, or to cover other planned OSGeo-Oceania activities.</li></ul><div class=""><br class=""></div></div><div class="">Threats:</div><div class=""><br class=""></div><div class=""><ul class="MailOutline"><li class="">If the procurement process to select the PCO is not effective, there is the chance that a less experienced, or reputable PCO may be selected.</li><li class="">If the LOC/POC relationship is not managed effectively, then this could result in a risk to a successful ‘event’.</li><li class="">The cost for the POC must be spread amongst attendees. The fewer the attendees, the more the cost that must be charged. </li><li class="">If there are less attendees than planned for, then there may be a cost impact to the conference where money will need to be found to address.</li><li class="">Allow a contigency for the unexpected. We had to deal with the affects of the GFC in 2009.</li></ul><div class=""><br class=""></div></div><div class=""><br class=""></div><div class="">These SWOT thoughts are based in experiences from 2008 and 2009 in being a member of the FOSS4G-2009 LOC and on selecting, training and managing an effectine POC for the event. Overall I had a positive experience with the POC that we used. They certainly made our life much easier, particularly during the running of the actual conference.</div><div class=""><br class=""></div></div><div><br class=""></div><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><br class=""><div class="">Surely not a certainty that a PCO reduces the event risk - engaging a company would create a lot of new risks:</div><div class=""> - will they meet the standard we've set?</div></div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div>This will depend on how effective the LOC’s procurement and relationship management is. See also the SWOT above.</div><div><br class=""></div><div>PCO related risks can be managed, and the use of a PCO may also mitigate against other LOC risks of trying to 'go it alone’.</div><div><br class=""></div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""> - will they know how to engage with the community to ensure that it still feels like a community run event and not a copy+paste corporate conference?</div></div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div>This is not a PCO task in my opinion. It is a LOC task.</div><div><br class=""></div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""> - will we have to raise prices and cut back on things like our Good Mojo program in order to mitigate the extra expense?</div></div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div>See relevent comments in the brief SWOT analysis above. </div><div><br class=""></div><div>Yes there will be costs, but most attendees will probably have their attendance paid for by their employers as a professional development activity.</div><div><br class=""></div><div>There is also a good chance of a surplus that can be applied to future events.</div><div><br class=""></div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""> - we would absolutely need to meet sponsorship and registration targets, rather than enjoying some elasticity because of our lean expenses</div></div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div><br class=""></div><div>Yes. But that will be required regardless of whether a PCO is used or not.</div><div><br class=""></div><div>The most important aspects here are to know the market; have effective marketing; set realistic targets and budget; and manage expenses. </div><div><br class=""></div><div>This doesn’t change just because a PCO is engaged. </div><div><br class=""></div><div><br class=""></div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""><br class=""></div><div class="">There has certainly been a lot of volunteer effort going into these events but that's an absolutely fantastic aspect to them. It's a time consuming experience but a rewarding one. I hope that all of the organisations that have been so willing to support this effort will also (continue) to provide in-kind employee time so that it's less dependent on volunteer time.</div></div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div><br class=""></div><div>Agreed. </div><div><br class=""></div><div>Volunteer time is a very scarce and valuable resource.</div><div><br class=""></div><div>My opinion is that we don’t waste in on the more mundane aspects of the planning and running of the ‘event’.</div><div><br class=""></div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""><br class=""></div><div class="">Regardless, I don't understand why we would struggle to obtain a competitive quote from a PCO if we released this information.</div></div></div></div></blockquote><div><br class=""></div><div><br class=""></div><div>I haven’t read the resource below and don’t intend to.</div><div><br class=""></div><div>If there are expected costs for items listed in the documentation and these are made public, then an organisation who is bidding for the work can adjust proposals accordingly.</div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""><br class=""></div><div class="">Cheers</div><div class="">Daniel</div><div class="">Conference Chair - FOSS4G SotM Oceania 2019</div><div class=""><br class=""></div></div><br class=""><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Aug 20, 2019 at 8:47 PM Bruce Bannerman <<a href="mailto:bruce.bannerman.osgeo@gmail.com" class="">bruce.bannerman.osgeo@gmail.com</a>> wrote:<br class=""></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="auto" class=""><div dir="ltr" class=""><span class=""></span></div><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""></div><div dir="ltr" class="">Hi John,</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">For FOSS4G-2009 we used a Professional Conference Organising (PCO) company to help us put the event together.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">This proved to be very helpful to the LOC in getting the event organised and run smoothly.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">I would recommend this approach in future events as it reduces the event risk and the LOC volunteer load considerably.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">There are of course costs involved...</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">I don’t know if this factor is included in the information that you have below.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">I do know that PCO treat their budgets as intellectual property that must be protected. Therefore, this is a situation where we need to be careful with what is made public.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">In addition, if PCO costs are not included in the budget info below, making the budget public may also be detrimental to us obtaining a suitable competitive quote should we decide to use a PCO later.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">Therefore, I recommend not making this specific information publicly available.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">By all means use a process that makes the budget info available to registered potential bidders via other means.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">My 2c.</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">Kind regards,</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class="">Bruce</div><div dir="ltr" class=""><br class=""></div><div dir="ltr" class=""><br class="">On 20 Aug 2019, at 17:18, John Bryant <<a href="mailto:johnwbryant@gmail.com" target="_blank" class="">johnwbryant@gmail.com</a>> wrote:<br class=""><br class=""></div><blockquote type="cite" class=""><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class="">Hi OO board,</div><div class=""><br class=""></div><div class="">I think it would be helpful for those considering a proposal for 2020 to have access to the 2018 budget. I've prepared a redacted version that removes transaction data, and any specific references to people or companies, in the interest of privacy. But I still think it contains a wealth of useful information to future event organisers.</div><div class=""><br class=""></div><div class="">You can see this version here (login required): <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vBpexZ4wTbpmQMENEePEj6SYWjqPbfNxOE_5EBAK9HY" target="_blank" class="">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vBpexZ4wTbpmQMENEePEj6SYWjqPbfNxOE_5EBAK9HY</a></div><div class=""><br class=""></div><div class=""><div class="">Rather than provide it privately to those who ask, I'd rather open it up to the public... I see this as 1) more fair & transparent, and 2) significantly easier to manage. Do you see any issues with sharing this document with the public?</div></div><div class=""><br class=""></div><div class="">Cheers</div><div class="">John<br class=""></div></div>

</div></blockquote><blockquote type="cite" class=""><div dir="ltr" class=""><span class="">_______________________________________________</span><br class=""><span class="">Oceania mailing list</span><br class=""><span class=""><a href="mailto:Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank" class="">Oceania@lists.osgeo.org</a></span><br class=""><span class=""><a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania" target="_blank" class="">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania</a></span><br class=""></div></blockquote></div></div>_______________________________________________<br class="">

Oceania mailing list<br class="">

<a href="mailto:Oceania@lists.osgeo.org" target="_blank" class="">Oceania@lists.osgeo.org</a><br class="">

<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania" rel="noreferrer" target="_blank" class="">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/oceania</a><br class="">

</blockquote></div></div>

</div></blockquote></div><br class=""></body></html>