<div dir="ltr"><h3 style="color:rgb(0,0,0);margin:0.3em 0px 0px;padding-top:0.5em;padding-bottom:0px;overflow:hidden;font-size:1.2em;line-height:1.6;font-family:sans-serif"><span style="font-weight:normal">Dear Conference Dev Committee;</span></h3><div><span style="font-weight:normal"><br></span></div><div><span style="font-weight:normal">I have updated the wiki in regards to the questions posted by you. Please find the updated content of the wiki in this email.</span></div><div><span style="font-weight:normal"><br></span></div><div><span style="font-weight:normal">I have cc'd Paul and Illya who will co-chair the event.</span></div><div><span style="font-weight:normal"><br></span></div><div><span style="font-weight:normal">I have attached the updated budget ODS to reflect the changes.</span></div><div><span style="font-weight:normal"><br></span></div><div><span style="font-weight:normal">Please let us know if you have any further questions.</span></div><div><span style="font-weight:normal"><br></span></div><div><span style="font-weight:normal">Best,</span></div><div><span style="font-weight:normal">Dennis Bauszus</span></div><div><span style="font-weight:normal"><br></span></div><h3 style="color:rgb(0,0,0);margin:0.3em 0px 0px;padding-top:0.5em;padding-bottom:0px;overflow:hidden;font-size:1.2em;line-height:1.6;font-family:sans-serif"><span class="gmail-mw-headline"><a href="https://wiki.osgeo.org/wiki/Q%26A_Stage_2_Bristol">https://wiki.osgeo.org/wiki/Q%26A_Stage_2_Bristol</a></span></h3><h3 style="color:rgb(0,0,0);margin:0.3em 0px 0px;padding-top:0.5em;padding-bottom:0px;overflow:hidden;font-size:1.2em;line-height:1.6;font-family:sans-serif"><span class="gmail-mw-headline" id="gmail-Paul_Ramsey">Paul Ramsey</span></h3><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: On the budget I am little surprised to see almost no expense lines outside of the venue and A/V. And the A/V seems quite low given (as noted in the bid) the generally high cost of doing video capture at professional quality over multiple tracks of a conference like this.</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>A/V</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: I am please to see the discount registration fee is set above the fixed costs per delegate, but I do not see a student fee? They usually end up less than cost, so must be managed a little during registration (can’t have too many).</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Student Tickets / Late Registration</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: The conference venue fee seems to include lunch, but not any morning/breakfast beverage service?</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Catering</b> item in the answers section.</li></ul><h3 style="color:rgb(0,0,0);margin:0.3em 0px 0px;padding-top:0.5em;padding-bottom:0px;overflow:hidden;font-size:1.2em;line-height:1.6;font-family:sans-serif"><span class="gmail-mw-headline" id="gmail-Alex_Leith">Alex Leith</span></h3><p style="margin:0.5em 0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px">I have a few suggestions:</p><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: From our experience, we have about 1/3 registrations in our early bird phase, 1/3 in our mid phase, and 1/3 late. That is also to say, that I strongly recommend three tiers of tickets, early (or super early), regular (early) and late (regular). Essentially, a strong incentive to register early</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Student Tickets / Late Registration</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: We had two types of cheap tickets, "student" and also "community contributor". The first is self-explanatory, the second required a brief justification, but we didn't police it.</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Student Tickets / Late Registration</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">I agree with Paul that AV is important, and can be expensive, and that ensuring that recordings (and hybrid/broadcast) works well may cost extra</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>A/V</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Some expenses are missing, for example, the dinner, the icebreaker, geochicas, b2b, any breakfast events (women in geo, for example).</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Social Events</b> items in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">I think the budget needs more work. I would be happy to share our budget and actuals spreadsheets from Auckland, noting that our attendance was only 400, they should be still a good benchmark.</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: We will provide an updated budget sheet to the conference_dev mailing list today 03/04/26.