[Board-fr] Journée QGIS 26 octobre

[Vincent Picavet]

Bonjour,
Je souhaiterais soumettre le projet suivant à la validation du board de 
l'osgeo-fr, car il y a des frais à engager.
Ci dessous la description du projet dans les détails.
Si il y a la moindre question, ne pas hésiter à me solliciter. Sinon un vote 
«+1» du board permettra de lancer les opérations, notamment les réservations 
de billets d'avion.
Merci de votre célérité dans la réponse,
Vincent Picavet


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Projet de journée QGIS du 26 octobre 2011

== Sponsors ==
Nous avons 5 sponsors :
* C-S
* Camptocamp
* 3Liz
* Oslandia
* Le Meddtl
Les 4 premiers sont des sponsors financiers, le Meddtl met la salle à 
disposition.

== Salle ==
La salle est très belle, dans la grande arche de la Défense, et peut contenir 
120 personnes.On fera certainement salle pleine.

Quelques images :
https://picasaweb.google.com/104737054155476815400/Salle_meddtl?authkey=Gv1sRgCJm12Kjt0ouMIg&feat=directlink

La salle est réservée pour le 26 octobre, qui était la seule date disponible.

== Traiteur ==
Nous avons un devis d'un très bon traiteur qui propose café + buffet à 30€ par 
personne. Normalement c'est imbattable au niveau tarif, et la qualité est top.

== Core dev ==
J'ai contacté Paolo Cavallini qui est membre du PSC et parle Français. Il se 
fera un plaisir de participer. Bien sur on lui paie les frais, ce qui n'est 
pas trop élevé si on s'y prend vite.

== Budget ==
Le budget est donc soumis à validation du bureau OSGeo avant acceptation 
finale.

Je vous propose les points suivants :
=== Recettes ===
* Participation par personne de 10€ si membre OSGeo, 20€ si non membre
Si on considère que 20 membres de l'osgeo viennent (il y en a 25 environ 
actuellement), cela fait 2200€ d'entrée
* 600€ par sponsor, soit 2400€ au total

Donc un total de 4600€ de recettes

=== Dépenses ===
* Traiteur : 120*30 = 3600
* Supports de communication : 300€
* Frais déplacement core Dev : 300€
Soit 4200€ au total
Si je n'ai rien oublié, cela fait 400€ de marge, qui seront utilisés si le 
budget déborde un peu. Si ce projet est bénéficiaire, l'OSGeo-fr gardera la 
moitié du bénéfice et fera une donation de l'autre moitié au projet QGIS.

== Sponsors ==
Les sponsors financiers sont donc invités à participer à hauteur de 600€ par 
organisation, hors meddtl qui prête la salle. La somme sera versée par 
virement à l'osgeo-fr.
Le sponsoring donne lieu à :
* logos et liens sur le site de l'évènement
* mention des sponsors dans les communiqués
* mention des sponsors lors de la journée
* Un (petit) espace sur le lieu pour présenter des plaquettes (qui restent aux 
frais des sponsors)

== Programme ==
Nous avons déjà des présentations prévues, il reste de la place pour une 
participation plus large.

Pour maximiser et ouvrir les temps de parole au plus grand nombre il est prévu 
de :
* faire des sessions de présentations de 25'(+5 de battement/questions). Cela 
en permet 7 dans la journée.
* faire une session de 45' de lightning talks (7 * 5' + battement)
* faire une table ronde pour répondre aux questions du public (1h en fin de 
journée)

Pour le moment les présentations proposées sont :
* deux études de cas de projet
* la processing toolbox de qgis
* une démarche de migration
* organisation et évolution de QGIS par Paolo Cavallini, membre du PSC
* une présentation sur la participation au projet, notamment financiere

Il reste un talk technique à remplir, et les lightnings talks.

Je propose de faire un appel à présentation à la communauté uniquement pour 
des lightning talks. Et dedans on pourra trouver un talk technique.

Il y aurait beaucoup plus de chose à dire sur qgis, mais ce sera pour l'an 
prochain quand on fera ça sur 3 jours ;)

J'ai mis des pauses de 30' je pense que c'est le minimum pour faire du 
networking. Le repas dure une heure et demie également pour ces raisons.

Proposition de déroulé :
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programme
    9h
        Ouverture des portes
    9h30
        Début de la conférence
        Keynote ouverture
    9h45
        talk 1
            étude de cas
    10h15
        talk 2
            etude de cas
    10h45
        pause
    11h15
        talk 3
            à définir
            technique
    11h45
        talk 4
            Processing Toolbox
            technique
    12h15
        talk 5
            Démarche du migration vers QGIS 
    12h45
        repas
    14h15
        talk 6
            contribuer à qgis, pourquoi et comment ?
    14h45
        talk 7
            Paolo Cavallini
            organisation et évolution du projet QGIS
    15h15
        pause
    15h45
        lightning talks
            7 Lightnings
    16h30
        Table ronde
    17h30
        keynote cloture
    17h45
        fin de la journée
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== TODO ==
=== OSGeo-fr ===
* valider le projet et le budget par le bureau
* prendre les billets Paolo
* réserver le traiteur
* créer le site
* ouverture du site et premiere campagne de communication
* appel a communication pour les lightnings

=== Sponsors ===
* Faire les virements

== Inscriptions ==
Les inscriptions seront ouvertes à la rentrée de septembre, une fois que tout 
sera définitivement calé, et pour éviter que ceux qui sont en vacances se 
retrouvent avec une salle pleine.