<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">Thanks Cameron & Eli.</div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif">I too am intrigued by Cameron's "crowd sourcing" approaching. Could it be as simple as finding a suitable platform, and paying the subscription cost? Again, Astrid proposed that a video committee be established to do things like:</div><div class="gmail_default" style=""><ul style=""><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Identify best practices</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">Foster a relationship with a "regular supplier" (affordable) that can provide what's needed</font></li><li style=""><font face="tahoma, sans-serif">And, potentially look at new approaches such as the crowd soruce</font></li></ul><div><font face="tahoma, sans-serif">As with Eli's and Til's comments, mostly I'm for doing things that help reduce stress and cost uncertainty for the LOC, while recognizing the videoing is a big, potentially expensive task. And help from OSGeo - whether from a technical team, or in the form of financial support - would be very helpful.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><br></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif">MT</font></div></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Fri, Sep 14, 2018 at 8:08 PM Eli Adam <<a href="mailto:eadam@co.lincoln.or.us">eadam@co.lincoln.or.us</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">On Fri, Sep 14, 2018 at 3:56 PM, Cameron Shorter<br>
<<a href="mailto:cameron.shorter@gmail.com" target="_blank">cameron.shorter@gmail.com</a>> wrote:<br>
> Thanks Michael and Steven for this feedback on videos. I've picked out some<br>
> of this content into the FOSS4G Cookbook [1], and linked back to this email<br>
> thread. Would be good to update as you see fit.<br>
><br>
<br>
Thanks for adding it to the Cookbook.<br>
<br>
> One method I'd be interested to see experimented with is a "scrappy" cheap<br>
> alternative, where attendees are invited to record the sessions they attend<br>
> on their mobile phones, then upload to a central server afterwards. This<br>
> could be used especially for Local or Regional events which don't have a<br>
> budget for professional recording.<br>
<br>
This could be interesting.<br>
<br>
><br>
> [1] <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_Handbook#Videos" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_Handbook#Videos</a><br>
><br>
> Cameron<br>
><br>
> On 15/9/18 3:59 am, michael terner wrote:<br>
><br>
> Steven et al:<br>
> Thanks for relaying the message on the videoing.<br>
><br>
> To all:<br>
> Indeed, providing the "LOC perspective on videoing" has been a bit of a<br>
> personal cause as it was an extremely challenging part of Boston. I have<br>
> posted to the Conference Dev on this previously and will continue to do so,<br>
> as I believe it is an important and challenging issue that other LOCs are<br>
> likely to face. Indeed, both Steven and Til have conveyed the core elements<br>
> of the challenge. Here are a few additional points and a rationale for<br>
> having OSGeo directly support the funding of videoing:<br>
><br>
> Full disclosure: As a member of the Conference Dev Committee and as Charter<br>
> Member, I fully support the goal of videoing as much of a FOSS4G conference<br>
> as is possible. As a conference chair, the calculus is a bit more difficult.<br>
><br>
> Videoing is not easy, nor inexpensive. It is to the Bonn Team's great<br>
> credit, and also to their supplier Kaos Klub's (sic) credit that they made<br>
> it look easy. And in the end, they were affordable.<br>
> The Boston Team was so impressed with Kaos Klub that we tried earnestly to<br>
> bring them to Boston. Ultimately, they were not able to commit to supporting<br>
> us.<br>
> The primary goal of an LOC is to provide the best possible experience for<br>
> those who attend the event. Hosting a FOSS4G is first and foremost for the<br>
> visitors to your city and your paying customers and sponsors.<br>
<br>
I'll also add that the LOC is already very busy running a conference.<br>
Also simultaneously running a sophisticated video program just piles<br>
on work.<br>
<br>
> Videoing adds great value to OSGeo in being able to keep the presentations<br>
