<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">The Boston Team would like to let people know that we are actively engaged in rounding out our final documentation on lessons learned and presenting our data in ways that will hopefully be useful to future planning teams. There are two areas where we have focused our efforts:</div><div class="gmail_default"><ol><li><font face="tahoma, sans-serif">As per an earlier thread with <b>Cameron</b>, I have forked and updated the historic registration tracking spreadsheet that has been contributed to since 2006. I have renamed the sheet "<a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1UzMhTia60QvWDtnZ9maGBfnaRCdj0r__Li07lG4WgIg/edit?usp=sharing"><b>FOSS4G Registration Tracking New 2018</b></a>". More information on the changes to this sheet, and recommendations for further improvement are found <span style="background-color:rgb(255,229,153)">below</span> (as many of you are likely to find this additional info TL;DR).</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">As per encouragement from <b>Jeff</b>, our team has also begun to fill out the<b> <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_2017_Lessons_Learned">FOSS4G 2017 Lessons Learned page on the Wiki</a></b>. We're not done, but it's taking shape and one of our goals is to use this page as place to provide linkages to other materials that remain on our website, or to Google docs that contain our data.</font></li></ol></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">And of course, we welcome direct outreach from the Dar es Salaam and Bucharest teams if there is anything we can do to help in a more direct way. Indeed, that's how all other teams we reached out to treated us.<br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">All the best, and most sincerely,</div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">MT & The BLOC</div><div>-- <br></div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><font face="tahoma, sans-serif"><span style="font-size:small">Michael Terner</span><br></font></div><div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">​<font size="1">FOSS4G Boston 2017 Conference Chair</font></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><font size="1">EVP <a href="http://www.appgeo.com">AppGeo</a>​</font></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">​~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~</div></div><div><br></div><div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><span style="background-color:rgb(255,229,153)"><font size="4">​<b>Further Info on the New Registration Tracking Sheet</b>​</font></span></div><br></div><div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">​As per that sidebar with Cameron, that sheet was quite old and while chalk-full of good info it also contains a variety of approaches to presenting the info and some information that had not been maintained. In short, there's a fair amount of detritus in there too. As such, I have refactor​ed the sheet in a way that I think encourages consistent information gathering and is is also a bit more scalable for collecting this information for the long term. Here's what it looks like and what was done:</div><div class="gmail_default" style=""><ul style=""><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">The new sheet opens to a new <b>summary table</b> which presents the core data from every conference since 2006. The data for this summary table originates from individual spreadsheet tabs, one for each conference.</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">There <b>are some holes in the data</b> in this table based on the data collected by each conference team (as presented in the original spreadsheet). These include:</font></li><ul><li style=""><font face="tahoma, sans-serif"><b>Lausanne</b>, not reporting on Early Bird</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif"><b>Nottingham </b>and <b>Portland</b>, not reporting on "host country" or "international"</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif"><b>Bonn</b>, not yet reporting out their numbers</font></li></ul><li>Hopefully, some of those missing numbers can be added into those tabs, and then made available through this summary sheet. If not, now the bar is set for future conference teams on the information that has been most consistently gathered over time.<br></li><li><font face="tahoma, sans-serif">I have created a couple of <b>"example" charts</b> from the summary table showing the potential benefits of gathering our data in a summary fashion.</font></li><ul><li><font face="tahoma, sans-serif">I will also note that there aren't clear trends (e.g., in terms of the conference growing every year) due to the rotating nature of the venue (i.e., the "other regions" conferences might be better measured next to one another, rather than next to all conferences).</font></li></ul><li><font face="tahoma, sans-serif">As you look at the individual tabs, you will see conference teams tracked their data in different ways, which is fine and appropriate. The goals is to get the same raw numbers for the summary table to track over time, i.e., these 4 columns:</font></li><ul><li><font face="tahoma, sans-serif"><b>Total</b> registrations</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif"><b>Early bird </b>registrations</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif"><b>Host country</b> registrations</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif"><b>International </b>registrations</font></li></ul><li><font face="tahoma, sans-serif">The tab titled <b>RegDate</b> represents what was shared with our team via the last formulation of the older sheet. My hope was that I could remove that tab, as well as the other <i>18 tabs </i>to the right of it. This proved harder than I thought as the data in RegDate was linked to those 18 tabs; and the charts in RegDate were linked to those data.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">In copying the data from RegDate to the individual tabs, I did break the linkage to the older tabs by using "Paste Special" for the <i>numbers.</i> But the charts found in those tabs are still linked to RegDate data so those older 18 tabs still remain. Those charts could be rebuilt from the new, "pasted special" data, but we have not done that yet.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Indeed, <b>we wanted to get others' impressions</b> on whether the approach we're taking makes sense and should be continued. If so, we can break the linkage to RegDate, recreate the charts in each tab, and move forward in this direction. And, of course, we'll have, and keep a copy of the RegDate sheet for posterity.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Last, those 18 tabs also contain valuable information on things like sponsorship. Those data weren't collected for every conference so full historic tracking is still quite difficult. We would argue/propose that other key things like <b>workshops </b>and<b> sponsorship </b>should<b> have their own tracking sheets</b> and that future conference teams share their data to those sheets.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Toward that end, and as you will find on the <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_2017_Lessons_Learned#Sponsorship">OSGeo Wiki under our Lessons Learned in the Sponsors section</a>, we have compiled a <b><a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1o7_J3Tmq70mgsdxrfsiL0rAi1EEojaCF1HrcWmUiydw/edit#gid=0">Sponsor Tracking sheet</a></b> that dates back to Barcelona, 2010 and includes any sponsor that supported either a Global FOSS4G, or a FOSS4G North America. These data were assembled by reviewing the archived web-sites from past conferences and simply counting logos. If others are interested in helping to maintain this sheet, we would be pleased to modify the current "View Only" sharing settings with interested parties.</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">As appropriate, we have our<b> workshop data</b> and would be willing to work with other previous conference teams <b>to create a shared, workshop summary spreadsheet of key data</b>. Indeed, in our planning, uncovering past information on workshops was surprisingly difficult. For workshops, key data might include:</font></li><ul><li><font face="tahoma, sans-serif">Number of workshops</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Number of workshop attendees</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Costs for attending workshops</font></li><li><font face="tahoma, sans-serif">Costs for compensating workshop instructors (whether via cash; or free registration)</font></li></ul></ul><div><font face="tahoma, sans-serif">Let us know if you have any questions; and also what you all think about the new formatting and data.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">MT</font></div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><br></div></div></div></div>
</div>

<br>
<span style="color:rgb(128,128,128);font-family:'Courier New';font-size:10px;background-color:rgb(255,255,255)">This e-mail message and any attachments may contain confidential or legally privileged information. If you are not an intended recipient or otherwise authorized to receive this message, you should not use, copy, distribute, disclose or take any action based on the information contained in this e-mail or any attachments. If you have received this message and material in error, please advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you on behalf of Applied Geographics, Inc. (AppGeo).</span>