<div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Sat, Dec 9, 2017 at 5:53 PM, Steven Feldman <span dir="ltr"><<a href="mailto:shfeldman@gmail.com" target="_blank">shfeldman@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div style="overflow-wrap: break-word;">Great proposal from the SLOC. Thank you<div><br></div><div>Adding my q’s to Paul’s list (also posted to wiki)</div><div><br></div><div><ol class="gmail-m_-5281414163057488943MailOutline"><li>Can you provide some more details of the “parallel official schedule outside the main conference”?</li><li>You propose 9 parallel track with 351 20 minute presentation slots, there does not appear to be any time allowance for questions and for changeover? Previous FOSS4Gs have had 30 minute sots with 20 mins talk, 5 mins questions and 5 mins changeover.</li><li>Will workshop presenters receive free or reduced price entry to the conference? Is this included in your budget?</li><li style="margin:0px;line-height:normal"><span style="background-color:rgb(255,255,255)">Please clarify your plans to record sessions (all or some?)</span></li><li style="margin:0px;line-height:normal"><span style="background-color:rgb(255,255,255)"></span><span style="background-color:rgb(255,255,255)">Will you be streaming any sessions live? If so, just keynotes or all sessions?</span></li><li style="margin:0px;line-height:normal"><span>Is there room capacity for 1200 attendees in the presentation track?</span></li><li>While the mid range attendance at 1200 is in line with Boston in 2017 (1150) it is well above Bonn in 2016 (950) - I suggest it would be prudent to budget for a lower “low” estimate. </li><li>Currently you only just cover costs with 900 delegates is there a plan in case the economic environment has deteriorated by 2019?</li><li>How might you make the event financially viable with 750-800 delegates?</li><li>Does your budget include allowance for 15% free entrance to students and staff and sponsors?</li><li>Your sponsorship target is moderately high, particularly if you are focussing on a large proportion of public sector sponsors? Do you have a contingency plan if sponsorship is less than expected? Who will be responsible for recruiting sponsors, a member of SLOC or the PCO?</li><li style="margin:0px;line-height:normal"><span>How have you accounted for VAT on ticket sales and expenses?</span></li><li style="margin:0px;line-height:normal"><span>Have you allowed enough for the costs of a registration service e.g. eventbrite and credit card fees</span></li><li style="margin:0px;line-height:normal">On your mid estimate 1200 delegates you only make a $40k surplus, this is quite low and leaves little room except your contingency. Can you clarify?</li><li style="margin:0px;line-height:normal">Your sponsorship rates seem low in comparison to previous events Can you explain your rationale for this?</li><li style="margin:0px;line-height:normal">Can you clarify the maximum extent of the OSGeo Guarantee that you are requesting? <br></li></ol><div><br></div><div>May the FOSS be with you</div></div><div>
<span class="gmail-m_-5281414163057488943Apple-style-span" style="border-collapse:separate;font-variant-ligatures:normal;font-variant-east-asian:normal;line-height:normal;border-spacing:0px">______<span class="gmail-HOEnZb"><font color="#888888"><br>Steven<br></font></span></span></div><div><br></div></div></blockquote><div><br></div><div><br></div><div>Hi,</div><div> </div><div>Answers already on the wiki, but for those who are not following the page:</div><div><br></div><div><ul><li> <b>Can you provide some more details of the “parallel official schedule outside the main conference”?</b></li></ul>
<p>Our idea is to provide interesting workshops, talks and meetings 
outside the FOSS4G scope, but of interest to the people attending the 
conference. We will get in contact with all the tech and opendata 
communities in Sevilla to make a parallel free schedule outside the 
venue (but as close as we can).
</p><p>This can be useful for different use cases:
</p>
<ul><li> Attendants that may come to the workshops but cannot afford to 
pay the full conference ticket. They can still make the most out of the 
tickets, staying the whole week and attending all these free events.</li><li> Attendants that are only interested in specific topics of the 
conference. They may found other topics relevant for them that may not 
be geo but still connected to what they do.</li><li> Companies looking for partners outside the geo world (like on the IoT codesprint we have already discussed). </li><li> Companies looking to hire. They will find talented developers that 
may not be inside the geo world but may be using some technology they 
need (docker, Java, Drupal, Python, R,...).</li></ul>
<p>The exact details of what the topics and type of events will be are 
still not decided, as we will work on it once we get confirmation of 
where the FOSS4G will take place. Usually in Sevilla you can find 
workshops, talks and business meetings every week from different 
technologies.
