[Francophone] [FROG] Points réunion de ce soir

[Vincent Picavet]

Salut,
Comme je ne peux pas assister à la réunion de ce soir, voici mes quelques 
points.

== Sponsorisation FROG ==

Nous en sommes à :
- L'IGN pour les locaux
- 5 sponsors argent
- 3 sponsors bronze (finalisés ou en cours de finalisation)

Soit en terme financiers 6500€ de sponsorisation.
Pour le moment on a une estimation, qui est à affiner (traiteur) de 8000€ pour 
les dépenses du FROG.

* Sponsorisation codesprint
Pour le codesprint sauf erreur on est au total à 600€.
Le budget de dépense est très difficile à estimer pour le moment, car il dépend 
du nombre de participants.

Le Google docs est à jour.

Comme on le voit, sans inscription payante, pas d'équilibre.

Avis perso : je suis pour une inscription payante, à 20€ par personne. Pour 
les raisons suivantes :
* ça permet de sécuriser le budget et d'écarter tout risque de déficit pour 
cause de dépense mal identifiée
* ça permettrait de mettre plus de fonds dans la com' (flyers, livedvds, t-
shirts pour les orgas, badges osgeo pour les participants, un kakémono neuf, 
une banderolle, etc etc)
* éventuellement on serait bénéficiaires pour faire d'autres projets par la 
suite (financer des gens pour aller représenter l'osgeo sur d'autres événements 
par exemple)
* ça permet d'etre sur qu'on pourra se débrouiller pour le codesprint meme en 
cas d'affluence

* point important : une entrée payante limite fortement le taux de 
désistement, qui sinon peut facilement atteindre 30%
* faire payer les entrées permet aussi de monter éventuellement le nombre de 
participants sans prendre de risque
* 20€ c'est pas cher payé (le repas en gros)
* On a un système qui gère tout, et les factures (point pénible la dernière 
fois)
* On peut éventuellement faire un tarif étudiant
* On peut acheter plus de bière pour le soir :)

Pour info le SOtM-fr c'était 30€, et c'était plutot un barcamp qu'une conf. 
Les rencontres SIGLL c'est plus de 300€. Il ne faut pas non plus qu'on 
paraisse trop «cheap».

Ensuite se posera la question des repas, sachant que faire le repas à l'ign 
peut faire baisser considérablement les dépenses (repas cantine = moitié prix 
du traiteur). Je pense que pour trancher cette question il faut attendre 
d'avoir tous les devis du traiteur.

Globalement on a quand meme 9 sponsors, ce qui est pas mal, même si ce sont 
les «usual suspects», plutôt les fournisseurs de service ou les éditeurs, et 
pas les utilisateurs de logiciels (sauf mappy et cartoexpert).

La todo list financement est à jour sur le google docs. N'hésitez pas à me 
rajouter des trucs si j'en ai oublié.

Il faudra pour les autres comités (notamment la com et l'orga) assez 
rapidement me donner vos estimations et devis pour tout ce qui sera dépenses 
(impressions, badges, etc etc), avec une idée de quand les dépenses devront 
être engagées, pour voir si on a la tréso suffisante (normalement oui, les 
premiers sponsors ayant fait les virements).

== Programme ==

Quelques contributions sont arrivées, mais assez peu.
Je pense que :
* il faut faire une _grosse_ deuxième phase de com' pour dire aux gens de se 
grouiller d'envoyer leurs présentations.
* il faut faire également de la com' ciblée si vous connaissez des 
connaissances qui ont des connaissances qui peuvent avoir des sujets 
intéressants.
* On manque notamment de présentations techniques des projets opensource (ou 
est openlayers 3 ? postgis 2.x, etc ? ). Il faudrait envoyer dans les 
communautés directement

Il y a des chances qu'on doive étendre la deadline, je crois que le faire 
d'une semaine ce serait bien.

Je suis pas inquiet dans le fond, toutes les confs reçoivent leurs papiers au 
dernier moment. C'est pénible, mais sans relancer sans arrêt et mettre des 
deadlines à demain pas trop de solution.

Un communiqué de presse global pour dire qu'on a fini la tournée des sponsors 
et qu'il ne reste plus qu'une semaine pour les contributions peut etre pas 
mal?

Bref, la com' a plein de boulot !

== Codesprint ==

Question : est ce que la com' dans les mailings list des projets a été faite ?

Je crois que c'est tout pour le moment de mon coté.

v.