<div dir="ltr"><div><br><br>On Fri, Dec 8, 2017 at 8:08 PM, Paul Ramsey <<a href="mailto:pramsey@cleverelephant.ca">pramsey@cleverelephant.ca</a>> wrote:<br>> Hi!<br>><br>> - 35EUR seems low for a Gala dinner expense, have you trued this up<br>> with a quote?<br>> - What is the actual floorplan of the proposed venue? How does the<br>> plenary hall relate to the exhibition hall relate to the session<br>> rooms? Near, far, connected, disconnected?<br>> - The budget includes about EUR20K for workshop computers. What is the<br>> University providing and what are you renting yourself? Where do the<br>> spare computers go?<br>><br><br></div>Answers, already on the wiki page:<br><br><ul><li> <b>35EUR seems low for a Gala dinner expense, have you trued this up with a quote?</b></li></ul>
<p>The gala dinner we have planned is informal, allowing networking, 
gathering around high tables, with and without seats, taking advantage 
of the power of “tapas”-like menu to let all participants to live that 
gastronomic experience in a magnificent location.  
</p><p>We know a few catering companies that would make an excellent 
dinner for that price. We do have a couple of recent quotes in the same 
space and for the same type of dinner with prices that would fit in. 
On the other hand, we will negotiate with a catering company for all the
 services so we expect to have a good deal to get the assignment, even 
at a lower price.
</p>
<ul><li> <b>What is the actual floorplan of the proposed venue? How does
 the plenary hall relate to the exhibition hall relate to the session 
rooms? Near, far, connected, disconnected?</b></li></ul>
<p>We have worked on the OpenStreetMap representation of Isla Mágica:
<a rel="nofollow" class="external gmail-free" href="http://www.openstreetmap.org/way/22747446#map=17/37.40795/-5.99994">http://www.openstreetmap.org/way/22747446#map=17/37.40795/-5.99994</a>
</p><p>There is still many things to add there, but you can have a 
better idea of how the venue is and where the rooms are going to be 
placed. On page 31 of the dossier you can find the detailed map of all 
the spaces we plan to use.
</p><p>The walking distance between rooms will never be longer than 600 
meters in the worst case. All the venue is almost flat (maybe 3 meters 
elevation difference maximum), prepared for wheelchair access, even the 
bridges over the water. So walking between different rooms should be 
easy and fast. We also can provide to people who have some kind of 
disabilities to move using different motorized ways like segway, golf 
car, electric wheelchair, motorized bikes,...  
</p><p>There are also some floorplans and photos for each room if you 
want to see how the room looks like right now, although some of the 
rooms will have a different distribution of seats as we want to perform 
different activities which requires different seat distributions.
</p><p>The exhibition will be displayed along the ways between halls, close to the lunch and coffee break meeting points. 
</p>
<ul><li> <b>The budget includes about EUR20K for workshop computers. 
What is the University providing and what are you renting yourself? 
Where do the spare computers go?</b></li></ul>
<p>The University of Sevilla will provide all the computers for the 
workshops with proper internet connection. Those computers are the same 
students use on their classes, desktop machines linux friendly that can 
be started with OSGeo Live.
</p><p>We will have to take care of all the expenses that arise from our
 activity, including: extra computers to complement room availability 
(as it is stated in the template: “You will need a handful more 
computers than you have seats, to deal with DOA equipment and on-site 
failures, so gross-up the per-computer cost a little to account for 
spare machines”), extra electricity cords supply, electrical 
technicians, technical assistance personnel, security, cleaning, etc. 
</p><p>We are also planning to record these sessions, and this will 
cause expenses that are also included in that budget item. Similarly 
cost for workshop registrations. Also the cost of coffee machines and 
coffee supplies are –mistakenly- included here.  EUR20K it’s the overall
 cost of workshops that probably we should have splitted in more budget 
labels and rows.
</p><div><br></div></div>