</p>
<ul><li> <b>You propose 9 parallel track with 351 20 minute presentation
 slots, there does not appear to be any time allowance for questions and
 for changeover? Previous FOSS4Gs have had 30 minute sots with 20 mins 
talk, 5 mins questions and 5 mins changeover.</b></li></ul>
<p>Each slot will be one hour and contain 3 talks. So each talk will be 
15 mins talk and 5 minutes questions. Between one slot and another there
 is usually a break (coffee or lunch) so you can use the break to move 
between rooms. 
</p><p>There is only between the slots 2 and 3 where there will be no 
break and we will try to make both slots with similar content to 
diminish the movements needed. They can be seen as a double slot.
</p><p>It is true that between talks inside the same slot there will be 
no time dedicated to movements between rooms, but in our experience, 
usually this time is used anyway for extending the talk or the 
questions, so people who want to change rooms between talks in the same 
slot, have to miss questions anyway.
</p>
<ul><li> <b>Will workshop presenters receive free or reduced price entry to the conference? Is this included in your budget?</b></li></ul>
<p>We have a 15% of complimentary registrations that could include 
workshop presenters/teachers, scholarship students, other speakers, 
sponsors’, volunteers, etc. It will range from 135 to 180 free 
registrations that the conference committee and SLOC will further 
detail. It could also be possible to have some more reduced registration
 fees – instead of free registration-always aligned with our budget 
provisions. 
</p>
<ul><li> <b>Please clarify your plans to record sessions (all or some?)</b></li></ul>
<p>Our plan is to record all sessions; there will be a fix video camera 
in every room, workshops included and in the conference plenary and 
parallel tracks. 
</p>
<ul><li> <b>Will you be streaming any sessions live? If so, just keynotes or all sessions?</b></li></ul>
<p>We will stream the plenary sessions, one in the morning and one to 
end up each day, six plenary sessions in total, plus the parallel track 
that will be run in the plenary room. We will design our program 
accordingly.
</p>
<ul><li> <b>Is there room capacity for 1200 attendees in the presentation track?</b></li></ul>
<p>We will have two big rooms: El Fuerte (where the plenaries will be) 
and Circo del Condor. Both have a 1500 people capacity, so both rooms 
will be good for high attendance talks.
</p>
<ul><li> <b>While the mid range attendance at 1200 is in line with 
Boston in 2017 (1150) it is well above Bonn in 2016 (950) - I suggest it
 would be prudent to budget for a lower “low” estimate.</b> </li></ul>
<p>We have calculated also for 900 assistants in our minimum scenario. 
We have also presented a lower low estimate of 750-800 with a worst 
scenario budget.
</p><p>We have a plan to cut costs if we cannot reach the estimated 
number of attendees. (see question of making the conference viable with 
750-800 delegates). We estimate to get at least 900 attendees and that 
is our base budget estimation. But still, we have a lot of extras this 
year we can cut costs on if needed without attendees from past editions 
noticing anything is missing (like the recording of the workshops).
</p>
<ul><li> <b>Currently you only just cover costs with 900 delegates is 
there a plan in case the economic environment has deteriorated by 2019?</b></li></ul>
<p>As we detail in page 57, our worst scenario (but still breaking even)
 would be having 800 attendees to the conference and 400 workshops slots
 occupied (with 80% of early bird registration). In this case, 
complimentary registrations would go down and wouldn’t give right to any
 of the services that have costs, except for sponsors (such as gala 
dinner, lunches, etc.). 
</p>
<ul><li> <b>How might you make the event financially viable with 750-800 delegates?</b></li></ul>
<p>We believe that 750-800 attendees is still a very interesting number 
in order to get sponsors, and we assume that we will be perfectly 
capable of maintaining a high income through sponsorships, while in the 
case of having less attendees, most of the expenses will be lower.