</li></ul><h3 style="color:rgb(0,0,0);margin:0.3em 0px 0px;padding-top:0.5em;padding-bottom:0px;overflow:hidden;font-size:1.2em;line-height:1.6;font-family:sans-serif"><span class="gmail-mw-headline" id="gmail-Luca_Delucchi">Luca Delucchi</span></h3><p style="margin:0.5em 0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px">Dear Briston LOC, thanks a lot for the proposals, I have few questions mainly related to budget</p><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: Related to A/V you wrote 10000£, but for my experience usually they cost more, what is included in you proposals? All the rooms will be recorded?</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>A/V</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: There are no cost for the social events</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Social Events</b> items in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: If I understood correctly the lunch price is included in the "Meeting room rental" record, this is including also coffee break at the mid morning/afternoon?</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>Catering</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: Do you plan to have conference T-Shirt? if yes there is no cost on the budget</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please see the <b>TShirts</b> item in the answers section.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em">Q: Cost for advertising is missing, but usually few thousands of euro are used (participating to conferences, some payed post or other activities)</li><li style="margin-bottom:0.1em">R: Please the <b>Marketing</b> item in the answers section.</li></ul><p style="margin:0.5em 0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px">So the proposal is good, but the budget needs a little more work for my point of view.</p><h3 style="color:rgb(0,0,0);margin:0.3em 0px 0px;padding-top:0.5em;padding-bottom:0px;overflow:hidden;font-size:1.2em;line-height:1.6;font-family:sans-serif"><span class="gmail-mw-headline" id="gmail-Dennis_Bauszus">Dennis Bauszus</span></h3><p style="margin:0.5em 0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px">I will provide answers here since some of the questions are in regards to the same items.</p><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em"><b>A/V</b>: We have a quote from Bluestone AV a local company specialised on A/V for events. The quote is for £5,4326 which includes tax. Bluestone provide 9 cameras, microphones, mac books, and tripods, as well as 3 engineers over the 3 days of the conference. We can hire more engineers if required so we left the budget open to £10,000. We believe that we are able to cover every conference session with the engineers and volunteers. We can stream either to a private YouTube channel, or Zoom. All streams will be recorded to be published later via the OSGeo YouTube channel.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em"><b>TShirts</b>: Shirts will be paid for extra. We are working with Spreadshirt and were able to produce printed shirts for as little as £12. Some delegates may opt for organic premium shirts to be printed while others are not so keen on a shirt. We added [£720/£960/£1200] for [60/80/100] shirts for sponsors, volunteers, and Travel Grant recipients in the budget.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em"><b>Student Tickets / Late Registration</b>: We added student tickets at £180, and late registration at £450. Early bird registration is £250, and the regular registration is £370. We will cap the student tickets at 100, which is 10% of the best capacity [1000]. We distribute the registration for the budget as 10% for Student and Late each, and %40 for Early Bird and Regular each.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em"><b>Catering</b>: The venue catering includes three servings of tea and coffee throughout the day, mini pastries on arrival, homemade cookies mid morning, a fresh fruit selection in the afternoon, and two courses chef's choice lunch with fruit juice.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em"><b>Social Events</b>: The B2B event will be after the setup of the exhibition space on Tuesday. There will be a drinks reception for which we budget [1200/1400/1600] depending on the attendance scenario. We budget £2000 for the GeoChicas / Women+ in Geospatial event. We budget £2500 for the Icebreaker event. As for the Gala Dinner. We would like this to be a ticketed event [£80] and budget for 15% of the attendance for tickets given to sponsors / travel grant / volunteers. This adds [£7200/£9600/£12000] to the expenses.</li></ul><ul style="margin:0.3em 0px 0px 1.6em;padding:0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"><li style="margin-bottom:0.1em"><b>Marketing</b>: We would like to reduce print waste and only plan for digital advertisement. The idea is to have a large screen in the foyer which we can borrow. We added £1000 for digital marketing to the budget.</li></ul><p style="margin:0.5em 0px;color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px">We have adjusted the budget in regards to the above mentioned items. We apply a multiplier to the expected sponsor revenue for the better and best attendance scenarios. We expect a surplus of [£24413 / £35084 / £45756] and would like to earmark £29450 for the Travel Grant.</p></div>