<div dir="ltr"><div dir="ltr">Hi Trisha<br><br>Thanks - for a board 'general business list' I reckon the ideal is 'anyone can subscribe, but only specific people can post without moderation - and all archives are open'. Mailman has plenty of power to vary a subscribers posting power as needed. We can get all these switches flicked on oceania-board easily, there's only a small task to audit the archives for anything which meets in-camera requirements.<br><br>A few OSGeo lists operate this way, including giving and taking power for unmoderated posting to individuals as required for specific discussions.<br><br>I think clear identification of the circumstances for in-camera discussion is great, thanks!<br><br>We still need to add this list as means of communication - I've added suggestions to the linked doc.<br><br>Regards,<br><br>Adam<br><br><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Sat, 5 Sep 2020 at 02:51, Trisha Moriarty <<a href="mailto:moriar1y@gmail.com">moriar1y@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr">Thank you for your comments and it's great to see active discussion on the draft ToR v2.0. We can certainly make the requested modifications to the Board's communication processes  and the ToR can be modified to reflect the changed practice.  <div><br></div><div>So just to confirm that  I understand the new process...</div><div><br></div><div>The Oceania-board list is to be made public, that is open for all community members to subscribe to. Having the dedicated board list will make it easier to track and filter conversations in our inboxes.</div><div>The board will  use the Oceania Board list for all board communications, except for those where privacy is deemed necessary. </div><div>A new list called Ocean-board-private will be used for these conversations, ensuring they can be archived. </div><div>We will list those circumstances in the ToR, so it is clear when the Oceania-board-private list can be used.</div><div>Currently there are two circumstances</div><div>1. code of conduct breaches</div><div>2. commercial in confidence matters</div><div><div>Are there any more? Do we need to be more specific with the commercial in confidence matters?</div><div><br></div></div><div>I have created a V2.1 on google drive and modified to the Communication Section to reflect the new processes mentioned above.  This is obviously still open for further suggestions and refinement of both the processes and wording.</div><div><br></div><div><a href="https://docs.google.com/document/d/1mwuJeE_NunKieUP6z4yHSmvlAd8B4ZOHD0qBqeY6DyY/edit?usp=sharing" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/1mwuJeE_NunKieUP6z4yHSmvlAd8B4ZOHD0qBqeY6DyY/edit?usp=sharing</a></div></div></div>
</blockquote></div></div>