[FOSS4G-FR] CR réunion Etat des lieux programme et sponsors

[Jean-Marie Arsac]

Bonsoir,

Yves étant empêché, vous trouverez ci-après le compte-rendu de la
réunion d'hier .

A bientôt.

jm

Une réunion de coordination a eu lieu le mercredi 28 février à 13h30,
pour une durée initiale de 30 mn. Les personnes présentes étaient :

* Yves Jacolin
* Nicolas Roelandt
* Jean-Marie Arsac
* Didier Richard (quitte à 14h)
* Fernando Gonzales (quitte à 14h30)

Excusé :
* Simon Georget

Nous avons attendu les personnes manquantes jusqu'à 13h45 et avons
débuté la réunion.

# État des lieux des sponsors (Jean-Marie et Yves)

Nous avons actuellement 5 sponsors Or et 4 Bronze pour un total de 12 755 €.

Un sponsor Or et un sponsor argent sont encore attendus soit un budget
potentiel (hors inscription) de 16 380 €.

L'essentiel des besoins concerne les frais de bouche. Le budget actuel
est estimé à 26 197 €.

La différence de 14 000 € (ou de 10 000 € si tous les sponsors
confirment) sera payée par les inscriptions.

Nous tablons sur 310 personnes soit 50 % de plus qu'en 2016.

Nous sommes d'accord pour faire un suivi lors du lancement des
inscriptions. Les frais de bouche pourront être ajustés 3 semaines avant
la conférence (soit début mai).

Aucune inquiétude à avoir à ce sujet.

# État des lieux programme

Compte-tenu du faible nombre de soumissions, il nous parait
indispensable de solliciter les intervenants potentiels et nous pensons
que ce n'est pas la seule responsabilité des comités de programme et de
communication. Chacun dans l'équipe d'organisation doit y contribuer.

Fernando a présenté les possibilités et contraintes concernant LinkedIn:
 * 50 groupes LinkedIn ciblés
 * difficulté d'être accepté (délais)

Nous partons du principe que les groupes qui acceptent avec un gros
retard ne seront pas les plus actifs.

Fernando va créer un onglet "Groupes Linked-in" dans le Google sheet.
Nous souhaitons partager le travail de contact comme suit :
- Christophe Bredel
- Etienne Delay
- Fernando
- Fréd
- Harissou
- Olivier
- Simon
- Thomas

Merci de prendre contact avec lui pour qu'il vous indique les délais
(courts) et le travail à réaliser.

Nous allons lister de manière similaire les présentateurs des années
précédentes dans un onglet spécifique Présentateurs (YJN et NRT). Nous
les contacterons en supprimant les doublons, les personnes qui ont déjà
proposé quelque chose. le principe étant, qu'avant de contacter un
présentateur potentiel, chacun remplit l'onglet Présentateurs à son
sujet en respectant l'ordre alphabétique lors des insertions.

/Un mailing sera envoyé à toutes les personnes n'ayant as encore été
sollicitées (c-à-d dont la date de sollicitation est vide)/


Fichiers récupérés :
 - FROG et FOSS4G-fr 2014 : ?
 - FOSS4G-fr 2016 : YJN / NRT

Pour obtenir plus de présentation, nous proposons d'expliciter les
critères de choix pour motiver des soumissions multiples.

Au niveau du programme, quelques questions, stratégies ont été posées en
mode brainstorming :

 * la question du réajustement des objectifs du nombre de présentations
se pose pour différentes raisons :
  - nombre vs qualité
  - 4 tracks en parallèle peut être problématique pour les visiteurs
(obligation de choix)
  - plus x2 en objectif du nombre de présentations par rapport à 2016 :
46 reçus, 42 acceptés en 2016 contre 100 (85 + 15) en 2018
 * peut on proposer autre chose que des conf, ateliers (barcamp,
animation, création de lien, etc.)
 * niveau minimal : atteindre le nombre de 2016 + 10 % soit atteindre 50
présentations
 * Jean-Marie rappelle qu'il y a la session Géologie avec
potentiellement une dizaine de présentations
 * Rappel : AG à prévoir : le 15 au soir après les ateliers

# Communication

Non prévu dans l'ordre du jour mais la discussion finale a un peu dérivé
sur ce sujet (passage en revue des jalons) :

 * Outils de comm. OSGeo (fait par Simon)
  - clé usb : voir avec le comité marketing de l'OSGeo (Nicolas et Simon)
 * Définir l'emplacement et la surface des stands sponsors OR (et à
envoyer aux sponsors)
 * Prendre contact avec Vertigéo pour leur proposer de prendre en charge
l'accueil et/ou Mise en place atelier ?
 * Matériels :
 - Totem FOSS4G-fr et/ou OSGeo-fr, banderole ?
 - stickers ?


La réunion s'est terminée peu après 15h10.

-- 
Jean-Marie Arsac
Mob 06 11 05 88 23

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