<div dir="auto"><div dir="ltr"><div>I've been invited to contribute to the upcoming OSGeo Oceania annual report, as ex-chair. I was the chair of the organisation from its formation at the end of 2018 until I resigned on 29 May 2020. I'd like to offer a contribution here, on the public list, relating my perspective on the year.</div><div><br></div><div>2019-2020 was a two-act play, and the two halves of the year could hardly stand in greater contrast from each other. <br></div><div><br></div><div><u><b>Act One:</b></u></div><div style="margin-left:40px">At 1 July 2019, we had just recently created the formal entity OSGeo Oceania Ltd, the Wellington conference team was in full swing, and there was much to do. In our inaugural Terms of Reference, we had laid out an ambitious plan for 2019 to deliver a number of key foundational pieces, while striving to maintain the high level of transparency and accountability this community expects and deserves. In 2019, we worked at a furious pace, cooperatively and collaboratively, and I feel we achieved everything we set out to do, to a high standard. There were many highlights, and a few low points. <br></div><div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">A few highlights:</div><div style="margin-left:40px"><ul><li>organising a truly wonderful event in Wellington, thanks to a highly engaged organising team</li><li><a href="https://wiki.osgeo.org/images/7/7d/Face_to_Face_Meeting_2019_Bucharest.pdf" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">being recognised as a local chapter</a> by OSGeo at FOSS4G in Bucharest</li><li>working through a challenging community consultation (<a href="https://lists.osgeo.org/pipermail/oceania/2019-September/002115.html" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">on-list</a>) to produce a robust Membership Policy, so that we could recruit formal "members" to keep the board accountable</li><li>establishing a "Membership Working Group", enabling more people in the community to get involved in running the organisation, and running a successful membership drive</li><li>engaging with "Team Pasifika" to develop a successful proposal for the 2020 conference</li><li>successfully organising and running our first election, empowering the community to elect the board in a clear and transparent process, establishing a direct line of accountability</li></ul></div><div><div style="margin-left:40px">Some low points:</div><div><ul style="margin-left:40px"><li>realising we hadn't been fully living up to <a href="https://drive.google.com/file/d/13aZ6L08ke1-l32I7c00MahyEKgxeZkq8" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">our promise</a> to operate transparently, thanks to those who <a href="https://lists.osgeo.org/pipermail/oceania/2019-August/002047.html" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">raised it on the list</a></li><li>realising our initial constitution had been adopted in haste, with an inadequately defined purpose, requiring <a href="https://docs.google.com/document/d/1pgwoyjRCwvG6a76u5__rdExrmcidjfaf08RgaQCGjzs" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">a major effort to update it</a> (fortunately we had some professional assistance, funded by OSGeo)</li><li>some internal conflict between directors over transparency and process, occasionally working at cross purposes</li></ul><div style="margin-left:40px">All in all, I think we ended 2019 on a high point, feeling like we were moving in the right direction as an organisation, with a renewed board, and a highly engaged, activated community, with members from across the region ready and willing to participate.</div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">I had concerns about how we could fully restore our commitments to the community regarding transparency and accountability. I hoped that early in 2020, we could prioritise an update to our original Terms of Reference to make them relevant again, renew our commitments, and firm up some board processes, so that we could reduce conflict and move forward with purpose.</div><div><br></div><div><u><b>Act Two:</b></u><br></div><div style="margin-left:40px">The year began well:</div><div style="margin-left:40px"><ul><li> We held our <a href="https://drive.google.com/file/d/1tlpx17SNeUpsuP10XorP0YqnZLpknA41" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">first meeting of the new board on 9 Jan</a>, appointed directors to formal roles (ie chair, deputy chair, treasurer, secretary), and kicked off a review of the Terms of Reference.</li><li>We began to look for ways to become more efficient as a board. One particularly promising development was the adoption of Loomio, making it easier to track decisions, improve clarity, and enhance transparency.</li><li>The Fiji organisers began to build momentum, forming a team, developing good collaborative processes, and empowering new people to step up and get engaged.<br></li></ul></div><div style="margin-left:40px">At the end of February, the <a href="https://docs.google.com/document/d/1jcBeJQddyVHtNgOokLyKIKlE-MpXxhDSi9GdmFVhMm8" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">Terms of Reference review</a> was completed and brought to the board. It was met  with general support, but our commitment to open-by-default became a point of debate. I would have loved to resolve this debate, but the timing was poor, with a couple of other major issues competing for our attention: 1) the looming prospect of a global pandemic, and 2) an internal board matter causing deep conflict.<br></div></div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">As COVID captured everyone's attention, we agreed to pause board activities for a while. The new Terms of Reference never made it to a board vote, and we missed the opportunity to clarify a significant sticking point.</div><div style="margin-left:40px"><br></div></div><div style="margin-left:40px">When we returned from the pause in mid May, we had a positive board meeting, where Jonah brought forward <a href="https://docs.google.com/document/d/1qBSFrj_m6u7nYk4uMuZWGj5ZmOdxfE_f2dUooodH3Fs" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">the idea of a hybrid in-person/online conference</a>, meeting with support from the board. This was the last board meeting with <a href="https://drive.google.com/file/d/1i1OP74QsTx0wh1FskCK_4vKUkRFQPZUW" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">published minutes</a>.<br></div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">Unfortunately, the internal board matter from before the pause hadn't gone away, and couldn't be resolved. I felt deeply conflicted, I couldn't persuade the board to take action, and I found myself ethically unable to continue to participate. On 29 May, with profound regret, I handed in my resignation.</div><div><br></div><div><u><b>Epilogue:</b></u></div><div></div><div style="margin-left:40px">In my opinion, transparency itself isn't the goal, but a vital tool to promote community health. When organisations operate transparently, the communities they serve can more easily find ways to engage, contribute, and hold leaders accountable. It's a fundamental part of how open communities work, and we can look at OSGeo and OSMF for examples of how openness can help a community thrive.</div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">In the last several months, we've seen an overall decline in board transparency, but some mildly positive moves to improve the situation, such as the creation of a public  <a href="https://lists.osgeo.org/pipermail/oceania-board/" rel="noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer noreferrer" target="_blank">board mailing list</a>. This (read-only) list offers a small peek behind the curtain, revealing some apparently broken processes, which is helpful because if we know they're broken, we can fix them.<br></div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">I'm hopeful that a major board renewal at the upcoming election will help move things back in the right direction. After the election, most of the board will be made up of new directors. It may be challenging for them to navigate the gap between OO's policies and practices, which hasn't been explained. But if the discussion is brought back into the open, there will be a whole community ready to support them. This is a wonderful community, full of positivity, made up of passionate people who want to see this organisation succeed in its mission.</div><div style="margin-left:40px"><br></div><div style="margin-left:40px">I encourage the community to vote thoughtfully, hold OSGeo Oceania accountable, and help it evolve into the organisation it needs to be.<br></div></div></div></div>