<div dir="ltr"><div>Hey Jeff,</div><div><br></div>I have started a loomio decision and set the close date for Wednesday. I am confident that this will pass.<div><br></div><div>I have also spoken to our lawyer and will have a contract drawn making this official. My basic understanding based on your request is as follows:</div><div><br></div><div>- This is a non-profit endeavor</div><div>- You will get access to a checking account and will have a debit card associated with it</div><div>- You and your team will keep the books, we will provide you a quickbooks account so that we are able to report on this after the event is over to our board.</div><div><br></div><div>Once the vote is closed on Wednesday I will get you a contract as soon as I can, once we have all signed I will get the bank account setup.</div><div><br></div><div>Please let me know if we are all on the same page and if this timeline works for you. If you need any adjustments I would be happy to discuss here.</div><div><br></div><div>-Guido</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Thu, Nov 8, 2018 at 11:50 AM Jeffrey Johnson <<a href="mailto:ortelius@gmail.com">ortelius@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hi Folks,<br>
<br>
Rob and I are co-organizing FOSS4G-NA 2019 here in San Diego. We have<br>
most of the key items (Venue, Catering, A/V, Call for Proposals,<br>
Ticketing system etc) in progress, but we are a bit stuck on the<br>
banking aspect. We have chosen _not_ to engage with a Professional<br>
Conference organizer for various reasons and usually a firm like this<br>
handles the banking. We had originally thought we would just setup an<br>
LLC and run the sponsor and attendee income through that, but my CPA<br>
advises that this could have tax implications for me personally and so<br>
I'd like to avoid.<br>
<br>
With that in mind, we would like to ask that OSGeo-US (under the<br>
umbrella of Technocation) provide us a bank account to work with.<br>
Ideally this is as simple as adding an additional account to the<br>
existing banking relationship and sending us Debit cards to work with<br>
and perhaps asking for checks to be issued by the bank directly.<br>
<br>
For reference, our budget worksheet is here<br>
<a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sOVlpoZ_yrhsuki_qLTwP73em60_kZSU6sJvsmI67Bo/edit#gid=0" rel="noreferrer" target="_blank">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sOVlpoZ_yrhsuki_qLTwP73em60_kZSU6sJvsmI67Bo/edit#gid=0</a><br>
<br>
As we have stated to receive sponsor commitments, it is somewhat<br>
urgent that resolve this issue and get the $ moving.<br>
<br>
Do let us know if there are any questions or issues that need to be<br>
addressed or if this can be setup quickly.<br>
<br>
Thanks in advance,<br>
<br>
Jeff & Rob (FOSS4G-NA 2019 Co-chairs)<br>
_______________________________________________<br>
US mailing list<br>
<a href="mailto:US@lists.osgeo.org" target="_blank">US@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/us" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/us</a><br>
</blockquote></div>