> in perpetuity and to use them in a marketing and educational context.<br>
> Equally, OSGeo has a broader mandate than an LOC to widen the reach of a<br>
> FOSS4G conference to people who are unable to attend.<br>
<br>
Exactly correct!<br>
<br>
> Yes, Steven is correct, in cities like Boston, there are limited options for<br>
> videoing. At our venue, the venue required we use their in-house video for<br>
> the main, plenary room (3 screens, multiple cameras, etc. etc.). The cost of<br>
> that was in excess of $50,000. The estimated cost to video 11 rooms<br>
> concurrently was also in excess of $50,000 (although we were free to pursue<br>
> other options for those rooms), so the overall budget would have exceeded<br>
> $100,000.<br>
> While we knew the budget, we needed to make a decisions on the videoing<br>
> approach 3 months before the conference. That is, at a time when we had only<br>
> 500+ registrants and knew that we needed 800 registrations to break even. At<br>
> that time, we were unable to make a commitment to spend $50,000 that we did<br>
> not have in hand. And so we chose to do-it-yourself (DIY), which was<br>
> estimated to cost $15,000 - $20,000 including buying the equipment.<br>
> Guido led a team that did incredible work and we successfully captured video<br>
> of 80%+ of the sessions DIY and with volunteers operating the equipment. But<br>
> Guido's team was extremely stressed, almost to the point of breaking during<br>
> the entire conference. And then, after the conference, we had huge piles of<br>
> video to edit and merge (i.e., slides + speaker video) and upload.<br>
> But in the end, we achieved a very healthy surplus. Had we known in advance<br>
> that we would have that surplus, there is no possible way we would have<br>
> chosen DIY. We would have spent the $50,000. (And indeed, we paid for<br>
> processing and uploading the video by using a contractor after the<br>
> conference.)<br>
> From my POV, requiring videoing while providing no direct financial support,<br>
> and as Til points out, at the same time pushing LOCs hard to maintain<br>
> affordability, is neither fair, nor equitable to the LOC. Videoing is in<br>
> OSGeo's direct interests (far more than the LOC's) and if it's very<br>
> important, than OSGeo should be prepared to pay for it.<br>
> The scheme that Steven and I proposed in an earlier draft is a fair approach<br>
> that would have made an enormous difference to Boston. Basically, OSGeo<br>
> loans the LOC the money to pay for videoing (or a large proportion of the<br>
> videoing) and then the first bit of the surplus is used to pay back that<br>
> loan. If there is no surplus, then loan is not repayed, and OSGeo does in<br>
> fact pay for the videoing, to its own great benefit.<br>
><br>
> If OSGeo is not willing to pay for the videoing, how is it fair to have the<br>
> LOC (or rather, the paying attendees) pay for it? Indeed, in Dar es Salaam,<br>
> the DLOC made the intentional choice of only videoing the plenary sessions<br>
> and saving money. Money that was used to broaden attendance at the<br>
> conference through discount tickets for local people. Part of that decision<br>
> was informed by looking at the Boston video viewing stats. Indeed, our<br>
> keynotes had many hundreds of views, but a typical session had 20 - 30<br>
> viewings over the past year. That is non-trivial, but "how much" is that<br>
> worth? I believe the DLOC made the right call in erring on bringing more<br>
> people to Dar.<br>
><br>
> I recognize and respect that this issue is not resolved. And the best<br>
> possible solution (which Astrid described to Steven and myself) would be<br>
> some kind of "video team" (or other resources) that could be deployed to<br>
> FOSS4G conferences (where ever they may be held) and that could provide the<br>
> videoing services at an affordable cost. I certainly hope that is what<br>
> happens at Bucharest. But if such a solution is not possible, then I believe<br>
> it is fair and appropriate that OSGeo invest in the videoing that it<br>
> believes is important enough to state as a requirement in the RfP. Since it<br>
> does not appear that OSGeo is yet comfortable making that commitment, then I<br>
> would concur with Steven that video should not be made a "hard requirements"<br>
