<div dir="ltr">You do what you normally do, perhaps has for a clear letter with the updated items. I have sent you, venka and the contractor an email where you can make this request. <div><br></div><div>The sys admin committee should be pretty independent here (you have an approved budget) and you are following through on a motion made by your committee. The only reason to need venka is if you need something signed. I am concerned that we will go back and forth trying to figure out the right way to do things, when for this small an amount of work any way will work.</div><div><br></div><div>Aside: The contract we did with get interactive was for 50k and at the end of a long bidding process with many deliverables. I do not recommend using it as a guide!<br><div><div><div>(On the bright side "fine print" is not required in their country so we could understand the resulting contract).<br></div><div><br></div><div><br></div></div></div></div></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>--</div><div>Jody Garnett</div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On 18 October 2017 at 11:00, Alex M <span dir="ltr"><<a href="mailto:tech_dev@wildintellect.com" target="_blank">tech_dev@wildintellect.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Jody,<br>
<br>
Since you're the lead contact with the vendor and we've passed the quote<br>
back and forth with modifications, can you ask GetInteractive for the<br>
final version as a document we can sign? I'm unclear how the previous<br>
contract was written. Should I just ask Jeffrey Lasut for an official<br>
quote on the 4 hours of migration work?<br>
<br>
Normally I get an official quote from companies with a paragraph<br>
describing the work and the itemized price, and consider that the<br>
contract. Especially considering how small this task is now.<br>
<br>
Thanks,<br>
Alex<br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
On 10/18/2017 10:53 AM, Jody Garnett wrote:<br>
> Not sure I have any more details Alex, this is SAC budget and contract.<br>
><br>
> Reading the SAC email list I can see the quote discussed, and the decision<br>
> made in last weeks meeting. I do not see a contract on the SAC email list.<br>
><br>
> Searching email a bit wider, there is private email to you dated 30 August<br>
> subject "Re: Hosting proposal OSGeo website". This is the result of the f2f<br>
> action item to obtain a quote. This emails reads more like a quote and<br>
> negotiation as you asked questions about capacity and the software stack<br>
> used.<br>
><br>
> You may need to follow up for a contract for venka to sign?<br>
> --<br>
> Jody Garnett<br>
><br>
> On 18 October 2017 at 10:26, Alex M <<a href="mailto:tech_dev@wildintellect.com">tech_dev@wildintellect.com</a>> wrote:<br>
><br>
>> Venka and the OSGeo Board,<br>
>><br>
>> The OSGeo Systems Administration Committee has approved contracting with<br>
>> GetInteractive to move the new beta website site over to a virtual<br>
>> server managed by OSGeo.<br>
>><br>
>> 4 hours at a total cost € 320,- ex. VAT.<br>
>><br>
>> We'd like this payment to come from the $3000 USD budget the board<br>
>> allocated to the new website. My understanding is that the President<br>
>> needs to sign off on this contract. Jody can provide more details if<br>
>> needed.<br>
>><br>
>> An additional portion of those funds will be spent on cloud hosting<br>
>> service to facilitate a quick move, that has already been taken care of<br>
>> by the Treasurer.<br>
>><br>
>> Thank you,<br>
>> Alex<br>
>> OSGeo System Administration Committee Chair<br>
>> ______________________________<wbr>_________________<br>
>> Sac mailing list<br>
>> <a href="mailto:Sac@lists.osgeo.org">Sac@lists.osgeo.org</a><br>
>> <a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/sac" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/<wbr>mailman/listinfo/sac</a><br>
><br>
<br>
</div></div></blockquote></div><br></div>