<div dir="ltr"><div>Hi all,</div><div><br></div><div>I'd like to kick off a discussion around membership of OSGeo Oceania, and how we elect directors to the board. We don't need to rush, but should move with purpose, so we can complete our mandate, and an incoming board of directors can begin with a solid foundation. Let's aim to get through as much of this as we can in the next couple of weeks, to have time to make arrangements ahead of the conference rush.<br></div><div><br></div><div>For background, in our <a href="https://drive.google.com/file/d/13aZ6L08ke1-l32I7c00MahyEKgxeZkq8/view" target="_blank">Terms of Reference</a>, we agreed to get this done in 2019: <br></div><div><ul><li><i>determine a process for recruiting and managing an appropriate general membership</i></li><li><i>determine a process for renewal of board membership, including accountability to the general membership, and clarify such items as term limits and staggering of terms</i></li></ul>I think these are the key questions we need to answer:</div><div><ol><li><b>Membership</b>: We need to recruit a membership who will vote on a board of directors, and maintain a register of these members. How do we do it? What are the rights & obligations of members? Do we charge a small annual fee?</li><li><b>Elections</b>: When will these be held? How do we run them? Do we appoint a CRO?</li></ol><div>Regarding timing, I would see us holding our AGM at the conference, but holding elections in the weeks following. I previously thought it might make sense to have the elections at the AGM, but on reflection I realise that would exclude people who aren't attending the conference from participating, and we should be looking to the wider community.</div><div><br></div><div>We have some financial support from OSGeo for seeking professional advice/assistance, so let's consider what questions we need answered by the pros. We may need to look at updating our constitution and our Terms of Reference.</div><div><br></div><div>Thoughts?</div><div><br></div><div>Cheers</div><div>John<br></div><div><br></div></div></div>