> and should rather be listed as a "strong preference."<br>
<br>
All this really covers it!  A great write up.<br>
<br>
><br>
> I am confident we will find a good long term approach for this challenge.<br>
> But the challenge is real and needs some action from OSGeo.<br>
><br>
> Most sincerely, and over & out from the Dar es Salaam airport on my way back<br>
> to Boston...<br>
><br>
> MT<br>
><br>
>> Am 14.09.2018 um 11:09 schrieb Steven Feldman:<br>
>><br>
>> <snip><br>
>><br>
>> The funding of video recording is going to have to be left unresolved. At<br>
>> the moment all that we are saying is that we want recording and that OSGeo<br>
>> “may” provide a loan. The provision of recording is quite contentious<br>
>> amongst recent chairs:<br>
>><br>
>> Prior to Bonn there was no large scale video recording to my knowledge. At<br>
>> Nottingham we had Audio recording<br>
<br>
Just for reference, 2014 PDX streamed all sessions live and also video<br>
recorded them.  Those videos can be accessed right from the schedule,<br>
<a href="http://2014.foss4g.org/schedule/sessions/index.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://2014.foss4g.org/schedule/sessions/index.html</a><br>
<br>
2015 Seoul, also has their videos indexed from the schedule.  I don't<br>
remember if they live streamed.<br>
<a href="https://www.meci.co.kr/societyevent/FOSS4G2015/program/program_1.asp?sMenu=pro1" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.meci.co.kr/societyevent/FOSS4G2015/program/program_1.asp?sMenu=pro1</a><br>
<br>
Both 2014 and 2015 are on Vimeo.  <a href="https://vimeo.com/foss4g" rel="noreferrer" target="_blank">https://vimeo.com/foss4g</a>  TIB in<br>
Hanover seems like a safe long term storage place and hopefully they<br>
all get archived there.  It is difficult to gauge which videos will be<br>
popular.  Lots of the 2014 normal sessions have ~80 views but there<br>
are also a lot with 400+<br>
<br>
<br>
>> Bonn set a very high standard thanks to the team of external specialist<br>
>> volunteers who took on the task<br>
>> Boston did an incredible job using home built systems but it was an<br>
>> enormous strain on the LOC and the volunteers to get this done. An external<br>
>> team would have cost close on $100k I believe (MT?) and that would have<br>
>> added $80+ to the ticket price or eliminated most of the surplus returned to<br>
>> OSGeo<br>
>> Dar only recorded the keynotes and some sessions in the main hall, I<br>
>> believe that this was due to a combination of cost and organisation (MI?)<br>
>><br>
>><br>
>> People outside of the LOC are always keen that the proceedings are<br>
>> recorded and made available to a wider audience, I understand why. The LOC<br>
>> may well be concerned at the cost of hiring in a professional team to record<br>
>> up to 9 streams of content or the administrative burden of trying to record<br>
>> using an in-house team of volunteers.<br>
<br>
I'm generally not in favor of adding more requirements on the LOCs.<br>
Especially ones that further stress an uncertain budget.<br>
<br>
<br>
>><br>
>> I’d prefer to leave recording as a strongly desired but not mandatory<br>
>> requirement (also seek clarity on whether all sessions will  be recorded)<br>
<br>
Sounds reasonable.<br>
<br>
Best regards, Eli<br>
<br>
>> and remove the section on an OSGeo loan as that will make matters more<br>
>> complex. Others will have a different view. We need to make a decision and<br>
>> get the RfP out. I can edit the video sections of the RfP once there is a<br>
>> decision.<br>
>> ______<br>
>> Steven<br>
>><br>
><br>
><br>
> --<br>
> Cameron Shorter<br>
> Technology Demystifier<br>
> Open Technologies and Geospatial Consultant<br>
><br>
> M +61 (0) 419 142 254<br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Conference_dev mailing list<br>
> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
_______________________________________________<br>
Conference_dev mailing list<br>
<a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><font face="tahoma, sans-serif">Michael Terner</font></div><div><a href="mailto:ternergeo@gmail.com" target="_blank"><font face="tahoma, sans-serif">ternergeo@gmail.com</font></a></div><div><font face="tahoma, sans-serif">(M) 978-631-6602</font></div></div></div></div></div></div></div>