<div dir="ltr"><div>Hey Folks</div><div><br></div><div>I have a few suggestions:</div><div><ul><li>From our experience, we have about 1/3 registrations in our early bird phase, 1/3 in our mid phase, and 1/3 late</li><li>That is also to say, that I strongly recommend three tiers of tickets, early (or super early), regular (early) and late (regular). Essentially, a strong incentive to register early</li><li>We had two types of cheap tickets, "student" and also "community contributor". The first is self-explanatory, the second required a brief justification, but we didn't police it.</li><li>I agree with Paul that AV is important, and can be expensive, and that ensuring that recordings (and hybrid/broadcast) works well may cost extra</li><li>Some expenses are missing, for example, the dinner, the icebreaker, geochicas, b2b, any breakfast events (women in geo, for example).</li></ul><div>I think the budget needs more work.</div><div><br></div><div>I would be happy to share our budget and actuals spreadsheets from Auckland, noting that our attendance was only 400, they should be still a good benchmark.</div><div><br></div><div>Kind regards,</div></div></div><br><div class="gmail_quote gmail_quote_container"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, 19 Mar 2026 at 00:27, Paul Ramsey via Conference_dev <<a href="mailto:conference_dev@lists.osgeo.org">conference_dev@lists.osgeo.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Thanks Vasile,<br>
<br>
On the budget I am little surprised to see almost no expense lines outside of the venue and A/V. And the A/V seems quite low given (as noted in the bid) the generally high cost of doing video capture at professional quality over multiple tracks of a conference like this. I am please to see the discount registration fee is set above the fixed costs per delegate, but I do not see a student fee? They usually end up less than cost, so must be managed a little during registration (can’t have too many).<br>
<br>
The conference venue fee seems to include lunch, but not any morning/breakfast beverage service? <br>
<br>
Thanks<br>
<br>
P<br>
<br>
> On Mar 17, 2026, at 1:56 AM, Vasile Craciunescu via Conference_dev <<a href="mailto:conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">conference_dev@lists.osgeo.org</a>> wrote:<br>
> <br>
> Dear all,<br>
> <br>
> The full proposal for hosting FOSS4G 2027 [1] has been received on time from the Bristol LOC. Many thanks to the team for submitting such a strong proposal, we truly appreciate your effort.<br>
> <br>
> We now move to the next step of the process: reviewing the proposal [2][3], posting questions on the wiki [4] and announcing them on the mailing list before March 24. Thank you in advance for your engagement in this process.<br>
> <br>
> Warm regards,<br>
> Vasile & Msilikale<br>
> <br>
> Conference Committee Co-chairs<br>
> <br>
> <br>
> P.S. Luca, can you please help us to move the documents to SVN?<br>
> <br>
> <br>
> [1] <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_2027_Bid_Process#Bid_Process_Stage_Two" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G_2027_Bid_Process#Bid_Process_Stage_Two</a><br>
> <br>
> [2] <a href="https://drive.google.com/file/d/1NHJ6atOvxglOwj3pHqY4v9P70ihMir6m/view" rel="noreferrer" target="_blank">https://drive.google.com/file/d/1NHJ6atOvxglOwj3pHqY4v9P70ihMir6m/view</a><br>
> <br>
> [3] <a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fAySYKWpWXtmofPH4SnYENrjOZj7znRxTdJxPOPE_t0/edit?gid=1586386022#gid=1586386022" rel="noreferrer" target="_blank">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fAySYKWpWXtmofPH4SnYENrjOZj7znRxTdJxPOPE_t0/edit?gid=1586386022#gid=1586386022</a><br>
> <br>
> [4] <a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Q%26A_Stage_2_Bristol" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.osgeo.org/wiki/Q%26A_Stage_2_Bristol</a><br>
> <br>
> _______________________________________________<br>
> Conference_dev mailing list<br>
> <a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
> <a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
Conference_dev mailing list<br>
<a href="mailto:Conference_dev@lists.osgeo.org" target="_blank">Conference_dev@lists.osgeo.org</a><br>
<a href="https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/conference_dev</a><br>
</blockquote></div><div><br clear="all"></div><br><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif"><b>Alex Leith</b><br></font></div><font face="verdana, sans-serif">m: +61 419 189 050</font><div><a href="https://auspatious.com" target="_blank"><font face="verdana, sans-serif">https://auspatious.com</font></a></div></div></div>