</p>
<ul><li> <b>Does your budget include allowance for 15% free entrance to students and staff and sponsors?</b></li></ul>
<p>Yes, as it has explained previously.
</p>
<ul><li> <b>Your sponsorship target is moderately high, particularly if 
you are focussing on a large proportion of public sector sponsors? Do 
you have a contingency plan if sponsorship is less than expected? Who 
will be responsible for recruiting sponsors, a member of SLOC or the 
PCO?</b></li></ul>
<p>We will work together, the SLOC and the PCO to get the sponsors. SLOC
 and PCO have very good connections in both public and private sector 
and have previous record of success in many open-source conferences. 
Anyway because the amounts proposed for sponsorship are reasonable low, 
we believe it will be very feasible to involve many different companies 
to sponsorship the event. 
</p><p>The contingency plan, if we don’t have enough sponsors, will be 
to reduce slightly in expenses we can control, like catering or even 
technical issues that are linked to sponsorship. If FOSS4G 2019 finally 
comes to Sevilla we are convinced that the expectations that we have 
generated in the proposal phase will transform into (economic) support. 
 
</p><p>We plan to reach sponsors from past years but also we want to 
reach companies that don’t usually sponsor FOSS4G but instead sponsor 
other smaller events in Spain/Portugal. This way we expect to increase 
the total number of sponsors, even if they contribute with a smaller 
fee.
</p><p>There is also these laws the Spanish and Portuguese Government 
are pushing through that will give tax incentives to companies which 
invest in events commemorating the 500th anniversary [1] [2] (and more 
laws incoming). This should attract sponsors that wouldn’t sponsor the 
conference otherwise.
</p><p>We want to reach other companies that participate in FOSS4G but 
don’t usually sponsor. This is a longer shot, but we will work on 
extending the pool of companies that sponsor the conference.
</p><p>[1] <a rel="nofollow" class="external gmail-free" href="https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-7813">https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-7813</a>
</p><p>[2] <a rel="nofollow" class="external gmail-free" href="https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-10159">https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-10159</a> 
</p><p><br>
</p>
<ul><li> <b>How have you accounted for VAT on ticket sales and expenses?</b></li></ul>
<p>Just like it is contemplated in the budget template, we have set net 
prices for the tickets, but have counted on the 21% VAT in the expenses.
 
</p>
<ul><li> <b>Have you allowed enough for the costs of a registration service e.g. eventbrite and credit card fees</b></li></ul>
<p>We are counting on a 4% of the final budget for bank expenses, credit
 card commissions and that kind of expenses, which should be enough.
</p>
<ul><li> <b>On your mid estimate 1200 delegates you only make a $40k 
surplus, this is quite low and leaves little room except your 
contingency. Can you clarify?</b></li></ul>
<p>We have tried to be conservative with the expenses, and of course we 
count that there might be expenses that will turn out without being 
contemplated, but there will be others that we will manage to lower once
 we are dealing with real contracting with suppliers. It is certainly a 
conservative and cautious estimation of profits.
</p>
<ul><li> <b>Your sponsorship rates seem low in comparison to previous events Can you explain your rationale for this?</b></li></ul>
<p>Knowing how companies and public administration work in our 
countries, it will be easier to get more sponsors to pay less money, 
than to ask companies to pay bigger amounts. This will give us some 
extra work, because we need to make many more contacts, but we think is 
more realistic than expecting less companies to increase their 
sponsorship fee. 
</p>
<ul><li> <b>Can you clarify the maximum extent of the OSGeo Guarantee that you are requesting?</b></li></ul>
<p>Just on the event that the conference has to be cancelled because of 
very low subscription or an economic cataclysm in 2019 we deem necessary
 the OSGeo Guarantee.  We should know that circumstance by the end of 
May 2019. The estimate amount would be around EUR 45,000 (Forty-five 
thousand euro) that includes fixed expenses. We will have for other 
force majeure circumstances an insurance policy to protect the 
conference.
</p></div></div><br></div></div>